¿Cuál es el formato que mejor se adapta a mis objetivos?

Es la pregunta que todo organizador profesional de eventos nos debemos de plantar cuando nos ponen un nuevo proyecto encima de la mesa con la finalidad de evitar caer en el automatismo de realizar actos “como si fueran churros” que no se fundamentan en una estrategia.

El formato que defendamos delante de nuestro jefe o cliente debe de partir de dos tipologías de objetivos, por un lado, los objetivos que como organizador queremos conseguir, y por otro lado, los objetivos que nuestros invitados desean o esperan a la hora de participar en nuestro acto.

A partir de identificar los objetivos, los event managers empezaremos a dibujar el formato de evento que mayor beneficio genere para el proyecto en su conjunto.

A colación, de estas primeras reflexiones quiero compartir el caso de real del Acto de  Inauguración de un nuevo espacio público peatonal en mi ciudad, un evento que abandonó el formato habitual de una inauguración de estas características con cortes de cinta, palabras institucionales, visita en comitiva..etc. en pro de un formato más dinámico, cercano y de convivencia con los vecinos.

Cómo conseguir el formato idóneo

El análisis de todos los elementos que convergen en un evento es la vital para el proceso creativo que desemboca en descifrar cual será el formato idóneo de cada evento.

Desde hace varios años utilizo la táctica de pegar en un folio A3  pósits de colores con una batería de palabras clave o keywords, que me van dando la línea estratégica a seguir en cada diseño.

En este caso práctico en particular la unión de los objetivos y las palabras clave me dirigían a palabra clave engagement, y de ahí un subgrupo de palabras como, interacción, escucha, diálogo, exponer, vínculo, cercanía, exposición, explicación, calle,vecinos, comercios, espacio, abierto, peatonal,diversión,…etc.

Y por supuesto, teniendo siempre presente en un apartado de mi A3 el apartado que da sentido a nuestro trabajo, los públicos objetivos. Toda esta información que en un primer proceso de trabajo interno utilizo adhesivos de colores pasa al formato de ficha de trabajo, donde además incluyo todo el preevento ( parte de planificación, organización, logística y de proveedores) o información de interés de diversa índole.

La invitación al evento

Con el mapa de públicos delante llegó el momento de establecer los canales de comunicación para hacerles llegar la invitación por parte del alcalde de la ciudad a nuestros invitados, en el caso de los vecinos del barrio, se realizó a través de carta física de invitación reforzada con un cartel, para el resto de invitados al acto utilizamos los canales habituales de comunicación el correo electrónico con invitación institucional adjunta y mensaje por WhatsApp, este último para prensa y casos puntuales.

Una fiesta infantil como formato idóneo para generar engagement con los vecinos

Aunque a priori desconocíamos cómo iba a ser la participación del vecindario por tratarse de un acto en el cual era complejo prever la asistencia de nuestro grupo mayoritario de invitados, los vecinos, estos respondieron genial y empezaron acudir a la calle de modo distendido.

El acto propició ver en la calle Olegario Domarco Seller de Elche varias generaciones de vecinos del barrio, desde los más mayores hasta los más pequeños para disfrutar de una tarde de convivencia vecinal.

La fiesta infantil contó con un dj que amenizó todo el evento, dos colchonetas hinchables, taller de globoflexia, taller de pintura facial y un espectáculo con dos actrices que hicieron perder la timidez e invitaron a la participación de todos los allí presentes.

Sin intervenciones institucionales

El formato del acto de inauguración se planteó desde el prisma humano y cercano con los vecinos con el barrio, por lo cual el alcalde de la ciudad a su llegada, conversó con ellos e intercambiaron sus impresiones acerca del nuevo proyecto de peatonalización de su calle.

Durante la inauguración, igualmente hubo momentos para visitar los comercios locales de la zona, y atender a los medios de comunicación convocados.

En definitiva, un acto aparentemente sencillo ya que es una inauguración de un nuevo espacio público en una ciudad que podríamos afirmar que tiene un protocolo establecido por costumbre pero que tiene un trasfondo importante que como organizador de eventos no podemos pasar por alto, y centra en evitar el automatismo de los formato, y apostar por el diseño estratégico desde la perspectiva de la necesidad y objetivos de cada proyecto.

En esta inauguración de calle mi objetivo como organizadora era conseguir que el acto presencial fuera la herramienta de generación de momentos distendidos de conversación y convivencia vecinal que se resume en la palabra engagement.