La resiliencia ante la adversidad del Covid-19 ha provocado que los organizadores profesionales de eventos replanteemos la estrategía de la comunicación presencial

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El objetivo de este blog es plasmar mi experiencia profesional como organizadora profesional de eventos en el ámbito del sector público a través del análisis y reflexión de los casos prácticos reales que organizo diariamente con el único fin de ayudar, divulgar y mostrar el valor de comunicar a través de la organización de actos.

Todos somos conscientes que no corren buenos tiempos para el sector de los eventos pero los eventmanagers tenemos que ponernos el chaleco de la resiliencia, abordar la adversidad aparejada a la pandemia del Covid-19 , y modificar nuestras estrategias de comunicación presencial, con el objetivo de buscar soluciones al escenario actual.

Replantear la estrategia de comunicación presencial de los eventos

Como decía Charles Darwin, en el libro El Origen de las Especies de 1962 «No son los más fuertes de la especie los que sobreviven, ni los más inteligentes. Sobreviven los más flexibles y adaptables a los cambios».

Con esta frase quiero expresar que es esencial para nuestra supervivencia el adaptarnos y replantearnos nuestras estrategias de comunicación presencial, y extrayendo de ellas como voy a desarrollar a continuación, el mayor rendimiento posible.

La hiperpersonalización de los eventos

¿Nos puede parecer descafeinado realizar una visita de empresa con 4 asistentes?

Mi reflexión personal me lleva a concluir que posiblemente a la gran mayoría de usuarios si, pues tal vez este cliché sea fruto natural del uso y a la costumbre de lo que hemos realizado y conocido.

¿ Pero los formatos con un gran número de invitados adaptados a una tipología concreta como es la visita a una empresa ( ejemplo que desarrollaré en este post) eran realmente efectivos?..pues habría que replanteárselo porque a quién no le ha ocurrido durante una visita a empresa el no poder finalizar el timming y verse obligado a reajustarlo sobre la marcha, consecuencia de una gran comitiva de personas que hacía complicado seguir los objetivos marcados.

Pues ahí reside el lado positivo de la hipersonalización, una consecuencia positiva sobrevenida por la pandemia del Covid-19 ( la necesidad de reducir a la máxima expresión el aforo) que genera en los participantes lo que en la era pre pandemia difícilmente se conseguía con un solo impacto, una relación inteligente, relevante y exclusiva por ambas partes ( organizador/invitado de honor) que propicia un posicionamiento de marca muy elevado, vital para las acciones estratégicas de marketing relacional.

Timming Visita empresa Robotics

Seguidamente, comparto el esquema del acto de la visita a la empresa Robotic ( situada en el Parque Empresarial de Elche) por parte de la diputada española en el Parlamento Europeo, Inmaculada Rodríguez, y el alcalde de Elche, Carlos González. Este acto tuvo lugar hace unos días, y en él se llevó a cabo la hiperpersonalización ya que participaron en la misma 4 personas.

Duración estimada de la visita 60 minutos.

• Recibimiento a las autoridades en la puerta principal de la empresa por parte de los dos gerentes de la empresa.
• Acceso al edificio y protocolo sanitario.
• Primera explicación en el hall del edificio, por parte de los gerentes.
• Visita a las instalaciones de la empresa donde los anfitriones pudieron explicar con todo lujo de detalles, de forma personalizada los diferentes proyectos e inquietudes de la empresa y el sector obteniendo un gran feedback.
• Despedida por parte de los presentes y fin de la visita,

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CONCLUSIONES

Como comentaba al inicio este post, busquemos el lado positivo de las cosas, que en muchas ocasiones nos vienen dadas, sin haberlas valorado en su totalidad desde el primer momento. Este es un claro ejemplo, gracias a la reducción de aforo obligatoria, ya que antes de la pandemia era muy complicado reducir comitivas, los participantes en el evento consiguen una relación de calidad con un menor número de impactos gracias a esa atención exclusiva y personalizada que produce el estar con un número reducido de personas.