Pasos para organizar una visita a feria

Cuando diriges la visita a stands con un grupo de autoridades, empresarios… es esencial establecer un recorrido previo y calcular el tiempo aproximado que se utiliza en cada encuentro

Junto con la organización de Futurmoda 19 momentos antes del inicio de la visita a los stands, chequeando el recorrido

En esta entrada quiero compartir como organizo las visita a ferias, ya que habitualmente la formación que respecta a la organización de la feria suele estar enfocada a cómo prepararlas, y no tanto en los entresijos de realizar una visita de autoridades o empresarios.

Hace unos días estuve en Futurmoda 19 , una feria internacional del sector de los componentes para el calzado que se celebra en Elche ( Institución Ferial Alicantina IFA) ciudad alicantina por excelencia siendo una de las ciudades con la mayor tradición zapatera de toda Europa, y en la que actualmente desarrollo mi labor profesional en el gabinete de protocolo del Ajuntament d´Elx.

Acciones previas a la feria

Calendario ferial : El calendario ferial de interés para nuestro sector debe de estar actualizado anualmente, conocer fechas, ya que nos beneficiará en la planificación.

Planificación : gestionar acreditaciones, o si hubiera que desplazarse fuera de nuestro lugar de residencia, ya que deberíamos reservar alojamiento, transporte, disponer de tiempo es vital para optimizar gastos.

Contenido: preparar dossier con datos de la feria, conocer el número de stands, volumen de visitantes, novedades, zona de restauración, trabajo, aparcamiento…etc. ( puede facilitar la organización o bucear en su página web, prensa especializada de sector).

Calzado y ropa: en las ferias se camina mucho, y se está muchas horas dentro de un reciento cerrado, es esencial , calzado cómodo, y ropa no muy abrigada en invierno debido a la calefacción, y chaqueta en verano por los aires acondicionados.

Público objetivo: establecer a quién vamos a visitar, en mi caso al encontrarme en una institución pública, nos centramos en los stands de nuestra ciudad, con el fin de mostrar el apoyo institucional a nuestros empresarios.

Conocer quién nos va acompañar en la visita, tanto a nivel de la organización, como otras instituciones públicas/privadas.

Recorrido: marcar los stands a visitar, imprimir el plano en un tamaño A3, para su mayor visualización.

La visita a feria

Inauguración y atención a medios: lo más habitual en la visita institucional a una feria, es iniciar el evento con el corte de cinta, en este punto, es recomendable dejar el corte a los organizadores. Seguidamente, se realiza la atención a los medios de comunicación a través de un canutazo.

Inicio del recorrido: en este punto, como comentaba al inicio es esencial llevar marcado el recorrido a visitar. Para comprobar que el plano es correcto, suelo acudir 1 hora antes del inicio del evento para verificar que mi plano es correcto.

Por operatividad realizo la visita por calles, de arriba a bajo, completando las mismas.

Un paso por delante, consultar al empresario: una vez hemos iniciado la visita, me parece importante dos cuestiones. En primer lugar, adelantarme al stand que vamos a visitar para consultarle al empresario si está de acuerdo con que visitemos su stand. Y en segundo lugar, ir comprobando constantemente el tiempo que se dedica en cada stand para que podamos visitar los planificados en la primera fase ( calcular el número de stand por una media de 5 a 7 minutos aproximadamente, todo depende del número de stands que vayamos a visitar).

La asistencia a ferias es positivo: el feed back directo con nuestro público objetivo es esencial para conocer qué piensa, cuáles son sus inquietudes, en qué podemos ayudarle, qué podemos debemos corregir y mantener….etc. y por tanto, la asistencia a ferias y el sector MICE son un gran motor económico social para nuestra sociedad.

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