La escenografía en la organización de actos debe de ser el reflejo del mensaje y el concepto paraguas que pretende transmitir el organizador

La vacunación a los grupos más expuestos al virus del Covid-19 es la actual prioridad de los poderes públicos con el fin de iniciar el proceso de inmunización de la sociedad, y por ello, ese mensaje debe de llegar a la ciudadanía con el objetivo de concienciar de la importancia del esfuerzo colectivo que se está llevando a cabo para que todo transcurra correctamente.

En el post de esta semana expongo uno de esos casos prácticos que jamás pensaría que tendría que organizar, una visita y comparecencia a medios en un pabellón deportivo que acogería en unos días la vacunación del personal docente ante un virus virulento como el Covid-19.

ESCENOGRAFÍA EL REFLEJO DEL MENSAJE

Cuando hablamos de escenografía no solo hablamos de diseño y decoración, hablamos de comunicar historias, hechos, acontecimientos, de transmitir sensaciones y de hacer que nuestros stakeholders sientan una reacción al ver una imagen.

Transmitir mensajes a través de la escenografía es una herramienta clave en la organización de actos, pues esta ayuda a que el espectador reciba la emoción transmitida solo con la vista.

Por todo ello, además de por supuesto velar por adoptar las medidas sanitarias ya que se preveía una visita de interés significativo para los medios de comunicación de la localidad, planteamos la visita y posterior comparecencia a la prensa en formato rueda de prensa en el mismo espacio de vacunación, siendo la escenografía el eje fundamental de este evento.

VISITA Y COMPARENCENCIA A MEDIOS

En primer lugar, comparto la galería de imágenes que resumen el acto de visita al Pabellón de Deportes Esperanza Lag, espacio elegido por las autoridades sanitarias para la vacunación del profesorado en nuestra ciudad, Elche, así como posterior comparecencia a medios en formato rueda de prensa:

• 

• 

• 

• 

• 

• 

CRONOGRAMA DE LA VISITA:

• El alcalde de la ciudad, acompañado por los ediles de las áreas de Sanidad, Educación, Emergencias y Deportes, reciben a la gerencia del hospital general universitario de Elche, formado por el gerente, la responsable de enfermería y el director médico de atención primaria.
• El punto de encuentro ( autoridades locales, sanitarias y medios de comunicación) se estableció en el inicio del punto de acceso al edificio, con el fin de conocer todo el itinerario y protocolos que se llevarían a cabo durante el proceso de vacunación.
• El concejal de deportes, anfitrión de la instalación deportiva junto con el gerente del hospital fueron los encargados de realizar las pertinentes explicaciones del dispositivo ( montaje y protocolos sanitarios).
• Comparecencia a medios: tras la visita al dispositivo, tuvo lugar la comparecencia o rueda de prensa ante los medios de comunicación: como se puede observar en la imagen organizamos 2 presidencias, la 1º presidencia compuesta por el alcalde, la concejala de sanidad, el gerente del hospital y la responsable de enfermería, como portavoces institucionales de ambas entidades. Y guardando la asimetría en una segunda línea la presidencia 2º: compuesta por el director médico y los ediles que han colaborado en el dispositivo: la concejal de educación, el concejal de deportes y el concejal de emergencias.

• 

• En cuanto a la secuencia de parlamentos, se mantuvo el formato habitual de rueda de prensa: intervención inicial del alcalde de la ciudad como anfitrión, a continuación, intervención por parte del gerente del hospital, y para finalizar turno de preguntas por parte de los periodistas acreditados.
• Fin del acto, salida escalona de los participantes.

EN RESUMEN

• La escenografía es una herramienta clave y complementaria en el proceso de producción de un evento, acudir in situ al lugar donde tendrá lugar el hecho es un modo de comunicación más visual.
• Adaptar los venues es una tarea del organizador de eventos, bocetar el espacio y valorar qué distribución es la adecuada es clave para la transmisión del mensaje.
• En resumen, hay que aplicar todas las técnicas disponibles y trasversales a la organización de actos con el objetivo de extraer el máximo potencial a nuestros eventos.