Cada 5 de enero llegan a las ciudades españolas el evento más mágico, esperado y deseado por los niños, la Cabalgata de los Reyes Magos de Oriente, Melchor, Gaspar y Baltasar nos visitan prácticamente en todos los rincones de nuestro país para llenar de ilusión y de experiencias inolvidables nuestras localidades.

Como dato histórico apuntar que la Cabalgata de Reyes como la conocemos hoy en día tiene sus orígenes en la ciudad que me vio nacer Alcoy (Alicante) los documentos acreditan que la primera cabalgata tuvo lugar en el año 1866 aunque no fue hasta el año 1885 cuando se representó de manera continuada.

Pero para que todo salgan a la perfección los organizadores de eventos como colaboradores especiales de Sus Majestades tenemos mucho trabajo de planificación y coordinación tanto logística como humana. En el siguiente artículo quiero compartir los TIPS más importante para poder llevar a cabo este gran evento.

¿ Quién organiza la Cabalgata de Reyes?

Las Cabalgatas de Reyes suelen estar organizadas por los Ayuntamientos, esta labor recae principalmente en la concejalía de Fiestas, en este artículo quiero compartir los TIPS que no pueden faltar a la hora de organizar una Cabalgata de Reyes.

¿Cómo se organiza la Cabalgata de Reyes?

Concepto creativo, presupuesto y seguridad

Como todo gran evento que se precie la Cabalgata de Reyes Magos el concepto creativo, el presupuesto y plan de emergencias son los principales pilares en el inicio de su organización,

El concepto creativo o temática es tan amplió como la imaginación del organizador, sin embargo, existen dos tipologías de cabalgatas. Por un lado, encontramos las cabalgatas históricas como en el caso de Alcoy o Granada, que están compuestas por espectáculos, elementos o personajes tradicionales. Y por otro lado, existen las cabalgatas temáticas, en las que los protagonistas de los espectáculos son los personajes de moda para los niños, y como ocurre en Elche las cabalgatas mixtas, que conjugan la parte más tradicional con el concepto más actual.

En todos los casos la parte de cierre de la cabalgata está presidida por Melchor, Gaspar y Baltasar, que adecúan sus carrozas y vestuario a la tipología escogida en cada localidad.

El presupuesto es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en el evento, siendo una herramienta vital que nos ayudará a obtener una visión clara, amplia y realista de los recursos materiales y humanos que podremos llevar a cabo, por tanto establecer un presupuesto para un gran evento es un paso crucial durante la fase de planificación.

Por supuesto, el Plan de Seguridad y Emergencias documento clave en que se plasma un estudio detallado de los factores de riesgo de un gran evento como una Cabalgata de Reyes, en él se plasman cuestiones como el diseño del recorrido, aforo, protocolos de intervención en caso de emergencia, puntos o zonas seguros de reunión en caso de emergencia y evacuación, determinación de los dispositivos de asistencia sanitaria del evento…etc. en el caso de los ayuntamiento el dpto. de emergencias de Policía Local es el encargado del mismo en coordinación de otros cuerpos y fuerzas de seguridad o protección civil.

DAR FORMA A LA CABALGATA: contratación de LAS CARROZAS Y LOS ESPECTÁCULOS

Una vez superada la primera fase de organización, llega el momento de pasar a la segunda fase, y en este apartado fundamental es tramitar la contratación de las carrozas que desfilan en las Cabalgata, ya que hoy en día el abanico de grandes eventos ( Papá Noel, Hallowwn, Carnaval…etc.) donde se utilizan carrozas ha aumentado, y se reservan con un año vista.

El número de carrozas variará dependiendo de cada cabalgata, como seguras reservar siempre las carrozas para los tres Reyes Magos, además de las que el presupuesto nos permita adquirir.

En cuanto cuestiones importantes a tener en cuenta en la contratación de carrozas, es que actualmente en el mercado encontramos dos tipos de carrozas:

Carrozas autónomas, tienen incorporado un vehículo en su interior, no lo ve el público, y carrozas de arrastre que van enganchadas a un vehículo visible ( coches, tractores) es recomendable que el vehículo no sea especialmente grande para no tapar la carroza.

Otros asuntos que tenemos que tener en cuenta los organizadores de eventos sería el gasto que supone el desplazamiento de la carroza desde el lugar de origen hasta el municipio donde se celebra el evento, por supuesto toda la documentación pertinente en materia de seguridad ( documentación en regla del vehículo, las plataformas y enganches homologados, las barandillas de seguridad, que los menores deben de estar sentados, los faldones anti atropellos, que el conductor sea profesional) además de valorar un espacio seguro donde se queden las carrozas tanto a la llegada como a la finalización del evento.

En referencia a las personas que participan en los espectáculos no podemos pasar por alto que necesitarán un espacio cerrado cercano al inicio del desfile y que contenga baños para poder preparase y dejar sus pertenencias mientras participan en el desfile.

REUNIONES DE COORDINACIÓN

Que todas las partes implicadas en un gran evento estén informadas es fundamental para que la Cabalgata pueda transcurrir por las calles en tiempo y forma tal cual se hayamos planificado en el papel, por tanto se deben de planificar diferentes reuniones de coordinación con las personas implicadas, personalmente no recomiendo macro reuniones, segmentar y exponer las funciones suele ser más operativo, y por supuesto, el organizador tras cada reunión, hace llegar el acta de la misma y los documentos que permitan sacar adelante el evento.

EJECUTAR LA CABALGATA, EL ESFUERZO QUE NO SE VE:¡ARRANCAMOS!

Sin lugar a dudas, el momento más complejo de todo el proceso es ejecutar la Cabalgata , coordinar todos los elementos técnicos y humanos para que el desfile salga en tiempo por las calles de la ciudad de un modo dinámico y continuado.

Pero cómo coordinar un desfile con una participación tan significativa de personas, la fórmula que llevamos a cabo en el Ayuntamiento de Elche, como se puede observar en la imagen es disponer los diferentes elementos ( espectáculos y carrozas) en la calle de modo ordenado para que vayan desfilando de modo ordenando por la avenida principal que acoge la cabalgata. Las avenidas deben de ser amplias y con medidas de evacuación para poder evitar cualquier incidente.

Puedo asegurar que es un momento de mucho trabajo y responsabilidad y paciencia, movilizar y distribuir como es el caso de la Cabalgata de Elche 2500 personas no es tarea.

Una vez el espectáculo está en la calle, se cuenta con la colaboración de la coordinación de la policía, protección civil y el grupo de personas «los walkie talkie» que van informando al instante de cómo va discurriendo el itinerario para evitar especialmente los tan molestos «cortes del desfile».

Esta entrada podría dar para un trabajo final de Carrera, ya son innumerables las cuestiones que conlleva la Cabalgata de los Reyes Magos, por mi parte, he querido plasmar unas pinceladas de lo que el público no ve, del trabajo que hay detrás de muchos profesionales que en los últimos años se está viendo en las calles de nuestro país se están profesionalizando y mejorando día a día, mi reconocimiento para ellos, y por supuesto, si eres organizador de eventos no olvides «Que event manager organizado vale por 2»