La entrega de llaves entre instituciones es un gesto representativo que se suele comunicar a la sociedad mediante la organización de un acto simbólico

Debido al hito histórico de puesta en funcionamiento de un edifico emblemático para la sociedad ilicitana se valoró por ambas entidades, Ayuntamiento y Universidad, materializar públicamente el compromiso adquirido a través de un acto público de «entrega de llaves»

Para los que han vivido la entrega de llaves de un nueva vivienda, cuentan que es uno de los momentos más emocionantes que los propietarios sienten, después de hacer planes, de buscar, de dudar, de barajar unas y otras variables al final «llega el gran día«, con estas premisas los event managers adaptamos las situaciones y emociones diarias a nuestros actos para conectar con los públicos objetivos.

En este artículo comparto el caso práctico del «Acto Público de Entrega de llaves del Ayuntamiento de Elche a la Universidad Miguel de Elche,con motivo de la concesión de un edificio municipal que se convertirá en la primera residencia para estudiantes para la universidad».

El protocolo como elemento de identidad institucional

Los que seguís el blog ( sino lo has hecho te invito a bucear por él) habréis comprobado que al tratarse de un espacio que tiene como propósito compartir eventos que generen aprendizaje acostumbro a contextualizar el motivo de la tipología del acto y los beneficios que estos aportan a la marca para los cuales han sido diseñados.

Por ello, si te encuentras en la tesitura laboral de la cesión o recibimiento de un nuevo emplazamiento en tu institución, debes de valorar como profesional si estratégicamente es conveniente realizar un acto público para comunicar dicho hito. En el caso que expondré seguidamente, si se valoró la necesidad de realizar un acto simbólico de entrega de llaves para anunciar a los stakeholders de ambas entidades la cesión y adquisición de un edificio emblemático para la sociedad ilicitana a través de los medios de comunicación y gabinetes de prensa propios.

Gracias a las técnicas que nos aporta la organización de eventos y el protocolo ( conjunto de normas, usos y costumbres que determinan el orden de la celebración de un acto oficial o solemne con una finalidad comunicativa) ambas instituciones refuerzan su imagen institucional y reputacional con sus públicos ya que están comunicando servicios demandados por la ciudadanía.

ACTO DE ENTREGA DE LLAVES DE LA RESIDENCIA DE ESTUDIANTES

Cuestiones previas de la organización

Como en todo acto, como responsable de protocolo de la entidad que cedía instalación y en coordinación con los servicios municipales de mantenimiento de edificios, se realizó una visita técnica para adecuar el espacio. Además, preparamos una cajita con la llave y una breve inscripción del momento «Ajuntament d Elx Acto de entrega de llaves residencia de estudiantes UMHE, Elche 9 de septiembre de 2021», y por supuesto, la secuencia del acto.

MEDIDAS SANITARIAS

Con el fin de asegurar el bienestar de todos los asistentes al acto, se cumplió toda la normativa sanitaria en vigor en nuestro territorio ( Comunidad Valenciana), teniendo en cuenta una serie de ítems que hicieran el acto más seguro contra el covid-19: destacando un número de invitados reducido para controlar aforos, todos los espacios del interior del edificio perfectamente ventilados, el uso de la mascarilla obligatoriamente durante el acto, tanto interiores como exteriores, dispensadores de gel hidro alcohólico en el lugar del acto…etc.

ASISTENTES AL ACTO

• Por parte del Ayuntamiento de Elche, el alcalde de la Ciudad, Carlos González y la concejala de Educación y Universidades, María José Martínez.
• Por parte de la Universidad Miguel Hernández de Elche, el rector magnífico, Juan José Ruiz, el vicerrector de Infraestructuras Pedro Ginés Vicente, y el vicerrector de Estudiantes, José Juan López.
• Los medios de comunicación acreditados.

sECUENCIA DEL ACTO

• Entrega de llaves por parte del alcalde de Elche al rector de la Universidad Miguel Hernández de Elche.
• El Rector realiza la apertura real de la puerta de acceso al hall principal del edificio
• En el interior del edificio, intervenciones institucionales.
• En primer lugar, intervención del alcalde de la ciudad.
• En segundo lugar, intervención del rector de la UMHE
• Atención a los medios de comunicación.
• Para finalizar el acto, se realizó una visita al edificio.

Para concluir, en mi opinión, con la organización de esta tipología de actos públicos, se sigue demostrando el gran porfolio de actos comunicacionales que pueden generarse desde una institución pública, así como la fuerza de los mismos para generar una imagen institucional y reputacional beneficiosa ante sus targets.