El briefing de eventos, una herramienta para calcular los tiempos

La elaboración del Briefing de Eventos nos permite a los eventmanager trabajar con una base sólida, y tener argumentos cuando los tiempos se disparan.

Con este Post pretendo realizar una reflexión en voz alta y centrarme en una cuestión que está a la orden del día en nuestro sector ” El tiempo de duración del acto/evento”. 

Y como es posible redirigir esta situación gracias a un gran herramienta de marketing, El Briefing de Eventos, que nos proporciona a los profesionales argumentos sólidos ante nuestros jefes o clientes a la hora de redirigir la situación.

El prisma del organizador y el prisma del invitado.

Como organizadores acudimos y organizamos infinidad de actos y eventos, pero quien no recuerda cuando empieza adentrarse en este mundo y los profesores te hacen gran hincapié en la importancia de los tiempos, que menos es más.

Pero que ocurre realmente, que depende mucho del prisma en el cual veamos el evento, suele ocurrir que somos más críticos en los tiempos cuando acudimos como invitados, que cuando somos los responsables del mismo, o bien, somos comprensivos con nuestros homónimos excusándonos entre nosotros mismos en base a lo que nos pedía nuestro cliente/jefe.

La clave está en el briefing del evento

Pero como minimizar tiempos cuando se nos pone ante nosotros una escaleta, timing o cronograma que como profesionales sabemos que sobrepasa los límites comunicaciones y el objetivo del evento.

La clave la encontraremos a través del Briefing del Evento, ese documento que o bien como agencia hemos presentado a nuestro cliente para optar a la organización del evento, o bien como me ocurre en la actualidad, se transforma en versión informe, y que nos ayuda como profesionales a disponer de argumentos firmes para redirigir los tiempos.

El P.A.M ( Plan de Acción al Minuto)

No hay que olvidar que entre los puntos del Briefing del Evento se encuentra el P.A.M o Plan de Acción al Minuto, donde habremos estipulado la duración global de la acción de moda diferenciada: pre evento, evento y post evento, y el cual deberemos de recordar a nuestro cliente/ jefe.

Y por qué el Briefing de Eventos nos ayuda a redirigir los tiempos, pues sencillamente porque en él se refleja los pilares estratégicos o vías esenciales del motivo de la organización del evento, y si en cualquier momento o por cualquier cuestión cambia de vía, como profesionales, podemos utilizar esta arma, como argumento para conseguir los objetivos marcados.

Para cerrar la reflexión inicial, creo que todos nos ha pasado alguna vez que se nos ha disparado el tiempo de duración de un acto/ evento, y que somos comprensibles con nuestros jefes/clientes cuando quieren dar más a sus invitados. Pero no demos de olvidar ser críticos con nosotros mismos y reconocer que nuestra marca personal también va ligada al acto/evento, con lo cual, y ante adversidades de este tipo debemos de disponer de herramientas como el Brifing de Eventos que nos permita tener argumentos sobre nuestras acciones.

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