Septiembre es el mes de volver a la «normalidad» y de activar de nuevo la Agenda Institucional, una herramienta de trabajo que en la última década se ha configurado desde los principios de transparencia y el derecho de libre acceso a la información pública, entendido como derecho de la ciudadanía a recibir información adecuada y veraz sobre la actividad pública.

En la siguiente artículo voy a valorar la importancia de la Agenda Institucional & el papel que desempeña la Organización de Eventos y el Protocolo como herramienta estratégica para la consecución de sus objetivos, la generación de engagament y el posicionamiento reputacional de la institución concreta.

La formación de la Agenda Institucional

La Agenda Institucional de una institución se enmarca en el denominado PEI o Plan Estratégico Institucional. De manera sencilla, un PEI es un documento en el que se incluyen los componentes del direccionamiento estratégico de la entidad pública, es decir, aquellos que orientan el quehacer institucional. Por tanto, y para que el Plan se pueda ejecutar de manera resolutiva se precisa de la creación de una Agenda Institucional que gestione estratégicamente las relaciones con los públicos objetivos de la entidad.

Cuando hablamos de la formación de la Agenda Institucional se hace hincapié en dos 2 cuestiones,

En primer lugar, qué problemas van a ser designados per se, por el Gobierno para ser merecedores de incluirse en la misma, esta cuestión va sintonía a las políticas de los grupos políticos que forman tal gobierno,

Y en segundo lugar, qué problemas de candente actualidad según el momento político van a incluirse en la misma, consecuencia de la demanda de los grupos de presión.

De un modo u otro la formación de la Agenda Institucional se va nutrir de los aquellos problemas que tiene la sociedad, sobre las cuales la autoridad pública tiene competencia, y que por diversos motivos son expuestos a discusión pública, en determinadas circunstancias dichos problemas de la sociedad acaban convirtiéndose en nuevas políticas públicas.

«En el mundo actual, ningún gobierno va ser capaz de responder a toda la demanda planteada por los ciudadanos, por tanto se ven obligados a decidir sobre qué problemas actuar y sobre cuáles no».

La organización de eventos y el protocolo piezas clave en la relación con los públicos

Bien, pues una vez contextualizas las anteriores cuestiones adentrémonos en el papel que la organización de eventos y el protocolo desempeña en la consecución de objetivos estratégicos de la Agenda Institucional,

Partiendo de la premisa de que las instituciones públicas requieren de la comunicación con sus stakeholders para poder resolver los problemas que demandan, existe un amplio abanico herramienta de comunicación y múltiples canales de conexión con los mismos.

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Pero en mi opinión la más operativa a corto plazo y donde reside la clave, es en la apuesta por la comunicación en vivo, como una forma de acceder a las audiencias de una forma directa y transparente. Ya que la comunicación en vivo permite a los Gobiernos un diálogo en tiempo real y sin inter-mediarios que distorsionen los respectivos mensajes, lo que reduce el ruido de esas
transmisiones y les confiere el atributo de bidireccionalidad plena.

Y cómo se gestiona toda está comunicación en vivo, a través de un porfolio de actos estratégicos, adaptados a cada tipo de público objetivo, donde nosotros los event managers son los encargados de establecer un escenario (con las técnicas que disponemos #protocolo) idóneo que permita un diálogo operativo, y donde se genere tanto la generación de engagement entre Institución Pública & Stakeholders, como el aumento del posicionamiento reputacional de la Institución que está atendiendo una demanda de la ciudadanía.

La publicación e información a incluir de la Agenda Institucional

Para finalizar el artículo, me gustaría dar una breve pincelada a la publicación de la Agenda Institucional, en mi caso particular me encuentro en el ámbito normativo de la Comunitat Valenciana, donde nos regimos por normativa en cual debemos de publicar diariamente la agenda de trabajo del Equipo de Gobierno del Ayuntamiento de Elche ( siendo el Gabinete de Protocolo el encargado de volcar la información en un espacio web municipal), como reflejo del desempeño diario y el ejercicio de las competencias, funciones y tareas de los mismo.

En ella, incluimos la actividad pública de los responsables públicos en el ejercicio de su cargo: visitas oficiales, actos institucionales, eventos, foros, conferencias, comparecencias, recepciones, ruedas de prensa, entrevistas, reuniones, viajes oficiales…etc.

En definitiva, la Agenda Institucional es una herramienta compleja de gestionar, pero que con una debida planificación estratégica se convierte en un instrumento de trabajo esencial para favorecer el bienestar de los ciudadanos.