La actualidad manda, y los profesionales estamos dejando atrás la protocolarización individualizada por una ubicación más laxa que nos ofrece resultados positivos a corto plazo.

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Uno de las principales preocupaciones a la hora de planificar un acto o un evento es cumplir con el aforo previsto. Estoy segura ya que tenido la oportunidad de compartir esta reflexión con muchos de vosotros que cada vez más nuestros invitados no confirman su asistencia o si lo hacen no quiere decir que finalmente se vayan acudir al mismo. Y es precisamente una de estas cuestiones la que nos ha llevado a flexibilizar las precedencias.

El síndrome de las butacas vacías

Es como me gusta denominar ese hecho que ocurre cuando se va acercando la hora del inicio del evento y gran parte de los asientos no han sido ocupados.

Entonces se nos genera un momento de incertidumbre donde no cabe empezar a retirar cartelería individualizada, o invitar a los asistentes que se encontraban en filas posteriores a pasar hacía delante. Ya que nos arriesgamos por un lado a que en ese momento aparezca la persona que confirmó, y todos sabemos que es probable que exija su ubicación generándose el caos, y a esta situación hay que sumarle que posiblemente estos invitados se sientan molestos al ver la situación y nuestra necesidad de «completar» aforo lo más homogéneo posible.

La solución

Como solución a corto plazo, en mi caso y en aquellos actos que así lo permiten, estoy protocolarizando  los grupos de invitados diana, que habitualmente se ubican en las primeras 2, 3 filas, y por supuesto, los compañeros de los medios de comunicación.

Y a su vez, una ordenación más laxa por tipología de públicos ( ámbito de la educación, sanidad, medios de comunicación…etc.) o incluso solamente las primeras filas dejando a libre el resto de las butacas.

Empatía

Con esta entrada quiero reivindicar nuestra labor y el trabajo que hay detrás de un acto con un auditorio lleno, ojalá tuviéramos la barita mágica para que toda nuestra lista de invitados confirmara su asistencia y no asistencia.

Pero la realidad actual es otra, y es por ello, que los profesionales debemos hacer pedagogía, hacer comprender a nuestros responsables o clientes que tenemos que utilizar nuevas fórmulas (que a su vez van en paralelo en muchos casos con lo que demanda la sociedad). Pero no por el hecho de que se vea el acto con el aforo esperado, sino todo con el objetivo de que nuestros invitados se lleven una experiencia positiva del mismo