La tramitación de un evento en la vía pública supone una gran responsabilidad para el organizador, conocer y  tramitar la documentación correctamente es esencial para salvaguardar el  principio de seguridad tanto del público como la del propio eventmanager.

Todas las ocupaciones temporales de la vía pública con motivo de la organización de actos públicos y privados requieren de autorización por parte de las administraciones. En esta entrada comparto cuales serían las pautas generales que un organizador de eventos debe de conocer  a la hora de tramitar la realización de su evento en un espacio de titularidad pública por el que transitan o en el que permanecen los ciudadanos.

La tramitación

Es importante remarcar que las pautas que se exponen a continuación, son un modelo que se circunscribe a la normativa de la Comunitat Valenciana, mi ámbito de trabajo actual, pero que estas serán similares prácticamente en toda la geografía española.

1º paso: La Declaración Responsable

El primer paso que se debe de realizar a la hora de solicitar la ocupación de la vía pública para la organización de un evento es la declaración responsable.

La declaración responsable:

La declaración responsable se puede definir como un “Documento firmado por el solicitante, con el que normalmente se inicia un expediente para el ejercicio de una actividad eventual, en dicho documento el solicitante declara, bajo su responsabilidad, que cumple con todos los requisitos exigidos por la normativa sectorial”.

Dependiendo de las características del evento la declaración responsable será más o menos extensa, y podrá ir acompañada por documentos a modo de anexo. En ella debemos incluir epígrafes como los siguientes;

• Descripción y objetivo del evento.
• Fecha/s hora/s montaje, desmontaje y evento.
• Mapa de localización exacta y/o recorrido por el transcurso del evento.
• Aforo o afluencia prevista.
• Datos de persona de contacto.
• Memoria descriptiva del evento: donde se especifica aquellos bienes y equipamientos, mobiliario, pantallas, iluminación, escenario, megafonía, si se ofrecerá comida, si se precisa de corriente eléctrica…etc.
• Proyecto completo de instalación y montajes, descripción detallada de las instalaciones o estructuras eventuales, portátiles o desmontables de carácter no permanente.
• Informe de seguridad: indicar las medidas adoptadas en materia de contratación de personal de seguridad, accesos, plan de prevención….etc.
• Certificado del seguro de responsabilidad civil.
• Plan de limpieza, medioambiental, accesibilidad.
• Boletín eléctrico.

Otras cuestiones que se tienen que tener muy en cuenta cuando se está preparando la documentación, es conocer qué dicta cada Consistorio en normativa de contaminación acústica o publicidad exterior.

2º paso: Registro y tramitación del expediente

El segundo paso consiste en registrar e iniciar el trámite del expediente, en la Oficina Municipal de Atención Ciudadana (OMAC) de tu municipio. Hoy en día, se puede realizar de modo presencial o bien a través de la administración electrónica.

Plazos: cada ayuntamiento tiene sus plazos, lo habitual para iniciar un trámite es una antelación mínima de 30 días al evento, sobre todo por si se tuviera que subsanar incidencias.

El pago de las tasas: en este paso, se realiza el pago de las tasas que está condicionado a las características de cada evento.

3º paso: El acta de inspección técnica

Una vez se nos haya notificado desde la administración que nuestro expediente es favorable para la ocupación de la vía pública, ahora sí podemos ponernos manos a la obra con el evento.

Es entonces, cuando llega el momento más importante del proceso, la inspección técnica por parte de la administración, y es aquí, cuando la documentación presentada en la declaración responsable queda supedita al acta de inspección según dicta la LEY 6/2018, de 12 de marzo, de la Generalitat Valenciana, que modifica la Ley 14/2010, de 2 de diciembre, de espectáculos públicos, actividades recreativas y establecimientos públicos.

No obstante, aunque nuestro expediente haya sido favorable, en cuanto a la documentación presentada, si durante la inspección in situ del evento no se ajusta a lo expuesto en la declaración responsable, el acta de inspección técnica será desfavorable y el evento deberá de anularse.

Como conclusión, me gustaría remacar que como profesionales es vital conocer y concienciar de la importancia de realizar correctamente estos procedimientos a través de personal técnico titulado, tanto por la seguridad de nuestros invitados y clientes, como por la nuestra, ya que no es cuestión baladí.