Entrañable, de reencuentro, de agradecimiento, el cuadro laboral del Ajuntament d´Elx, por fin, recibe su merecido homenaje y despedida tras una vida al servicio de la Administración Pública

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Parecía que la pandemia no nos iba dejar celebrar este acto, pero afortunadamente, los casos de COVID-19, empiezan a descender en nuestro municipio, aunque todavía queda un largo camino por recorrer, pudimos llevar a cabo el Acto de Reconocimiento a los Empleados Públicos Municipales del Ayuntamiento de Elche que se jubilaron en pasado 2019-2020.

El acto interno en la Administración Pública

En el artículo de esta semana quiero compartir cómo hemos ejecutado el Acto de Reconocimiento a los empleados públicos municipales del Ayuntamiento de Elche, un acto que evidentemente a causa de la pandemia ha cambiado en alguno de sus aspectos pero que en esencia mantiene los objetivos y valores que lo representan, el agradecimiento y el reconocimiento al empleado público tras una vida dedicado a la función pública.

Asimismo voy a dar una pincelada de qué es un acto interno y para qué lo utilizan las organizaciones, es cierto, que el ámbito empresarial potencia mucho más esta tipología de acto, frente a la administración pública que es el sector que me compete.

El acto interno, tiene la particularidad que está creado y diseñado para el público interno, con este tipo de eventos las organizaciones se comunican presencialmente con sus empleados para transmitirles un mensaje, ya sea para informar de cuestiones importantes para la institución, motivarlos en algún aspecto estratégico o como puede ser el caso de un acto de jubilación agradecer los años de servicios prestados.

Entrañable, de reencuentro y agradecimiento

Si hemos aprendido algo en estos últimos 12 meses, es el valor que tiene el contacto social, pero aun así los organizadores profesionales de eventos, continuamos esforzándonos por nutrir a nuestros actos de emotividad (engagement).

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Seguidamente, comparto a modo de caso práctico el Acto de reconocimiento a empleados públicos municipales jubilados que ha tenido lugar esta semana en el ayuntamiento ilicitano.

VENUE

Debido a que son un público catalogado de riesgo, apostamos por un espacio al aire libre, el Patio de Armas del Palacio de Altamira de Elche. Este acto siempre se ha realizado en el Salón de Plenos municipales pero debido a la reducción de aforo actual, y en beneficio de los invitados al tratarse de un espacio al aire libre, optamos por trasladarlo al palacio.

INVITACIÓN +MEDIDAS SANITARIAS COVID-19

Como ya es habitual en la organización de cualquier evento, comunicamos a los invitados (a través de Whatsapp herramienta utilizada por todos los invitados) tanto la invitación al acto como las medidas sanitarias en vigor que debían cumplir como invitados presenciales. Reforzando esta comunicación a través de llamada telefónica.

SECUENCIA

En cuanto a la secuencia del acto, hemos mantenido la estructura, con algunas variaciones, la más significativa es eliminar la realización de la foto de la familia final.

• LLEGADA ESCALONADA DE LOS INVITADOS: Los funcionarios y sus acompañantes ( 1 por empleado) accedieron al patio de armas de modo escalonado en franjas de 10 minutos.
• DISCRUSOS INSTITUCIONALES. Una vez todos los invitados estaban colocados en sus respectivos asientos con 1,5 metros de distancia iniciamos el acto, en primer lugar, tomó la palabra el teniente de alcalde RRHH. A continuación, el alcalde de la ciudad.
• ENTREGA DE DIPLOMA Y FOTO INDIVIDUAL. Tras los parlamentos de agradecimiento por parte de las autoridades locales, llegó el momento de invitar de modo individual al escenario a cada uno de los funcionarios jubilados, para hacerles entrega de un diploma de agradecimiento, y realizarles una foto profesional.
• DISCURSO FUNCIONARIO. Para finalizar el acto, uno de los funcionarios jubilados tomó la palabra para expresar lo que supuso su vida laboral en el ayuntamiento, es significativo que la media de años trabajados de este grupo de funcionarios rondaba de los 35 a los 40 años de servicio.
• SALIDA ESCOLANADA. Al igual que la entrada, la salida se hizo escalonada, siguiendo los invitados las indicaciones del personal del gabinete de protocolo.

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CONCLUSIONES

• La comunicación interna presencial en el ámbito público tiene un largo camino por delante para alcanzar al ámbito privado.
• Las medidas sanitarias nos han privado de nuestro contacto social tan mediterráneo, podemos ir poco a poco realizando los nuevos formatos de eventos con medidas sanitarias.
• La clave de la emotividad en el mensaje se encuentra en la comunicación entre el emisor y el receptor

Para finalizar, un apunte personal, los actos de jubilación son uno de los actos que más me gusta organizar y que más envidia sana me generan, escuchar como cuentan las batallas del cambio que ha generado la Administración en los últimos 40 años, y también nuestra ciudad, como han superado obstáculos varios, como trabajan sin móviles cosa que ahora nos resulta impensable, en definitiva, mimar, y preparar actos para los compañeros es un auténtico privilegio, especialmente para aquellos que en el momento de mi incorporación al Gabinete de Protocolo, me ayudaron y dieron buenos consejos, sabiendo lo que tenía meses muy duros por delante hasta que me hiciera a mi puesto laboral.