El evento hibrído en el ámbito del protocolo local puede convertirse en aliado estratégico en relación a las restricciones de aforo

Una de las peores consecuencias que nos ha traído esta pandemia mundial del Covid-19 ha sido la restricción de la presencialidad, la movilidad, y por ende, del contacto grupal que nos permitía hasta marzo de 2020, poder organizar eventos relacionales y experienciales.

Aunque gracias a los protocolos sanitarios, y el despliegue de medidas adoptadas por las entidades competentes, estamos sobrellevando la situación, es cierto, que quedará tiempo hasta que esta rutina se haga normalidad, o las medidas se relajen para volver a una adaptación de lo que habíamos construido. En este sentido, veo un pequeño rayo de sol al final del túnel, ya que las nuevas tecnologías nos están empezando a ofrecer patrones de como actúa el virus a través de modelos matemáticos, hoy en día se conoce más información de cómo actúa la curva de contagios, y con estos datos poder organizar actos en entornos o tiempos más seguros.

La batalla del formato del acto

En esta entrada quiero abordar uno de los temas que más en boga están en la actualidad en el sector de los eventos: el tipo de formato que necesitamos actualmente o que por diferentes cuestiones nos debe de dictar la pandemia, haciendo especial hincapié en el formato hibrido.

No es algo nuevo que todos los organizadores profesionales de eventos estamos viviendo que la pandemia del Covid-19 ha acelerado la irrupción de los eventos omnicanal. Un formato que venía como tendencia pero que nunca terminaba de destronar al evento presencial.

Pero realmente, estamos analizando ¿Qué formato de evento necesitamos actualmente?

A continuación, comparto una infografía de elaboración propia sobre la reflexión a la hora de escoger estratégicamente qué formato necesita cada entidad para sus stakeholders.

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En mi reflexión estrategia como profesional del ámbito del protocolo local, es cierto que las líneas de actuación nos dictan hacia un formato más presencial que omnical. Cuestión que nos marcan nuestros stakeholders, por fortuna en el ámbito del protocolo local, la organización de actos se circunscribe al ámbito local, con lo cual tenemos una fortaleza a nuestro favor, la movilidad es posible ( los compañeros que trabajan en sector internacionales o donde sus invitados son de diferentes zonas geográficas del país si que les puede resultar más rentable este formato, ya que se evitan el pago de desplazamientos, alojamientos, comidas…etc.) aunque también es cierto que la gran debilidad que todos sufrimos en el sector en cuanto a la restricción de aforo, no nos posibilita llegar al número de invitados que en época pre pandemia.

Esta cuestión no quiere decir que hay que renunciar a ningún tipo de formato, pero si que es vital para el éxito de la llegada de mensajes a nuestros públicos objetivos.

Qué es un evento hibrido

A modo de pincelada sí que me gustaría compartir que se entiende por evento híbrido. Un evento hibrido es la combinación de un evento físico y un evento virtual, una parte del público está de manera presencial y el resto conectado virtualmente.

Es vital señalar, que es un error pensar que un evento hibrido es un acto en vivo publicado en línea. La comunicación es más compleja y debe de estar adaptada a los dos mundos, dejando participar a ambos públicos para generar engagement. No podemos pasar por alto que los patrones de participación en los eventos han cambiado consecuencia del Covid-19.

CONCLUSIONES: EL ENGAGEMENT DEL PRESENCIAL ES INSUSTITUIBLE

• El evento online u omnicanal ayuda a dar más cobertura y alcance geográfico, con un mayor número de impacto, pero el networking que se genera en lo presencial es indìscutible.
• El componente presencial es insustituible, vernos, hablar, relacionarnos, genera engagment.
• La interactividad entre los invitados es una cuestión clave en el objetivo de un evento, tanto en el mundo online como en presencial se puede llevar a cabo, pero no olvidemos que los seres humanos somos seres sociales, necesitamos relacionarnos.
• Todos nos estamos adaptado y acostumbrando a relacionarnos de otra manera, y cada vez nos resulta más sencillo.

Por último, me gustaría cerrar este post con una observación, nos encontramos en un momento de aprendizaje, con muchas incógnitas y variantes, todo lo que hagamos ahora, tendrá consecuencias o mejor dicho, será el reflejo de nuestro futuro, con lo cual seamos responsables, unámonos como profesionales para poder así sobrellevar y sobrevivir de esta situación tan dura como es la pandemia del Covid-19.

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En imagen: evento hibrído organizado por la Consellería de Medio Ambiente de la Generalitat Valenciana, donde el Ayuntamiento de Elche participó como invitado de honor de la jornada.