«La Recepción puede tener independencia como acto o ser un acto previo a la realización de otro»

«Cada invitado requiere de un protocolo pero todos son los invitados son recibidos, acompañados y despedidos»

La impresión que recibe un invitado que vista el Ayuntamiento de Elche influye claramente en la imagen global de la propia institución, por ello en esta entrada voy a exponer cómo organizamos uno de los actos que más realizamos en la alcaldía presidencia del Consistorio Ilicitano, las recepciones institucionales con el alcalde.

Las recepciones institucionales pueden tener carácter independiente como un acto propio, o ser un acto previo a la realización de otro, el objetivo en ambos casos es el mismo, mantener una conversación personal con la autoridad que preside la institución.

ESQUEMA RECEPCIÓN INSTITUCIONAL

Las recepciones institucionales se generan a través de dos supuestos, la petición por parte del invitado, autoridad…etc. a la alcaldía, y el segundo supuesto, que la alcaldía sea la que ofrezca la posibilidad de mantener una cita con en la propia institución fundamentalmente de modo presencial.

Una vez se superado el primer asalto, en segundo lugar, se estable el nivel protocolario que recibirá el invitado o invitados, en este sentido es importante conocer el número de personas que asisten al acto ya que este tipo de formatos no se recomienda que exceda de más de 5 personas. En las recepciones municipales como pauta habitual el alcalde está acompañado por el concejal/es del área/s que dependa dicha recepción.

Como puedes observar en el siguiente esquema las recepciones las clasificamos en 3 niveles de atención protocolaria dependiendo del tipo de invitado que se reciba. En cuanto a la duración de este tipo de actos no suele superar la hora de duración.

Otra de las cuestiones importantes es valorar el protocolo de ubicación de las autoridades, el esquema de colocación del anfitrión y del invitado de honor, al igual que sucede en la Presidencia del Gobierno, o en la Comunidad Autónoma de Madrid, se mantiene siempre.

Con o sin presencia de los medios de comunicación, dependiendo del nivel protocolario o la atención que el encuentro suscite en los medios, se suelen realizar dos tipos de acciones, en primer lugar lo que en el argot del periodismo se conoce como mudo, que consiste en grabar imágenes al inicio de la recepción, mientras los implicados tomar asiento y tras unos minutos de grabación, los medios gráficos salen de la sala para que se inicie la reunión (imágenes superiores), y posteriormente cabe la posibilidad de realizar una atención a los medios de comunicación, o bien en el propio despacho de pie a modo de «canutazo» o en una sala en formato rueda de prensa.

La firma en el libro de honor, en las recepciones de nivel 1 es habitual incluir en la escaleta o cronograma del acto la firma en el libro de honor por parte de nuestros invitados de honor, en las siguientes fotografías encontramos dos ejemplos.

El regalo protocolario, en esta tipología de acto de nuevo nos encontramos con dos supuestos, que el invitado reciba un detalle o regalo institucional por parte del anfitrión (imagen 1) o bien que tanto anfitrión como invitado de honor (imagen 2) intercambien obsequios protocolarios. Los medios suelen inmortalizar este momento con lo cual este momento de regalos lo solemos incluir al inicio al final de la recepción.

Y por último, la despedida del invitado o invitados a una recepción mantiene la misma atención protocolaria que se haya establecido en el recibimiento.

Esquema general DE LA RECEPCIÓN

1. Recibimiento del invitado (Nivel 1,2,3).
2. Protocolo de ubicación invitados
3. Grabación inicio recepción «mudo»
4. Inicio de la recepción.
5. Firma en el libro de honor (*Nivel 1)
6. Atención a los medios de comunicación
7. Despedida del invitado

En definitiva esta tipología de acto como comentaba en el encabezado del artículo se ha convertido en uno de los formatos que más generamos en la alcaldía presidencia, cada vez más las personas apostamos por la personalización y la atención individualizada como eje de la comunicación sin intermediarios, el tú a tú es algo inherente a las relaciones personales y aunque las nuevas tecnologías nos hayan proporcionado la posibilidad de comunicarnos con cualquier parte del mundo, el intercambiar una conversación presencial entre personas es el utensilio más activo para la consecución de cualquier objetivo.