Hoy más que nunca, el acto no finaliza cuando los asistentes abandonan el espacio. La trazabilidad de contactos a través de los eventos, se ha convertido en una herramienta útil para salud pública.

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En el post de esta semana pongo el foco en la fase final de nuestro trabajo: “el post-Evento” o también denominado «Debriefing», uno de los procesos igual de importantes que la fases previas o de celebración del acto y que lamentablemente en ocasiones se descuida, pero por suerte, hoy cobra la importancia que se merece, gracias a la nueva situación sanitaria y la necesidad de gestionar y almacenar los datos referentes a la trazabilidad de contactos.

Finalización del Evento: DEBRIEFING

Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y presión bajan considerablemente, sin embargo no por ello terminan las tareas. Como todo sabemos es el momento de evaluar, sacar conclusiones, puntos de mejora, valorar los resultados de modo interno y externo, el ROI y el ROO y redactar la memoria final, un documento vivo que normalmente está en activo unas semanas tras realizar el evento.

Sin embargo, desde que retomamos esta nueva normalidad hemos aprendido de la importancia de los datos de contacto de los participantes en nuestros actos como herramientas de detección precoz, control de fuentes de infección y vigilancia epidemiológica frente al COVID-19.

La trazabilidad de contactos

Es lo que los sanitarios denominan la trazabilidad de contactos, una táctica crucial para la reducción de la propagación de enfermedades transmisibles, como el COVID-19, que se utiliza para romper cadenas de transmisión mediante la identificación de personas que hayan tenido contacto con alguien infectado, para que, así, estas puedan tomar los pasos necesarios para su aislamiento o, en caso de que presenten ya algún síntoma, empiecen el tratamiento.

De ahí que los organizadores de eventos debamos adquirir un compromiso firme de colaboración con las autoridades durante el proceso de debrifing, no solo conservando los datos de todos los participantes de un acto (proveedores, invitados, trabajadores…etc.) sino registrando y tratando correctamente esos datos personales por si fuesen requeridos por las mismas con la finalidad de realizar la trazabilidad adecuada a nuestros contactos.

El correcto cumplimiento de los datos: El tratamiento de la información

Por último, destacar que como event managers, es esencial que realicemos un correcto cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, en cuanto a la información a los participantes a nuestros actos.

A continuación, a modo de ejemplo, comparto el texto que utilizamos en el Ayuntamiento de Elche, y como siempre, espero que está entrada te haya ayudado para reflexionar de la importancia del profesional de eventos en la cadena de detección y control de una posible fuente de infección y del papel de vigilancia epidemiológica que realizan los actos desde el prisma profesional.

Ante la eventual necesidad de realizar trazabilidad de contactos, y siguiendo lo establecido en el artículo 26 del Real Decreto Ley 21/2020 de 9 de junio de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, el Ajuntament d´Elx tiene la obligación de facilitar los datos de contacto de las personas asistentes a dicho acto.
El tratamiento de la información de carácter personal tendrá por única finalidad el seguimiento y vigilancia epidemiológica del COVID-19 para prevenir y evitar situaciones excepcionales de especial gravedad, y solo será facilitada a las autoridades sanitarias en caso de que estas los soliciten.
https://boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2020-5895