El análisis de situación y la planificación e implantación de medidas preventivas frente al Covid-19, hizo posible que el acto de 50 Aniversario de la Formación Profesional del centro Salesianos Elche pudiera contar con la asistencia de todos los alumnos de la FP del centro.

Esta semana he tenido la oportunidad de colaborar en la organización de los actos que el Colegio San José Artesano- Salesianos Elche ha preparado con motivo del 50 Aniversario de la puesta en marcha de la formación profesional en el centro, y que han contado con la participación de la corporación municipal del Ajuntament d´Elx.

Es habitual en el ámbito del protocolo local que los gabinetes de protocolo realicemos tareas de asesoramiento y colaboración en la organización de actos, con las entidades que invitan a las autoridades locales a participar en sus actos. Una labor que personalmente, me es muy gratificante, ya que me permite ayudar a las entidades en días «importantes», y por supuesto, permite salvaguardar las cuestiones básicas del protocolo y la organización de eventos.

CASO PRÁCTICO

EL PRE EVENTO

El acto de inauguración de un busto conmemorativo con la forma de la Dama de Elche que el Colegio Salesianos ha donado a la ciudad con motivo de su 50 aniversario estaba pensado en un primer momento, por cuestiones de la pandemia, para un aforo muy reducido en el que participaran el equipo directivo, los estudiantes de formación profesional que habían trabajado directamente en el proyecto y los medios de comunicación. Pero gracias a la realización de un análisis de la situación y la implantación de las medidas preventivas sanitarias fue viable abrir el mismo al resto de alumnos de FP y algunos profesores.

planimetría y zonificación de los invitados

En la fotografía de planimetría se puede observar cómo se zonificó el amplio espacio donde tuvo lugar el acto de inauguración con el objetivo que todos los invitados mantuvieran la distancia de 1.5 metros que dicta la normativa, afortunadamente estábamos trabajando en un espacio al aire libre, concretamente en una rotonda, cuestión a favor.

Debido que es una vía con una afluencia significativa de tráfico, se optó por cortar el mismo en los momentos puntuales del acto: descubrimiento del busto de la Dama de Elche y en las consecutivas fotos de familia) con el fin de no interferir en el tráfico ( por supuesto contamos con la colaboración de la Policía Local de Elche para esta tarea).

Zonificación de invitados/público: establecimos 4 zonas, las Zonas de color VERDE, donde se ubicaron los alumnos y profesores de FP del centro. La Zona ROSA, se encontraban los estudiantes de FP encargados de diseñar y realizar la dama, el equipo directivo, algunas empresas colaboradoras en el programa de prácticas formativas, las autoridades locales y los medios de comunicación, y por último, la zona ROJA que fue el escenario donde se encontraba el busto de la Dama a inaugurar, a él accedieron solamente los medios de comunicación, las autoridades locales, la dirección del centro y por supuesto, los estudiantes.

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«cronograma CONMEMORATIVO: 50 AÑOS DE FORMACIÓN PROFESIONAL»

10.35 h……Llegada de los alumnos de FP, acompañados por sus tutores.

10.45 h…..Llegada del equipo directivo, las autoridades locales, empresas colaboradoras, medios de comunicación acreditados.

10.50 h… Inicio del Acto Inauguración del Busto de la Dama de Elche.

• Palabras de bienvenida, agradecimiento y cesión verbal del busto por parte del Centro de Formación profesional a la ciudad, por parte del director del centro.
• Intervención institucional por parte del alcalde de la ciudad de Elche.
• Breve pausa, para acceder a la rotonda.
• Descubrimiento del busto por parte de los alumnos del centro de FP.
• Fotos de familia.
• Atención a los medios de comunicación.
• Traslado al centro de formación profesional, escasos metros de distancia.

11.25 h…. Inauguración exposición conmemorativa. En la que solamente participó el equipo directivo y las autoridades locales.

11.40 h…..Visita a talleres donde las autoridades pudieron dar de nuevo la enhorabuena a los estudiantes, y conocer cómo han trabajado el busto de la dama de Elche.

12.00 h…. Descubrimiento de una placa conmemorativa en el pabellón de Formación Profesional

CONCLUSIONES

El acto en su incio se planteó con unos objetivos de comunicación concretos pero además este se aderezó con dos ingredientes muy efectivos para el éxito del evento, como fue «la emoción» y «el orgullo de pertenencia«, dos valores muy significativos en el marketing experiencial y que estoy segura que provoco en los presentes y especialmente en los estudiantes la oportunidad de contar una historia, no solo al llegar a casa, seguramente una historia de por vida, especialmente cada vez que pasen por aquella rotonda.