Me planifico el tiempo con la técnica Time Blocking, utilizando el Calendar de Outlook.

¿Es posible compaginar vida social, la familiar, el trabajo y la salud física y mental desarrollando una de las profesiones más estresantes?

Así me organizo para ser más productiva

En organización de eventos hablamos mucho de los tiempos para la planificación y ejecución de nuestros proyectos, pero ¿Sabemos los event managers organizar nuestro tiempo para ser más productivos?

¿Es posible compaginar la vida social, la familiar, el trabajo y la salud física y mental desarrollando una de las profesiones más estresantes?

Aunque hayan ocasiones que tengo la sensación de que no me da la vida, lo que es cierto es que todos disponemos del mismo tiempo, cuál es la clave para no morir en el intento, disponer de la capacidad individual de organizarlo de un modo u otro. En una sociedad tan competitiva y con una velocidad de vértigo la habilidad de la gestión del tiempo toma cada vez más peso en las competencias profesionales.

Cuestión de relojes: eres diurno o nocturno

En primer lugar, lo que considero más importante es que cada uno conozca cuál es su reloj, es decir, reconocer si eres una persona diurna o nocturna y adaptar tu actividad para extraerle la mayor productividad.

En mi caso me considero una persona totalmente diurna, me levanto a las 5.45 h de la mañana con energía (incluso sin despertador), con ganas de hacer cosas,llego al trabajo sobre las 07.00 h pero eso sí, a partir de las 20.00 h ya se me están acabando las pilas, por lo general ceno temprano y me voy a la cama no más tarde de las 22.30 h.

No hay una fórmula matemática perfecta, con el tiempo y con mucho «ensayo error» cada profesional vamos encontrando el método que mejor se adapta a nuestro estilo de vida.

PLANIFICACIÓN GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES

En el momento de organizarme planifico todas las actividades que se voy a realizar en una jornada para evitar que el monstruo del trabajo se coma todas las horas. Por lo general tendemos a organizar muy bien las tareas laborales y nos olvidamos de agendar por escrito nuestros tiempos de ocio, familia, desarrollo personal, así como los descansos para las comidas, seguro que más de una vez te has saltado una comida «por culpa de un evento»..etc.

El día de preparar la agenda, cada persona tiene que disponer de un día de la semana para realizar la planificación general de la semana, una radiografía objetiva y realizable de las tareas que aunque pueda variar por imprevistos debe de cumplirse al menos en un 75% como indicativo que vamos por buen camino, en mi caso son los jueves.

CUÁNTO TIEMPO ME LLEVA CADA TAREA

El tiempo que dedicamos a cada tarea es lo más complejo de afinar aunque con el paso de los años y el dominio de las mismas ayuda a saber calibrar el calendario, hay que ser honestos y realistas con nosotros mismos, teniendo muy presente que no somos maquinas sino personas, y no siempre podemos estar al 100% y eso es crucial tenerlo presente para no agobiarse.

Habrá días que somos más productivos de lo que esperábamos y otros por un dolor de cabeza inesperado, una mala noticia…etc. nos costará más llegar al objetivo inicial marcado.

Y aunque la palabra multitasking o multitarea esté de moda estudios recientes certifican que las personas concentradas en una sola tarea son más productivas, en mi caso en tareas de concentración silencio el móvil y no miro la bandeja de entrada del correo, para ello busco el momento de mi agenda que sé que puedo disponer de más tranquilidad.

CUÁL ES MI ESTRATÉIGIA: EL TIME BLOCKING

Mi método actual es el Time Blocking, una técnica de productividad que consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas específicas, algo similar a los horarios que hacíamos en el colegio, en mi caso utilizo el Calendar de Outlook pero también se puede utilizar una hoja de Excel.

Como responsable de protocolo, cuando elaboro mi Time Blocking tengo totalmente presente la agenda de alcaldía de la cual emana gran parte de mi trabajo diario.

¿EN PAPEL O DIGITAL?

Ambos modos, hace muchos años cuando era estudiante asistí a una charla que impartía Ramón Pujol, entonces director de Relaciones Institucionales y Protocolo del Fútbol Club Barcelona, y en ella aprendí que la tecnología te puede fallar pero el papel nunca se va por la red. Por ello, tengo mi time blocking en papel (agenda física) y en digital Outolook.

CÓMO ORGANIZo TAREAS Y SALVO Los IMPREVISTOS

Organizo mis tareas a través de una paleta de color en la que tengo en cuenta el tipo de proyecto/acto que tengo que desarrollar.

Para su clasificación valoro una serie de ítems, la dificultad técnica/organizativa, el número de tareas que conlleva el acto, el número de asistentes, el tipo de invitado de honor, la importancia de la estrategia comunicativa que aporta el acto…etc. esa paleta de color está presente tanto en las carpetas físicas de cada proyecto, como en el Time Blocking.

Salvar las urgencias y los imprevistos

En la mayoría de casos las urgencias y los imprevistos (caída de internet, dolor de cabeza horrible…) se pueden redirecionar siempre y cuando realicemos una planificación en adecuada, eso que quiere decir por ejemplo que no podemos dejar el listado de invitados y las cartelas para preparar horas antes del evento, en mi planificación de tareas unos 3 días antes ya dispongo de al menos un borrador que podré perfilar totalmente el día clave.

Es cierto que no siempre es posible pero la experiencia y la planificación permite que gestionar de un modo más sereno las urgencias e imprevistos, y cuando no se da el caso toca tirar de jornadas laborales largas.

CONCLUSIONES

En definitiva ser productivos en uno de los sectores laborales más estresantes es complejo, pero de cada uno de nosotros depende elegir, priorizar y valorar lo que nos rodea, hacer esfuerzo de planificar cada segundo del día tiene para mi un claro propósito, poder estar más tiempo con los míos además de cuidarme tanto física como mentalmente, porque de nada sirve ser el más currante, sacar más eventos que nadie si luego no tienes tiempo para compartirlo con las personas que te quieren.