¿Cómo se calcula el aforo de un evento en la nueva normalidad COVID-19?

El cálculo del aforo es la batalla cuando no se trabaja con profesionales, hay que contabilizar el total de las personas físicas que están en el espacio: organizadores, staff, técnicos o público invitado

Contabilizar el aforo, una de las nuevas batallas de los organizadores de eventos

En la entrada de esta semana pretendo hacer un llamamiento a la concienciación y la prevención, a la importancia de contabilizar correctamente el aforo de un acto. El control de aforo siempre ha sido una cuestión importante para un event manager, pero hoy en día, debido a las restricciones sanitarias consecuencia de la pandemia y la perdida inexplicable del miedo al contagio estoy observando que se están produciendo especialmente entre los no profesionales interpretaciones erróneas del cálculo del aforo, y “licencias” en cuanto a la permisividad del aforo que son inaceptables, pero empecemos por el principio con el significado de aforo:

Aforo

Número máximo de personas que autoriza la administración competente para permanecer dentro de un espacio durante el desarrollo de un acto.

cómo se contabiliza el aforo

Es fundamental tener en cuenta que el aforo dependerá además de las indicaciones del porcentaje de ocupación establecido por las autoridades sanitarias, del ESPACIO, FORMATO y DISPOSICIÓN DEL EVENTO. En todos los casos, aunque el aforo te permita un número total de personas, para que el aforo sea conformo a la ley, será correcto siempre y cuando se mantenga la distancia de seguridad interpersonal de 1,5 metros.

EJEMPLO

Aforo de la Sala de Exposiciones del Centro de Congresos de Elche donde se realiza el Pleno Municipal del Ayuntamiento de Elche, con medidas COVID-19 de reducción de aforo al 50 % ( medidas actuales de la Generalitat Valenciana), aforo total de 60 personas.

Como se puede observar en la imagen por FORMATO y DISPOSICIÓN del acto, y guardando la distancia interpersonal de 1,5 metros sumamos 27 personas en total.

A esas 27 personas le sumamos el staff municipal, los medios de comunicación que no superan los 8, y las intérpretes de lengua de signos, siendo habitual un número total de 45 personas.

sistema de control de aforo

Por dar una breve pincelada, en referencia a los sistemas de control de aforo es recomendable establecer un sistema que permita el recuento y el control de aforo de forma instantánea y real para que en ningún momento se vea superado.

En mi caso particular y para la organización de actos de un aforo superior a las 15 personas he aportado por la aplicación gratuita de Eventbrite para la acreditación y control de aforo en los actos a tiempo real, por supuesto, incluyendo toda la cadena de valor que participa en el evento durante todas sus fases, pre evento, evento, post evento y su análisis final en el debriefing.

De nada sirve planificar un evento con un aforo, si en el directo, no actuamos con responsabilidad sanitaria, adiós a los espera que te busco un hueco, bienvido “el aforo está establecido y no podemos hacer excepciones, disculpe”.

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