Las instituciones hemos organizado actos físicos toda la vida pero hoy este recurso presencial evoluciona como consecuencias de la pandemia de la COVID-19, y nos vemos obligado lógicamente al plan B, la comunicación semipresencial, en esta entrada comparto la experiencia de organizar el primer Pleno híbrido de la historia en el Ayuntamiento de Elche.

Informe prevención riesgos laborales

Una vez el gobierno local estableció la opción de realizar el Pleno del mes de mayo de modo semipresencial, me puse en marcha, tras dos meses de confinamiento y mucha formación online, tocaba poner todo lo aprendido en práctica.

El primer paso a realizar sin duda fue la petición de un informe al departamento de prevención de riesgos laborales, donde se especificarán todas las medidas sanitarias tanto del venue como de las personas que participaríamos de modo presencial.

Este expediente recoge directrices de aforo y distribución de personas, tanto staff como invitados, señalética, la obligación de coordinar la organización de la entrada y la salida de personas para evitar cruces, el acceso sin acompañantes, el uso individual del baño, o el asecensor,el uso obligatorio de la mascarilla, las distancias recomendadas, la información que hay que facilitar a las personas que acudan de manera presencial..etc. Y en sus anexos cuestiones relevantes como el croquis con la distribución de los escaños y del salón, y otras indicaciones como la prohibición de compartir objetos, la ventilación de la sala, la higiene de manos y colocación de hidrogeles en los accesos a la sala.

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Comunicación medidas

Una vez disponíamos del informe de prevención, todas estas medidas fueron comunicadas a los portavoces, secretario e interventor a través de la junta local de portavoces telemática previa al Pleno, finalizada la misma, recibieron las pautas por escrito a través de correo electrónico. Del mismo modo estas directrices también se facilitaron al personal de staff, y medios de comunicación que acudieron de manera presencial previa acreditación de nuestro gabinete de prensa.

Cuestiones técnicas el acto híbrido

En su condición de acto semipresencial o híbrido, las cuestiones técnicas se clasificaron por 4 vías. En primer lugar la creación de un webinar interno (gracias a la plataforma de conferencias online Cisco Webex Meetings) para conectar a todos los concejales que estaban telemáticamente desde sus casas y las personas que estaban presencialmente en el pleno, es decir, alcalde, portavoces, secretario e interventor municipal. En este punto es muy importante informar a los participantes que para asegurar la conexión sin cortes ésta se realice a través de cable de red evitando el Wifi.

En segundo lugar, se coordinó la retransmisión en directo de las personas que estaban de modo presencial en el pleno, conectada con los concejales online.

En tercer lugar, la retransmisión en las redes sociales municipales ( Youtube y Facebook) donde incluimos cuestiones de realización televisiva, esto quiere decir, que en las intervenciones pasábamos de pantalla completa / full screen, para darle importancia al interviniente, acompañada esta imagen en todo momento por la intérprete de lengua de signos en el lado inferior izquierdo de la pantalla.

Y por último, e igualmente importante la retransmisión simultánea de los intérpretes de lengua de signos, ubicados en una mosca ( pantalla inferior izquierda de la pantalla).

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En esencia lo más complicado de este acto hibrído para el gabinete de protocolo fue la adecuación del espacio y sus limitaciones de aforo (no se pudo llevar a cabo abierto al público) y por supuesto, las cuestiones técnicas ( webinar para 25 personas y presencialidad de 9 asistentes) que aunque se hicieron cargo los compañeros del servicio de telecomunicaciones del Ayuntamiento con el soporte de uno de nuestros proveedores, siempre nos preocupa como organizadores de eventos.

Un pleno solemne pero con matiz televisivo, debido a la realización y a las actualescircunstancias, controlado en el sentido de que la participación presencial por el limitado aforo, en definitiva, retos nuevos que nos van llegando, y que estamos adaptados y replanteando a lo que hemos conocido toda la vida.