Una buena logística en eventos es aquella que discurre sin sorpresas y asegura que todo el engranaje funciona tal y como se había planificado.

El calendario de eventos inunda las ciudades de pruebas deportivas y en especial de carreras populares que se han colocado en el top de los eventos deportivos. Entre las más conocidas a nivel mundial la Maratón de Nueva York, la Maratón de Boston, la San Silvestre Vallecana en Madrid y un largo etcétera son un reclamo de turismo deportivo que hace a muchos corredores desplazarse miles de kilómetros con el único objetivo de correrlas y vivir la experiencia.

En este artículo voy a compartir un caso práctico de la planificación logística de una carrera solidaria que tiene lugar en mi ciudad (Elche) y que hace unas semanas tuve la oportunidad de participar en su organización, la XI Carrera Solidaria 10K organizada por el club Rotary Illice Club, una prueba que se ha consolidado en la programación de pruebas deportivas de Elche y que con sus cerca de 800 corredores va pisándole los talones a la prueba reina de la ciudad la Media Maratón Ciudad de Elche.

Al organizar cualquier tipo de evento hay innumerables detalles que deben planificarse y coordinarse meticulosamente para garantizar su éxito, y es que aunque para ojos del que asiste a un evento parece que todo fluye por arte de magia, detrás de cada proyecto hay un ingrediente clave que propicia gran parte de su éxito, su logística.

No importa el tamaño del evento, cada proyecto lleva consigo una ejecución logística a medida que dependiendo de su gestión propiciará un rumbo a favor o en contra del resultado final de la prueba. Planificación anticipada, comunicación efectiva entre todos los agentes implicados, formación del personal o un buen plan de contingencia nos llevará a una experiencia organizativa que repercutirá significativamente en el éxito del evento y por ende, en la experiencia positiva de todos los públicos objetivos.

La logística en el pre evento

En este artículo me voy a centrar en las cuestiones más puras de la logística, pero no se puede obviar que la organización de una carrera deportiva lleva consigo más ítems que dan como poco para escribir un par de artículos más.

A continuación, enumero los que destacan en el apartado logístico.

• LUGAR DEL EVENTO: informarnos del tamaño, capacidad, accesibilidad, transporte, alojamiento, horarios, calendario de actividades…etc. Es vital especialmente para el montaje, desmontaje y el día del evento, aseguramos que todo lo que llevamos tiene su espacio y su utilidad.
• PROVEEDORES: coordinación para que todo el material llegue a tiempo y en el lugar indicado, habrán materiales que recepcionamos previo a la carrera y otros que van directamente al evento. En este ítem es primordial valor si se contratan proveedores locales o de confianza dependiendo de la rentabilidad en amplio sentido de la palabra.
• MATERIAL PROPIO: todo aquel material que se necesita para la organización de un evento ( bridas, escaleras, tijeras, equipos de sonido, iluminación,los chalecos reflectantes, walkies talkies etcétera) y en el que se encuentra todas aquellos que son reutilizables como por ejemplo, la publicidad de exterior.
• PROGRAMACIÓN: el Santo Grial de la logística, ese diagrama de Gant con tantas pestañas como sean necesarias, donde aparece todo el cronograma del pre evento, evento y muy importante post- evento, los teléfonos de contacto, el inventario de materiales, el horario del personal y de los voluntarios entre otros.
• DOCUMENTACIÓN: permisos, normativa, restricciones…etc. del sitio donde trabajamos hay que conocerlas y tenerlas presentes.
• TRANSPORTE: todo el material logístico y humano tiene que moverse, valoremos las necesidades.
• PERSONAL: cuántas personas se necesitan para llevar a cabo un carrera 10K, irán uniformados, tendrán que comer, tenemos que formarlas, explicarles sus funciones. Compartir información es vital para que los equipos funcionen, no por más personas el equipo es más efectivo, la clave está en el reparto efectivo de tareas.
• PLAN DE CONTINGENCIA: resumido como la elaboración del plan B o C, esas medidas que llevamos a cabo por si lo planificado no discurre como habíamos planeado, la estrategia que nos ayuda en el caso de situaciones negativas y que garantiza el buen desarrollo del evento. En esta 10K lo utilizamos ya que la lluvia y el viento en la última etapa del montaje provocó desperfectos que tuvimos que subsanar al día siguiente.

El montaje y los recursos humanos

Reutilizar recursos en el montaje

En logística hay que tener muy presente la reutilización de los materiales tanto en el sentido ambiental como en rentable con el fin de fomentar la sostenibilidad. En este ejemplo concreto, la publicidad exterior que aparece en toda la prueba deportiva como las vallas, los puntos kilométricos, la señalización de las zonas como vestuarios, guardarropa,etc. se debe de diseñar teniendo en cuenta que se pueda reutilizar y adaptar en ediciones futuras cuando cambien los logotipos de patrocinadores. En el caso concreto del arco de meta, se hace nuevo en cada edición debido a que es uno de los puntos con más foco mediático y las marcas solicitan maximizar su impacto a través de la colocación de su imagen.

Inventariar todo el material y su estado final tras el evento y mantenerlo correctamente almacenado para la siguiente carrera es vital para evitar sorpresas inesperadas.

Recursos humanos en el montaje de eventos: coordinación

La logística de un evento deportivo también abarca la coordinación eficaz de recursos humanos, para que todo funcione tenemos que crear grupos de trabajo y asignarles tareas, explicándoles todo lo que va suceder (información y la comunicación puntos clave) desde el personal técnico especializado, montadores, técnicos de sonido, staff de acreditación y entrega de dorsal, y por supuesto, los voluntarios que realizan una gran labor. Igualmente hay que facilitarles herramientas de trabajo para poder comunicarse entre ellos, en este sentido los walkie-talkie son muy útiles así como los grupos de WhatsApp.

Seguramente te estés preguntando, pero cuánta gente se necesita para poner en marcha este tipo de pruebas deportivas, lo habitual es que postule dependiendo el número de corredores, para esta 10K rondamos un centenar de personas para poder llevarla a cabo.

La atención al corredor

La atención al corredor es fundamental para garantizar una experiencia positiva en la carrera, cada espacio debemos señalizar de forma clara para que los corredores puedan ubicarse fácilmente por el recinto.

La zona de vestuarios,baños y guardarropa tiene que estar en óptimas condiciones asegurándonos que hay instalaciones y suministro para todos los corredores. Por descontado, el avituallamiento tanto durante la carrera, como a su llegada. En él debemos de prever bebidas energéticas, agua, fruta, barritas energéticas, alimentos y bebidas para que les hidraten y les recarguen las energías. Y por último, e igualmente importante, la zona de atención médica, en caso de que algún corredor requiera asistencia, en la 10K como puedes ver en imágenes esta zona se completo con la colaboración de los alumnos de fisioterapia de la universidad CEU que asistían a los corredores de posibles sobrecargas o lesiones provocadas durante la carrera.

Y en este apartado de atención al corredor sus acompañantes son una pieza clave, los accesos se les restringen en el momento de la prueba como es lógico para asegurar el buen funcionamiento de la misma, aunque en la 10K pueden disfrutar de la carrera desde las gradas desde la Pista de Atletismo Manolo Jaén y para aquellos acompañantes que han querido acompañar a sus corredores en el almuerzo se puso a disposición la compra de una pulsera solidaria que les daba acceso al césped para estar con los suyos.

La logística el día del evento

Como se suele decir en día del evento «la suerte está echada» no existe la suerte, el día de la prueba es el fruto de todo lo trabajado. Durante la jornada, las tareas logísticas se centran en supervisar y chequear el montaje, la señalización, coordinar al personal, asegurar el suministro y disponibilidad de materiales en todos los puntos del recinto, mantener una comunicación constante y fluida para solventar incidencias, comprobar que ha llegado el speaker, que los trofeos están en su sitio, o lo que es lo mismo ir apagando mini fuegos y comprobando que todo marcha correctamente.

La logística finaliza con el desmontaje, limpieza y el almacenamiento

El desmontaje cierra el proceso logístico de un evento, aunque a menudo se pasa por alto, la meticulosidad y eficacia de esta fase del evento es tan importante como la de montaje y debemos de reflejarla en nuestro timming desde el minuto cero.

En ella también se contempla la limpieza y la gestión de los residuos, no solamente se trata de desmontar el evento, además hay que realizar un manejo adecuado de los residuos generados. Clasificar, recoger y disponer de los residuos de manera responsable no solo cumple con las normativas ambientales, sino que también contribuye a dejar el lugar en condiciones óptimas.

En el desmontaje hay que calcular muy bien los tiempos por si detrás de nosotros entra otro evento o porque tenemos que dejar el lugar en una hora determinada, es por ello que no se debe reducir personal ( aún queda mucho por hacer) no olvidemos que esta etapa lleva consigo el transporte, y almacenamiento de materiales y equipos para próximos eventos, cerrar este proceso correctamente beneficia la marca del la prueba y del organizador ya que ha sido responsable y lo ha dejado todo tal cual se lo había encontrado.

En resumen, este artículo se podría sintetizar con la frase que abría el subtítulo «Una buena logística en eventos es aquella que discurre sin sorpresas y asegura que todo el engranaje funciona tal y como se había planificado» espero que el contenido te haya sido de interés y lo sobre todo aprendizaje.

• La galería de imágenes para la redacción de este artículo han sido extraídas del álbum fotográfico de la IX 10K Rotary Club Illice