El funnel de eventos, cómo se clasifica y ordena el trabajo diario

Las técnicas de gestión del trabajo, nos permiten clasificar y ordenar el trabajo diario, además de proporcionarnos datos sobre la tipología de eventos que más se tramitan.

A raíz de que hace unos días un portal norteamericano de búsqueda de empleo, CareerCAst, haya publicado un ránking en el que los organizadores de eventos, aparecemos en la 5º posición de las profesiones más estresantes. Me planteo compartir este post como una entrada que visibilice en líneas generales, como clasificamos y ordenamos el trabajo diario del gabinete de protocolo del Ayuntamiento de Elche, además de obtener juntos, puntos de mejora para nuestra salud profesional.

El funnel de eventos

Para entender el volumen de trabajo que gestionamos desde el gabinete de protocolo del Ayuntamiento de Elche, he creado el funnel de eventos, una pictografía donde se observa cómo se clasifican y ordenan los tres grandes flujos de trabajo;

El triage del funnel de eventos

Para que el funnel de eventos no se “atasque” trabajamos de modo coordinado y planificado ( especialmente por la dificultad añadida de hoy en día en cuanto a los multicanales por los cuales recibimos la información a tramitar), siendo el Jefe de Gabinete de alcaldía, nuestro faro estratégico, pieza que realiza el triage según los objetivos estratégicos del Plan de mandato o legislatura.

Una vez establecido qué actos son ok, el gabinete de protocolo se pone manos a la obra.

3 flujos de trabajo

Los tres grandes bloques de actos anteriormente mencionados se tramitan de modo simultáneo, es cierto que dependiendo de la época del año, se ejecuta más una tipología que otra,

  • Los actos institucionales propios ( Acto Institucional del Comunidad Autónoma, el pregón de las fiestas patronales, el Acto del Día de la Constitución…) son el flujo de trabajo más planificado ya que estos se repiten en el tiempo,.
  • Para los actos que promueven las concejalía, realizamos tareas de asesoramiento y especialmente velamos por la correcta ejecución de cuestiones protocolarias, cuando participan nuestras autoridades.
  • Por último, el volumen de eventos que más trabajo diario nos lleva, son los actos organizados por entidades públicas y privadas, en los que las autoridades locales son invitadas en representación del Consistorio. Debido a que la gran parte de las ocasiones prima la inmediatez, y una negociación más exhaustiva.

Y luego, tenemos un patrón de eventos, los que me gusta llamarlos como los actos “no puedes decir que no” y que o bien se solapan con un día intenso, o te lo comunican con menos de 48h, esos que trastocan la agenda, pero que hay que asistir si o si, y es momento cuando gracias a la planificación, podemos redirigir el trabajo, y sacarlo adelante.

Las claves

Pero para que todo esto salga adelante, y no morir de estrés, hay que basarse en las que para mí, son las 3 claves más importantes. Por un lado, la planificación del calendario anual de eventos, eso permite conocer y dividir los tiempos para realizar las tareas propias de la organización de actos. Y la segunda clave, la comunicación del equipo, para trabajar de modo coordinado y que los tiempos se cumplan. Y por último, la vocación o ser unos frikis de los eventos, ese gusanillo que hace que lo demos todo, y saquemos adelante los proyectos.

Reflexiones finales

Es cierto que lo que más estrés nos genera son los plazos, los cambios de última hora, el 3,2,1…, pero no somos los únicos que sufrimos estrés en nuestro trabajo, hay otras profesiones que también conviven con ello, personalmente y esto lo he aprendido con los años, el nivel de estrés depende en parte de cómo lo gestione cada uno, de su personalidad, es momento de buscar alternativas como las técnicas de gestión del trabajo, el funnel de eventos, y hacer bandera de nuestro esfuerzo y dedicación constante, hacía fuera, hacía nuestros responsables o clientes con el fin de ser más compresivos a la hora de la planificación y ejecución de eventos.

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