El reto de un nuevo 9 octubre

Muchas horas de dedicación, esfuerzo, planificación y prevención frente al COVID-19, así se desarrolló el Acto Institucional del Día de la Comunidad Valenciana en Elche

Personal de staff toma la temperatura en la cola de acceso al Teatro

Y por fin llegó, el primer acto institucional del gabinete de protocolo del Ayuntamiento de Elche en esta nueva normalidad que nos ha traído el COVID-19, afortunadamente hace unos meses arrancamos con la organización de pequeños eventos de no más de 15 asistentes, pero el pasado 9 de octubre con la organización del Acto Institucional del Día de la Comunidad Valenciana, fue la prueba de fuego, el reto de organizar eventos en la situación de nueva normalidad.

Objetivos

Como todo proyecto planificado, en primer lugar había que establecer los objetivos del acto, en este nuevo 9 de octubre, era evidente la inclusión de las medidas sanitarias.

  • Conmemorar la celebración institucional del Día de la Comunitat Valenciana.
  • Premiar aquellas entidades, colectivos o personas individuales que han realizado un hecho meritorio en relación con la ciudad de Elche.
  • Prever las medidas de salud públicas según las recomendaciones transmitidas por el Ministerio de Sanidad y la Generalitat Valenciana con el fin de garantizar un acto seguro frente al COVID-19, y así salvaguardar la no propagación del virus entre los agentes implicados.
  • Adaptar el formato de acto institucional que hemos estado realizado durante los últimos 5 años, adecuándolo a la situación de nueva normalidad y medidas de prevención y control contra el COVID-19.

El mensaje: línea argumental del acto

El acto institucional cambia de argumentación, la celebración o festividad se transforma en el evento como momento de reencuentro, de nueva normalidad, de concienciación de la sociedad, de precaución, de esperanza en salir hacia delante.

Evaluación del riesgo

Previo a tomar ninguna decisión, pusimos en marcha los mecanismos de evaluación del riesgo plasmados en nuestro Plan de Contingencia, a través de un informe de análisis que contemplaba todos los ítems del plan, siendo los más destacados: la tabla de evaluación del riesgo, el desglose de las características del evento, la situación epidemiológica del municipio, el aforo disponible, la medidas adoptar…etc. Una vez se disponía de toda la información, el informe fue remitido al secretario general del ayuntamiento, miembro del Comité de Gestión del Riesgo para su ratificación.

El pre evento

Una vez disponíamos del informe favorable del evento era el momento de ponerse manos a la obra en la organización del evento, como novedades que nos aporta la situación de nueva normalidad incluimos,

PREVENCIÓN CONTRA EL COVID-19: LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS

Todos nuestros proveedores fueron informados de las medidas sanitarias, y se comprometieron a su cumplimento a través del escrito “procedimiento de actividades empresariales”, por supuesto, conjuntamente con la trazabilidad de su equipo de trabajo.

CRONOGRAMA DE TRABAJO

Aunque siempre se ha realizado un cronograma de trabajo, escaleta o timming, en la situación de nueva normalidad, esta herramienta de trabajo toma más fuerza debido a que como medida de prevención, registramos cada uno de los momentos del evento, un ítem que nos permite disponer de una información real de quién estaba y qué hacía nuestro proveedor en cada momento.

LA DIGITALIZACIÓN DEL PROCESO DE INCRIPCIÓN DE INVITADOS

Una de las medidas recomendadas para la prevención y contención del virus en los eventos es evitar en la medida de lo posible el uso de papel y material fungible, y a su vez aboga por la utilización de sistemas de acreditación online para los invitados,

Por ello, se creó de una landing page de acreditacióny control de invitados, y su posterior acreditación a través de dispositivos electrónicos aportando al acto:

  • Un seguimiento a tiempo real del aforo del teatro.
  • Una trazabilidad de contactos a tiempo real en el interior del teatro. La invitación se reforzó con las medidas sanitarias pertinentes para invitados presenciales. También se realizó un saluda por parte del alcalde para invitar “online” a través de nuestra página de Facebook municipal para aquellos invitados que por motivos de aforo ” no era posible atender”.

Nuestros invitados recibieron 12 horas previas al acto un correo donde descargar su invitación a través de su código QR.

Aforo del teatro

Una de las cuestiones que más nos preocupaba era el aforo del teatro, pero en el análisis de evaluación de riesgo se estableció no superar las 150 personas, entre invitados, personal de staff, proveedores, medios de comunicación…etc. (Actualmente, el aforo del teatro con medidas COVID-19, se establece en 300 persona).

La distribución realizada ad doc para el evento, fue 2 butacas sin ocupar una butaca libre, y en los palcos 2 personas de aforo, siempre y cuando fueran convivientes. El teatro, tiene una distribución diferente para las funciones ya que valora las butacas libres en grupos de dos.

Como se puede observar en las fotografías adjuntas, cada butaca del teatro fue rotulada, o bien con la cartelería de “asiento inutilizado” o bien con los datos del invitado.

Retransmisión en directo

La retransmisión en directo del acto a través de las redes sociales municipales es un punto que ya llevamos realizando desde hace 4 ediciones, pero hoy en día toma más fuerza si cabe debido a las restricciones de aforo.

Puedes ver el acto en el siguiente link de Facebook Live

Prevención nuevos protocolos de actuación

Como marca nuestro Plan de Contingencia, el acto cumplió con las medidas sanitarias oportunas, control de acceso escalonado, toma de temperatura a todos los invitados, dispensadores de gel hidroalcohólico, alfombrillas de desinfección en los accesos, aforo de la sala, limpieza de superficies comunes, especial atención al atril, desinfección individual en cada uso. Anuncio de las medidas de seguridad y protección al inicio y al finalizar el acto ( pantalla principal del escenario).

La atención a los medios: set de prensa

Una de las nuevas situaciones que ha traído consigo la pandemia corresponde a la atención a los medios de comunicación, atrás quedan los canutazos multitudinarios donde todos los periodistas acercaban el micrófono a la autoridad para su intervención.

Los protocolos actuales dictan medidas de distanciamiento, y control en las intervenciones, por ello creamos 4 sets de prensa en el hall del teatro como zona de atención a medios. Un espacio muy específico donde entrevistar a premiados y al alcalde de la ciudad, evitando photocall, y aglomeraciones de invitados.

Escenografía: sobria, cercana, corporativa

Uno de los objetivos comunicacionales del evento era plasmar la sobriedad, la cercanía y la identidad corporativa del evento, por ello opte por utilizar los colores corporativos de la señera ( bandera de la Comunidad Valenciana: azul, amarillo y rojo) .

En cuanto a los elementos del escenario por motivos de medidas COVID-19, en esta edición de 2020, nuestros invitados estuvieron ubicados en los palcos del teatro, para evitar una ubicación espacial muy cercana. En escena: atril, músicos, banderas e intérprete de lengua de signos.

La presentadora

O mejor dicho comunicadora, de nuevo confiamos en la profesionalidad de periodista Carolina Sellés, como conductora del acto, una pieza clave en la transmisión de mensajes, que preparó unos textos muy acordes al briefing del evento, desde aquí mi gratitud y enhorabuena por el trabajo, es un placer trabajar con gente así.

Los gestos, entrega de distinciones

Uno de los puntos más controvertidos de la nueva normalidad es la carencia de contacto físico, especialmente en una sociedad mediterránea como la nuestra, donde el contacto es uno de nuestros sellos de identidad, pero nos ha tocado vivir esta pandemia, y amoldar los protocolos de actuación.

Por ello, la entrega de distinciones se convirtió en un momento muy entrañable y lleno de carga emocional, donde tanto el equipo de gobierno como los premiados mostraban su gratitud a través de sus gestos. Tanto premiados como autoridades recibieron las consideraciones pertinentes al modo de entregar distinciones en esta nueva normalidad.

La música en directo

La música siempre ha sido pieza fundamental en el acto del 9 d´octubre, pero en este año tuvimos que posponer la colaboración habitual de la banda sinfónica ciudad de Elche, y apostar un grupo de cuerda ( formado por dos violines y un violonchelo) que aportara al acto sobriedad, tranquilidad, elegancia, en definitiva transmitir: bienestar y seguridad para el invitado.

Acto Institucional del 9 d´octubre 2020

CRONOGRAMA

Siguiendo nuestros objetivos comunicacionales, el acto institucional del 9 d´octubre destacó por su sencillez, sobriedad y emotividad.

09:50 h. Ensayo con invitados. Acceso puerta Taquilla.

10.00 h a 10.45 h Acceso escalonado de invitados. Acceso Puerta Taquilla.

10.15h a 10.45h Entrevistas a los premiados. Hall teatro.

11.00 h Inicio ACTO INSTITUCIONAL 9 OCTUBRE

Bienvenida presentadora ( recuerdan las medidas sanitarias)

Interpretación Himno de Elche ( directo grupo de cuerda)

Entrega de distinciones: Medallas de Plata del Bimil·lenari de la ciudad y Ram d´Or. ( mismo protocolo de entrega para todos los premiados)

RESENTADORA:-Glosa brevemente los méritos del distinguido. -Invita al escenario a la autoridad que le hace entrega de la distinción.-Invita al escenario al premiado.-La autoridad le hace entrega de la distinción.-Intervención agradecimiento desde atril-Foto de ambos manteniendo distancia de 1,5 metros.

Discurso Institucional por parte del alcalde de la ciudad.

Interpretación del Himno de la Comunidad Valenciana (directo grupo de cuerda)

Salida escalonada de invitados.

Fotos de familia: Foto 1: alcalde y premiados. Foto 2: alcalde,premiados y portavoces gobierno. Foto 3: alcalde, premiados y portavoces de la oposición.

Cohetà.

En la siguiente galeria puedes encontrar un resumen del acto,

Un acto de los que se quedaran en mi recuerdo profesional, tanto por la dificultad, responsabilidad de que todo salga perfecto, como por supuesto, por la situación actual del sector, y el gran privilegio que tengo como event manager de poder continuar organizando eventos.

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