Cómo generar espacios que favorezcan la viralidad de tu evento

El diseño estratégico de espacios propicia la comunicación online y offline garantizando que los mensajes transmitidos por el event manager sean recordados y compartidos en el tiempo.

Oscar Wilde decía que nunca hay una segunda oportunidad para una primera impresión, por ello la primera impresión es tan importante en casi cualquier faceta de nuestra vida, ya que durante los 5 primeros minutos de toma de contacto visual hacemos un juicio de valor que determinará nuestra relación futura.

Si esta cuestión la extrapolamos al mundo de la organización de eventos podríamos decir que la decoración no solo tiene una función de adecuar un espacio sino que es una herramienta estratégica que favorece la experiencia positiva y memorable del asistente en el acto.

El diseño estratégico del espacio

La saturación de impactos online y offline que sufrimos actualmente genera más complejidad a la hora de destacar entre la multitud de eventos que se organizan, por tanto es vital apoyarse en el diseño estratégico de un espacio para extraerle el mayor partido y diferenciarse respecto a nuestros competidores.

La elección del espacio o venue es una de las decisiones más importantes en un evento y en ocasiones un gran rompecabezas debido a las exigencias que se nos marcan, y aunque el venue ideal pocas veces se pone en nuestro camino, la dificultad a su vez provoca que los profesionales agudicemos el ingenio dándole la vuelta a los espacios de modo estratégico.

De venue a brand space

Como expertos en comunicación experiencial debemos considerar la decoración estratégica como un complemento esencial para generar experiencias memorables en nuestros invitados, pero cómo podemos convertir un espacio cualquiera en un entorno único que inevitablemente nos recuerde en cada momento a la marca y que muestre su diferenciación. La clave se encuentra en generar puntos focales.

Qué son LOS PUNTOS FOCALES y en qué nos puEden ayudar

Los puntos focales en organización de eventos son aquellos espacios u objetos a los que queremos dirigir la mirada y la atención de los invitados con el propósito de generar en ellos «impactos visuales» que les llamen a la acción.

Para que el espacio sea entendible por el invitado a la hora de crear los puntos focales de un evento hay que tener presente el concepto central creativo, esa idea madre en la cual se sostiene todo el evento y de la cual emerge la imagen visual y emocional.

El diseño de nuestros espacios tiene que ser entendible en ojos de nuestros invitados ,es decir, sus elementos, la utilización y combinación de colores, texturas, tonos de luz etc… Establecerá a su vez la decoración de los puntos focales que establezcamos en cada proyecto siempre siendo fieles a la marca.

TRES son los puntos focales más utilizados en la organización de eventos: la puerta de acceso al lugar donde tendrá lugar el acto, el photocall y el escenario, aunque cada profesional irá adecuando sus puntos focales a cada proyecto, si tenemos un cóctel posterior las mesas/bodegones son puntos focales importantes, al igual que los techos, las barras, las zonas con letras letroiluminadas….etc.

LA PUERTA DE ACCESO

La puerta de entra al evento, es la primera impresión que hablaba al inicio de artículo, es el punto de partida tan importante donde se debe de generar el efecto de sorpresa al invitado, algo que no esperaba y que lo predisponga desde el segundo 0 al despertar de su interés.

EL PHOTOCALL

El photocall es el espacio por antonomasia donde mayor interacción se genera con todos los públicos invitados ya que gracias a este punto focal conseguimos por un lado, la mayor parte de la galería del evento, y por otro lado, una mayor interacción de la marca en redes sociales, sin olvidar que está interacción es un indicador medible más para el retorno de la inversión.

Este punto focal se debe de mimar muy mucho ya que pisar un photocoll y estar delante de las cámaras nos hace sentir cuando participamos como invitados la sensación de estar atendidos, de ser importantes para la marca que nos ha invitado en definitiva de tener una experiencia positiva.

EL ESCENARIO

Por último, el punto focal más importante de un evento podría decirse que es el escenario, ese espacio donde van todas las miradas, en él se debe de plasmar de modo armónico una composición que impacte, que sea memorable, y por supuesto que esté acorde con los objetivos.

A continuación, comparto el ejemplo real de como desarrollamos el punto focal del escenario realizado con motivo del Acto Institucional de Homenaje que desde el Ayuntamiento de Elche se organizó a las víctimas de la pandemia de la COVID19 .

A partir de la idea fuerza del acto y de las palabras clave corazón y aplausos que tanto nos marcaron en la pandemia surgió el concepto creativo que se materializó con una estructura que se encontraba en el centro del escenario y que se llevó la atención del público en todo momento.

La estructura además de ser elemento decorativo y photocall, sirvió para realizar una ofrenda homenaje a los fallecidos por la pandemia, el corazón de corcho se fue completando con claveles blancos.

A modo de cierre, este caso práctico del cual me siento tan orgullosa de haber llevado a cabo, se diseñó desde la perspectiva estratégica, con una decoración, paleta de color, texturas, iluminación estudiada, con un único punto focal central que cumplió su cometido de «llamar a la acción» viralizando el acto en canales online y offline.

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