Además de ser un valioso instrumento de medición, las fichas de trabajo son mi herramienta de trabajo sobre el terreno, una guía completa pero esquemática, del desarrollo del evento e información de interés.

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Es una de las herramientas que más utilizo en mi día a día, tanto es así que en la pasada legislatura 2015- 2019, el gabinete de protocolo del ayuntamiento de Elche, realizamos aproximadamente unas 1700 fichas de trabajo.

Es importante destacar, que este documento de trabajo no sustituye al briefing, son herramientas que pueden compartir información común, pero no son lo mismo. La ficha de trabajo que expongo a continuación, se realiza desde el prisma de facilitar a mis responsables políticos y compañeros del gabinete de prensa, la información necesaria del evento, y a su vez, es mi guía sobre el terreno.

Estructura: LA FICHA DE TRABAJO

No es una estructura » one size fits all», dependiendo de cada evento, las fichas son más o menos extensas en información, pero básicamente mantienen una estructura similar.

PRIMERA PARTE: INFORMACIÓN DE INTERÉS

• ENCABEZADO: Nombre del evento, fecha, hora y lugar.
• IMAGEN DEL EVENTO: O bien la identidad corporativa del evento, flyer informativo, una imagen del evento del año anterior si ya hemos asistido.
• TIPO DE PÚBLICO: Quién está invitado al evento, genérico ( ejemplo: empresarios, asociados…etc.) Y si se encuentra algún o algunos invitados de interés sobre todo si hay intervención, y se precisa para nombrarlos en el discurso, se especifica/an con nombre y cargo.
• SINOPSIS: Breve descripción, una abstract que resume el evento, los objetivos…etc.

SEGUNDA PARTE: INFORMACIÓN DEL ACTO Y SU PROTOCOLO

• PRESIDENCIA: dibujo con el orden de los implicados. Bien sea en mesa presidencial, en patio de butacas…etc.
• ESCENOGRAFÍA: Incluir imagen del lugar (*cuando disponemos del mismo).
• CRONOGRAMA: secuencia del evento. En este apartado, incluimos la fotografía de las personas que intervienven. Se marca en negrita y subrayado, el momento de intervención de nuestro responsable.

TERCERA PARTE: ANEXOS E INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA.

• Información de prensa, dibujos o imágenes de la sala donde tiene lugar el evento, información de la entidad….etc.

Modelo ficha de trabajo: es muy importante el nombrar el documento del siguiente modo 20191104 11,00 Inauguración ( año/mes/ día hora nombre del evento) para una búsqueda rápida en el ordenador.

QUIÉN RECIBE LA FICHA

Como comentaba al inicio, la ficha de trabajo está enfocada como herramienta de trabajo para mis responsables políticos, y a su vez, sirve de guion y contenido para mis compañeros del gabinete de prensa. Por tanto, es enviada a través de correo electrónico, de 3 a 6 días previo al evento.

BENEFICIOS

La ficha de trabajo no solamente es una herramienta de trabajo, también tiene una función valiosa como herramienta de medición ROI para el gabinete, ya que nos permite calcular la actividad de eventos que realizamos, su tipología. O reflexionar sobre puntos de mejora, esto que quiere decir, que si se da el caso de una incidencia o punto de mejora tras la realizción de un acto, dicha información se incluye en la ficha de trabajo, y os aseguro que es muy útil para el desarrollo y profesionalización del gabinete.