Exponer y compartir casos prácticos de actos reales en tiempos de pandemia es esencial para que el sector vaya afianzando conceptos, son tiempos donde todo es nuevo.

Son tiempos donde todo es nuevo, conocemos las medidas sanitarias, las implantamos en nuestros Planes de Contigencia y las ejecutamos durante la organización presencial de los actos. Sin embargo, es un hecho que la pandemia del Covid-19, nos ha transformado a un mundo totalmente nuevo, donde nuestro sector se ha visto especialmente golpeado por las consecuencias más palpables de la crisis sanitaria, el contacto social entre personas.

En este artículo comparto un caso práctico real que tenía lugar hace unos días con motivo de la visita institucional del President de la Generalitat Valenciana a mi ciudad (Elche), y en la cual, como Responsable de Protocolo del Consistorio, he tenido que organizar en colaboración con los compañeros del servicio de protocolo de presidencia de Generalitat Valenciana.

1º PARADA DEL PROGRAMA : visita al HOSPITAL GENERAL UNIVERSITARIO DE ELCHE

Elche, 22 de febrero de 2021/ 10.00 h

REUNIÓN DE TRABAJO CON EL SERVICIO DE MICROBIOLOGÍA DEL HOSPITAL GENERAL UNIVERSITARIO DE ELCHE

• RECIBIMIENTO DE AUTORIDADES: El gerente del Hospital General Universitario de Elche, acompañado por el alcalde de la ciudad, y miembros del equipo directivo del mismo, reciben a pie de coche, a la Consellera de Sanidad Universal ( Gestos, comunicación no verbal, el saludo a través de la mirada o con la mano en el pecho como).
• Minutos más tarde, llegada del President de la Generalitat. El Molt Honorable President es recibido por las autoridades anteriormente mencionadas. A su llegada, realizó un saludo al equipo directivo del hospital, para ello se estableció una línea de saludo con la separación de 1,5m entre los mismos.
• A continuación, tuvo lugar la reunión de trabajo entre los responsables públicos y los doctores investigadores del Servicio de Microbiología del Hospital ilicitano. El aforo se redujo a 8 personas. Los medios gráficos, pudieron acceder a la sala para tomar recursos, lo hicieron en diferentes turnos para respetar el aforo de la sala, posteriormente se inició la reunión sin presencia de medios de comunicación ( hidrogeles encima de la mesa, distancia de seguridad).

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE INICIO DE OBRAS DEL 2º BLOQUE QUIRÚRGICO

• Finaliza la reunión, las autoridades se desplazaron caminando a una de las puertas principales del hospital para la explicación técnica de un nuevo proyecto. El acto se llevó a cabo al exterior o aire libre para mantener una mayor seguridad entre los presentes. En esta segunda parte de la visita se incluyeron otras autoridades locales, autonómicas y médicas ( realizar diferentes filas donde se mantenga la distancia entre las personas)

GALERÍA:

2º PARADA DEL PROGRAMA : AYUNTAMIENTO DE ELCHE

RECIBIMIENTO DE LAS AUTORIDADES

• Como anfitriones, y debido a que el alcalde se encontraba en el Hospital General Universitario, acompañando al President de la Generalitat en su visita institucional. Delegó un el recibimiento en el equipo de gobierno local ( portavoz del gobierno, teniente de alcalde de urbanismo y portavoz del grupo municipal socio de gobierno).

• Hay que destacar, que en esta ocasión se unió a la agenda institucional de presidencia, el Conseller de Política Territorial, por motivos evidentes del contenido de la misma. Como dicta el protocolo llegó a Elche, minutos antes que el President y el alcalde.

• Realizados los saludos, donde los gestos son los protagonistas, las autoridades accedieron al interior del ayuntamiento para realizar una reunión de trabajo.

• La reunión de trabajo se realizó en el despacho de alcaldía y participaron el alcalde de Elche, el Conseller de Política Territorial y el President de la Generalitat ( los gráficos tomaron imágenes al inicio de la misma).
• *Cabe destacar como estamos realizando muy atentamente desde que se inició la pandemia, se registró el acceso de todas las personas, tanto medios de comunicación, como invitados.

2º GALERIA:

REUNIÓN DE TRABAJO

• Respecto a la ubicación de las autoridades, se mantuvo el uso y la costumbre de la alcaldía ilicitana, en un formato de conversación más relajado. En la galeria fotográfica puedes observar el protocolo de colocación de las autoridades: en el sillón situado más a la izquierda de la plantalla se encuentra el alcalde de Elche, Carlos González, en el sofá doble, se ubicó al President de la Generalitat, Ximo Puig, y en el sillón situado más a la derecha, ubicamos al Conseller de Política Territorial, Arcadi España.

• Finalizada la reunión de trabajo, las autoridades mantuvieron un breve despacho en la Sala del Consell, con el portavoz del gobierno, al portavoz socio de gobierno y a la teniente de alcalde de urbanismo.

3º GALERIA:

COMPARECENCIA ANTE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Con el objetivo de realizar una comparecencia a medios en un entorno lo más seguro posible, optamos por el Salón de Plenos como venue que nos ofrecía los pilares básicos de las medidas sanitarias: distancia social y ventilación adecuada ( desinfección de atril en cada uso)

• En primer lugar, compareció ante los medios de comunicación, el President de la Generalitat.
• En segundo lugar, compareció el alcalde de Elche.
• Una vez, realizados sus discursos, se inició el turno de preguntas ( con micrófono de mano inalámbrico para una mejor audición, el micrófono se desinfectaba en cada uso) para las tres autoridades presentes ( President, Alcalde y Conseller) por parte de los periodistas acreditados. Hoy por hoy, es más necesario si cabe, agrupar las preguntas hacia los comparecientes con el fin de no estar cambiando de compareciente y limpiando superficies constantemente, mejor cuanto menor contacto.

4º GALERIA

CONCLUSIONES

• Hoy más que nunca, es vital compartir nuestras vivencias y conocimientos en materia de organización de actos, con el objetivo de generar un mensaje común de profesionalidad e utilidad de los eventos como herramienta de comunicación de marketing.
• Tenemos que seguir trabajando y mejorando los formatos de los actos, y eso es posible si se comparten tanto los éxitos como los errores.
• Hay mensajes que precisan de la presencialidad y por tanto, de la organización de un acto como herramienta transmisora de mensajes.
• En conclusión, día a día hay que seguir superando obstáculos, y estar preparados para todos los posibles escenarios, ya que como hemos aprendido en la lección de vida de 2020 llamada Covid-19.