Con unos nervios similares al primer día de colegio, hoy tras dos meses de confinamiento, he vuelvo a la actividad presencial de la mejor forma posible, organizando la primera celebración virtual con motivo del XIX Aniversario de la declaración del Misteri d´Elx como Patrimonio Oral e Inmaterial por la UNESCO.

Cómo se ha gestado la conmemoración virtual

La conmemoración virtual se ha gestado siguiendo el mismo procedimiento que cualquier evento presencial, en primer lugar trabajando el breifing o borrador de propuesta de proyecto para presentar alcaldía, un documento que posteriormente se consensuó con el Patronato del Misteri d´Elx para su aprobación definitiva.

Por dar unas pinceladas, el borrador de propuesta del evento, lo inicio con » LOS ANTECEDENTES», qué hemos hecho anteriormente en relación a la Conmemoración de la Festa (cuestión importante ya que te permite saber dónde estás y seguir un hilo conductor, una coherencia argumental del evento).

Una vez desglosada esta información, el segundo ítem que plasmo son los OBJETIVOS DEL EVENTO, que van enlazados con el tercer apartado, la «LA ARGUMENTACIÓN O IDEA FUERZA», en este punto redacto los pros y los contras de la propuesta de evento, con el fin de hacerla «vendible» . Y a continuación, como no podía de ser otro modo, el FORMATO, la ESCENOGRAFÍA, el PRESUPUESTO, los MEDIOS TÉCNICOS, y la SECUENCIA.

El pre evento virtual

En esta ocasión el pre evento virtual era novedad para mí, optamos por la plataforma Cisco Webex Meeting, a través del formato webinar. Diseñamos la invitación con la particularidad de crear el botón de acceso al evento virtual insertado en el cuerpo del correo electrónico ( mucho más limpio visualmente), y seguidamente, realizamos el mailing personalizado a los invitados.

Tres días previos al evento online, se organizó el ensayo virtual con los panelistas, aunque en el directo, como nos ha ocurrido hoy, alguno de los participantes puede sufrir un apagón de luz, y perder la conexión. Del mismo modo, el ensayo también nos permitió valorar cómo vería el espectador/invitado el evento a través tanto de su pantalla (diferentes dispositivos tableta, Smartphone, pc…).

El venue

Un breve apunte sobre el venue del acto virtual, optamos por la sala del Consell, por la calidez que trasmite la tonalidad de la pared, los tonos claros favorece la atención del espectador. Además la sala nos permite un tiro de cámara en el cual aparece el logo “Ajuntament d´Elx” para reforzar la imagen de la institución, y que el espectador/invitado no olvide que es el alcalde de Elche el que interviene/ participa. Como elementos encima de la mesa, los papeles que necesite el alcalde, con su jarra y vaso de agua de cristal, y una botella de hidrogel al acceso a la sala.

El evento virtual / escaleta

Los gabinetes de protocolo del Patronato del Misteri y del Ayuntamiento, van dando la bienvenida virtual a los asistentes mientras se van conectando.

El alcalde de Elche, dirige la conmemoración (dando directrices de funcionamiento y silenciando a todos los invitados para evitar ruidos durante el evento).

• Palabras de bienvenida por parte del alcalde de la ciudad.
• Lectura de carta remitida por el Ministro Cultura, por parte del Secretario del Misteri, Joaquín Sempere Maciá.
• Intervención institucional por parte del Presidente del Patronato del Misteri.
• Intervención por parte del Mestre de Capella (director de cantores).
• Intervención por parte del Vicario Episcopal de Elche.
• Intervención por parte de la secretaria autonómica de Cultura y Deporte.
• Intervención institucional por parte del Alcalde de Elche.
• Cierre, pieza música enlatada Gloria Patri (pieza más significativa) enlatada, debido a la imposibilidad del directo por parte de los cantores.

La experiencia ha sido positiva, diferente, da la posibilidad de conectar a las personas y de que los organizadores de eventos vayamos saliendo hacia delante, las funciones son similares al evento presencial, con la gran excepción de la presencialidad de los invitados, las tareas que conllevan y adrenalina que genera ese directo que tanto nos gusta a los event managers, tenemos cosas que mejorar, pero me quedo con que hemos sacado adelante la conmemoración del Misteri d´Elx a través de un evento virtual, y por supuesto, próxima meta, seguir mejorando ya sea evento online, hibrido o presencial, post COVID-19.