Adaptar los actos a la nueva normalidad es el objetivo principal de los organizadores de eventos en tiempos de COVID-19.

El acto de Toma de Posesión de funcionarios de carrera, es uno de los actos claves en el porfolio de los actos institucionales, por tanto, es fundamental adecuarlo a la normativa sanitaria vigente.

Sin acto de toma de posesión, nadie se convierte en funcionario de carrera, así de relevante es este momento para las administraciones públicas. En la siguiente entrada, comparto como hemos organizado el Acto de Toma de Posesión de funcionarios de carrera en el Ayuntamiento de Elche. Un acto que tradicionalmente se ha realizado en el Salón de Plenos del Ayuntamiento ilicitano pero que debido a la pandemia hemos adaptado y trasladado al Centro de Congresos de la ciudad.

Invitación acto/medidas prevención

En primer lugar, comentar que la invitación institucional mantiene las mismas características que antes de que llegara la pandemia: invitación institucional por parte del alcalde de la ciudad, más nota de protocolo con el programa y secuencia del acto. La novedad era COVID-19 reside en que facilitamos a nuestros invitados las medidas de prevención que deben de llevar a cabo como asistentes presenciales, tanto para ellos como para sus acompañantes. Así como, el horario de llegada escalonado de acceso por diferentes franjas horarias, y por último, les solicitamos los datos personales con DNI para la trazabilidad de contactos.

PROGRAMA del acto

Para que resulte más explicativo, voy a ir desglosando el acto de toma de posesión para que conozcas cómo lo hemos planificado y ejecutado:

-LLEGADA Y CONTROL DE ACCESO ESCALONADO DE LOS NUEVOS FUNCIONARIOS Y SUS FAMILIARES: todos los asistentes han llegado de modo escalonado según las indicaciones de la invitación, previo a su entrada al auditorio, hemos procedido al control de temperatura y la desinfección de manos. Seguidamente, todos ellos han sido acomodados según el protocolo establecido.

-EXPLICACIÓN DEL PROTOCOLO DEL ACTO: los técnicos de RRHH y del Gabinete de Protocolo, hemos expuesto a los nuevos funcionarios, el procedimiento del acto, haciendo hincapié en el orden de acceso al escenario.

ORDEN DE ACCESO AL ESCenaRIO

Por qué tanta importancia en el momento de acceso al escenario, por características del espacio y del patio de butacas consecutivas, era vital realizar un acceso al escenario que asegurara el menor contacto posible de las butacas del auditorio. Por tanto la fórmula escogida ha sido la siguiente:

-Ubicar a los funcionarios en el patio de butacas dejando una fila libre en el patio de butacas entre ellos, por supuesto, el acceso de todos ellos se ha realizado por el lado derecho del escenario y lo han abandonado por el lado izquierdo.

Este sistema, de dejar una fila libre, ha permitido realizar una rueda, de modo que se fueran ubicando una vez tomado posesión de su cargo, en la nueva fila, evitando el contacto entre ellos.

INICIO DEL ACTO

Antes de iniciar la secuencia del acto, es importante destacar las personas que estaban en escenario.

Desde atril: técnico RRHH que ha realizado la tarea de ir nombrando a cada uno de los nuevos funcionarios de carrera.

En la mesa central del escenario: Secretario General del Ayuntamiento, y los diferentes nuevos funcionarios. Junto a la misma las autoridades locales: el alcalde de la ciudad, y el concejal de RRHH.

En la mesa lateral del escenario: técnico de RRHH, con las actas de nombramiento.

1ª FIRMA DE ACTA: conforme han sido nombrados, los nuevos funcionarios de carrera han accedido al escenario para la firma del acta. En este sentido, importante mencionar, que para evitar compartir objetos se les ha entregado un bolígrafo a cada uno de ellos.

2º JURA O PROMESA DEL CARGO: De nuevo para evitar contactos, el texto de jura o promesa ha sido plastificado para su fácil desinfección en cada nombramiento, evitado en la medida de lo posible el contacto con el objeto. De todos modos, cada funcionario ha realizado de nuevo la desinfección de manos y ha dejado su mano suspendida en el aire, lo más cerca posible de la Carta Magna pero sin llegar a tocarla.

Juro o Prometo

Por mi conciencia y honor, cumplir fielmente las obligaciones del cargo de……… de este Ayuntamiento, con lealtad al Rey, guardar y hacer la guardar la Constitución como normal fundamental del Estado. Así como acatar el Estatuto de Autonomía de la Comunitat Valenciana y el resto del ordenamiento jurídico.

*En los puestos que corresponden al cuerpo funcionarial de una comunidad autónoma, la norma dicta, que se incluirá también el acatamiento a su correspondiente estatuto autonómico. En los casos en que exista una lengua cooficial, podrá elegirse hacerlo cualquiera de los idiomas, en nuestro caso, también se encontraba el texto en valenciano.

Han tomado posesión en su cargo tres grupos de funcionarios:

• Agentes de la policía local.
• Técnicos de la Administración General.
• Educadores sociales.

3º DISCURSO POR PARTE DEL ALCALDE DE LA CIUDAD

Para cerrar el acto, el alcalde de la ciudad, se ha dirigido en tono muy cercano, a los nuevos funcionarios.

En cuanto a la FOTO DE FAMILIA, optamos por no realizarla, con el fin de evitar aglomeración o contactos innecesarios.

Finalizo esta entrada como hago siempre, compartiendo mi reflexión personal, y es que adaptar los actos ya es una nueva realidad asentada. Por supuesto, partiendo de la base del protocolo oficial como es mi caso, pero con la actitud positiva y la mente abierta e imaginativa, aún en esos momentos de altibajos emocionales por la situación general y especialmente de nuestro sector.

Galería del acto