La gestión de los proveedores de eventos en tiempos COVID-19

La relación contractual con los proveedores de eventos se cumplimenta hoy en día con la tramitación de los protocolos contra la pandemia del COVID-19.

Imagen. Diario Alicante plaza, durante el acto del XX Aniversario del palmeral d´Elx. Proveedor de Sonido

Piedra angular de nuestro trabajo, los proveedores son aquellos que siempre están ahí para ofrecernos sus mejores y más novedosos servicios, aquellos que nos ayudan a la hora de organizar nuestros eventos, ya que son muchos los productos o servicios que hay que subcontratar para llevar a cabo un acto, pero cómo ha cambiado la tramitación de su relación contractual en materia de COVID-19.

En la siguiente entrada comparto cuál es el protocolo de actuación para proveedores de productos y servicios que llevamos a cabo desde el ayuntamiento de Elche, desde la llegada de la pandemia.

“Tengo que reconocer que echo mucho de menos las reuniones presenciales, los abrazos cuando un acto se bordaba, o un abrazo cuando algo salía mal pero se había puesto interés y toda el alma… ahora nos toca mucho teléfono y videoconferencias para trabajar en equipo

El Plan de Contingencia

Es importante mencionar que las medidas o protocolos de actuación con los proveedores deben de estar plasmadas en el Plan de Contingencia de la entidad para la cual trabajas o bien en el tuyo propio si eres autónomo. Tanto si eres organizador de eventos, como si eres proveedor de productos y servicios este documento de trabajo es esencial para la puesta en marcha en el sector de los eventos.

La adquisición de materiales

La adquisición de materiales para la organización de actos mal tramitada puede suponer un riesgo de contagio y propagación del virus del COVID-19, por tanto hay que establecer una serie de parámetros que nos indique cómo realizar esa recepción de mercancías por parte de los proveedores de modo seguro.

A continuación, comparto un extracto del Plan de Contingencia del gabinete de protocolo del Ajuntament d´Elx, en el cual como organizadores de eventos, se indica qué ítems tenemos que tener en cuenta a la hora de la recepción de productos por parte de nuestros proveedores.

Proveedores de servicios

Por otro lado, para la organización de actos es habitual contar con una amplia cartera de proveedores de servicios ( staff, sonido, iluminación, fotografía,presentador, intérprete de lengua de signos…etc.) .En este segundo bloque de proveedores al trabajar directamente con personas, es vital establecer y controlar el cumplimiento correcto de las recomendaciones higiénico sanitarias que puedes consultar en la siguiente tabla extraída del citado Plan de Contingencia.

La tramitación de la documentación requerida

Carolina Sellés, proveedora de servicios. Presentadora.

Por último, me gustaría destacar el trabajo añadido que está suponiendo en los timming la tramitación de toda la documentación necesaria para organizar actos en un entorno higiénico sanitario seguro. No lo indico como una queja, ni mucho menos, sino como una apreciación para tener en cuenta a la hora de la coordinación y la rentabilidad de los actos.

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