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El Protocolo de actuación para la organización de actos en el contexto de la nueva normalidad por el COVID-19 en España, recomienda que todos los stakeholders implicados en el proceso de un evento conozcan las medidas adoptadas por la entidad organizadora con el objetivo de prevenir el contagio y evitar la propagación del SARS-CoV-2.

Dicha comunicación debe de realizarse en cada una de las fases de un evento, pre- evento, evento y post- evento. En la esta entrada voy a centrarme en las medidas previas que como event manager debemos de comunicar a nuestros públicos, con el fin mitigar el riesgo inherente en los actos.

El Plan de Contingencia

En primer lugar, es importante mencionar que todas las medidas sanitarias de prevención frente al COVID-19 para mitigar el riesgo en actos presenciales, deben de plasmarse en un Plan de Contingencia.

El Plan es una herramienta de trabajo esencial en estos tiempos de pandemia para todo profesional de eventos, ya que tiene la función de evaluar los varemos del riesgo y establecer las medidas » a medidas» de cada evento, según las directrices sanitarias de cada territorio.

En próximas entradas os iré desvelando el Plan de Contingencia que elaborado para el Gabinete de Protocolo del Ajuntament d´Elx, donde actualmente desarrollo mi labor profesional.

Las invitaciones en formato digital

Las invitaciones en formato digital ( evitar papel, mayor riesgo de contacto) son el primer contacto entre organizador e invitado para transmitirle las medidas sanitarias que debe de cumplir si decide asistir de modo presencial al acto al que se le invita. Cada evento según la evaluación del riesgo estimará aplicar y comunicar las diferentes medidas a sus invitados.

EJEMPLO: ESPECIFICAR DICHA INFORMACIÓN EN LA NOTA DE PROTOCOLO O PARTE INFERIOR DEL TEXTO PRINCIPAL DE LA INVITACIÓN:

Protocolo de seguridad sanitaria

A causa de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, seguidamente se indican las MEDIDAS PREVENTIVAS que han de cumplirse en el caso de confirmar la asistencia presencial al acto:

• En la medida que sea posible debe de acudir con tiempo suficiente al inicio del acto, con el fin de realizar un acceso escalonado y reducir posibles aglomeraciones (límite de accesos 12.15h).
• La mascarilla será un elemento obligatorio para el acceso al acto.
• Deberá de acceder por la puerta lateral izquierda del teatro, donde encontrará al personal del staff que le indicará su ubicación en el patio de butacas.
• Rogamos mantenga la circulación, evitando la aglomeración en puntos de concurrencia común con otros invitados como el hall, o el pasillo del patio de butacas.
• La higiene de manos es una de las medidas principales de prevención y control de la infección, con lo cual dispondrá de gel hidroalcohólico a la entrada del patio de butacas
• Finalizado el acto recibirá indicaciones para realizar una salida ordenada.
• Evite saludarse o despedirse con otros invitados con abrazos o saludos de mano, evitando el contacto físico.
• Para su información el Acto lo podrá seguir en directo a través del Facebook del Ajuntament d´Elx.

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Si estás diseñando tu evento, no olvides que es fundamental comunicar las medidas a tus invitados, entre todos, demostraremos que los eventos profesionalmente ejecutados son lugares seguros.