El concepto creativo y la elección de espacios: Acto de presentación de la Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Elche

La coherencia entre el objetivo del evento, el concepto creativo y la elección del espacio, son fundamentales para transmitir el mensaje deseado a nuestro target.

La administración electrónica arrancaba a principios de semana en el Ayuntamiento de Elche, con una batería de acciones comunicativas a los diferentes públicos de la ciudad: campaña de comunicación ad hoc, rueda de prensa específica para los medios de comunicación, y por supuesto, la organización de un acto de presentación.

El objetivo del evento ( mostrar el proyecto a las principales entidades público y privadas y del tercer sector de la ciudad la puesta en marcha de la administración electrónica) y el público objetivo estaban claros por parte de los responsables políticos, pero el concepto creativo, la elección del espacio y el formato del acto, recía en manos del Gabinete de Protocolo.

El concepto creativo & la elección de espacios

El concepto creativo del acto tenía que estar en concordancia con la tipología de servicio ( administración electrónica) que íbamos a presentar.

Lo comento porque en un primer momento se puede llegar a la reflexión “proyecto de gran repercusión y envergadura, con una inversión económica por parte del consistorio ilicitano de 4 millones de euros, lugar de realización, el espacio con más notoriedad para la institución”. Pero en este caso no fue así debido a que la coherencia entre el servicio a presentar ( administración electrónica) el concepto creativo y la elección de espacios debía de coincidir para que el mensaje no llegara codificado al target.

No era consecuente realizar el evento en el espacio más solemne de nuestro ayuntamiento, el salón de plenos, ya que este data del siglo XV, y no transmite escenográficamente hablando, el corpus de la administración electrónica (la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración pública),

Por tanto, optamos por el Centro de Congresos de la ciudad, un lugar más sensato al concepto global del evento. Desde luego, sin perder la institucionalidad que debe de transmitir la alcaldía.

El formato del acto

El formato del evento se estructuró en dos partes diferenciadas, desde el prisma del evento como herramienta de marketing experiencial, porque como bien dice el grande Raimond Torrens ” Un evento es una experiencia porque se vive en él, su público está ahí en cuerpo y alma, y sea consciente o no, una parte de su vida por pequeña que sea, la habrá vivido durante esa experiencia”.

Con lo cual, hagamos que nuestros invitados vivan lo que esperaban y salgan de la sala satisfechos de no haber ido a perder tiempo, sino a llevarse una grata experiencia.

SECUENCIA

Duración aprox del evento 50 minutos.

  • Parlamentos institucionales por el alcalde de la ciudad y el concejal competente de la materia.
  • Explicación técnica de los funcionarios municipales.
  • Ruegos y preguntas de los asistentes.

En conclusión, lo que quiero manifestar en esta entrada es la necesidad de reflexión en nuestras acciones diarias, y puesta en práctica de las técnicas que la formación aporta a los organizadores de eventos del sector público. Puede parecer una obviedad a desarrollar pero el volumen de trabajo diario que se asumimos los gabinetes de protocolo puede llevarnos no a cometer errores pero si a no evolucionar como profesión.

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