La negociación de los tiempos en el evento

Una constaste que no desaparece en el ámbito del protocolo oficial es recibir timings de 2 o más folios. Entonces aparece el temido multitasking, y es cuando los organizadores de eventos entramos a negociar y asesorar de las ventajas de reducir los tiempos, especialmente cuando tu responsable interviene en último lugar, y eres sabedor que la tención de un asistente tiene forma de campana invertida.

En esta entrada me gustaría compartir una de las situaciones que se me presentan prácticamente a diario en el gabinete. La recepción de extensos timings donde tengo que negociar y asesorar a entidades, con el fin de que ambas nos retroalimentemos, y nuestro mensaje llegue al público asistente.

El multitasking

El gran reto al que nos enfrentamos los organizadores de eventos en la actualidad es el multitasking, luchar contra la tentación de que nuestros asistentes consulten su Smarphone, para contestar un email retrasado, ver un vídeo en Youtube, o dar un like en redes sociales durante el evento.

El estilo de vida actual, provoca que el invitado llegue al acto con mil cuestiones en su cabeza (preocupaciones, pensamientos,tareas….) por tanto es mucho más complejo retener su atención el mayor tiempo posible. Está demostrado que nuestro cerebro mantiene la atención entre 90 y 100 minutos, sin embargo para que las neuronas fortalezcan sus conexiones y mantengan la atención de modo óptimo, lo más recomendable es estructurar la atención en ciclos de no más de 20 minutos.

El día a día

En consecuencia, los profesionales del ámbito del protocolo oficial, se nos agrava esta situación, sobre todo porque seguimos recibiendo timings de 2 o más folios, especialmente en eventos organizados por entidades, en las cuales participamos como invitados de honor, y nuestra intervención tiene lugar al final del evento.

Entonces llega el momento de negociar y asesorar al organizador, con el fin de que ambos salgamos beneficiados, transmitiendo al público el mensaje deseado. Por supuesto, con ética profesional, y con tiempo suficiente, teniendo el principio básico que el organizador es la entidad, y por tanto sólo él tiene la potestad de realizar el evento como desee, desechando la imagen de que el personal de protocolo acude a los eventos arrasando y cambiándolo todo en último momento.

Entre los consejos que suelo dar a las entidades, en cuanto estructura de la información:

  • Tiempo máximo del evento 60 minutos, fragmentado en ciclos máximos de no más de 20 minutos.
  • No superar más de 4 parlamentos diferentes.
  • Si es posible, contar con un profesional que dirija el evento.
  • Contabilizar si los hubiera, los movimientos de las personas que intervienen en el cronograma para ajustar el tiempo lo más real posible.
  • Indicar a los participantes los tiempos por escrito y recibir contestación de lo que lo ha leído y recibido, no supondrá una sanción si se saltan el tiempo, pero siempre tendremos el argumento.
  • Fomentar la participación de los invitados durante el evento a través del presentador.
  • Introducir unas dosis de intensidad para que la atención del invitado no decaiga.
  • Introducir recursos para que la comunicación sea más dinámica, como la música o una actuación.
  • Dejar el contenido más interesante para el final a modo de conclusión final, aunque reconozco que es arriesgado, en los casos que no se puede luchar con el multitasking, ya que todos sabemos que la atención de un asistente tiene la forma de una campana invertida.

En definitiva, desde mi entender, como profesionales es ético ayudar aquellas entidades que lo precisen, y a la vez, nos tiene que hacer reflexionar sobre una realidad del sector de los eventos, la carencia de un posicionamiento positivo, que genere que la sociedad demande nuestros servicios al igual que sí que ocurre hoy con otras profesiones hermanas.

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