La carga emotiva que genera la Gala 50 Años Juntos, produce un posicionamiento positivo en un mapa de públicos poco habitual en las administraciones públicas » las personas mayores»

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Una realidad que no podemos obviar, es que gran parte de los eventos en el ámbito institucional están enfocados a un público objetivo. Como profesionales de la comunicación es nuestra responsabilidad potenciar espacios que permitan interactuar a nuestros responsables con todos los grupos de interés de la sociedad.

En la siguiente entrada comparto uno de los eventos más entrañables, cariñosos, cercanos y cargado de emociones, la Gala » 50 años juntos», un evento que realizamos en el Ayuntamiento de Elche, a través de la concejalía de política de mayores, y en el que parejas de ilicitanos e ilicitanas que cumplen 50 años de casados celebran junto a sus familiares y amigos el hecho de estar toda una vida juntos (claim del evento).

La convocatoria

Es muy importante tener en cuenta que el público objetivo al que nos dirigimos, adiós a las invitaciones por correo electrónico, aquí hay que tirar de carta y buzoneo, enviar la información a sus domicilios. Además de potenciar la comunicación, a través de cartelería en los centros sociales y culturales de la ciudad donde habitualmente acuden nuestros posibles protagonistas. Aunque sin dejar de lado las redes sociales, ya que algunos las dominan, y en los otros supuestos, tenemos como posibles prescriptores a sus hijos, nietos, sobrinos…etc. que sí que están en la red y les pueden «informar» del evento.

El tamaño de letra, puede parecer algo obvio, pero os aseguro que en la primera edición tuvimos incidencias en este sentido, ya que para los mayores, menos es más, y cuanto más grande sea el tamaño de letra para que lo puedan leer, mejor que mejor.

Por último, en cuanto a la inscripción para participar en el evento, es fundamental que se realicen en la concejalía, en un espacio físico, con una persona que los atienda y les resuelva dudas, no sirve tirar de cuestionario online.

El evento

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VENUE: Como ocurre en cualquier evento, una de las cuestiones fundamentales es la búsqueda del venue, encontrar un espacio que se adapte a las necesidades de nuestro «invitado». Por tanto, tuvimos que optar por el Centro de Congresos de la Ciudad, un espacio que nos ofrecía capacidad tanto para el gala como para la posterior fiesta, accesibilidad y equipo técnico integrado.

DISPOSICIÓN DE LOS PROTAGONISTAS: El auditorio dispone de dos zonas a izquierda y a derecha que tienen acceso directo al escenario. Un venue que permite que accedan de modo rápido, sin escaleras al escenario.

LA GALA: El objetivo principal de gala es homenajear a esos hombres y mujeres que vivieron, trabajaron e hicieron lo que hoy es nuestra ciudad. Vecinos que han vivido toda una vida juntos, y que ahora llega el momento de que su ayuntamiento y sus familias le devuelvan el esfuerzo realizado. En cuanto el horario, cabe destacar que tiene lugar a las 18:00 h, horario consensuado como óptimo para realizar el evento.

La estructura de la Gala:

• Apertura con un vídeo resumen de qué ocurría en el mundo, en España y en Elche, en el año en el que se casaron 1969.
• Palabras de bienvenida y agradecimiento por sumarse a la iniciativa por parte de la edil del área.
• Seguidamente, cada pareja accede al escenario para que se le haga entrega de un ramo de flores y un álbum de fotografías de su boda. Mientras acceden al escenario una voz en off, cuenta una pequeña reseña de los 50 años juntos, mientras que el público observa la foto del día del enlace. La entrega del presente se hace por parte del presidente del Consejo Municipal de Personas Mayores de la ciudad, la edil del área, y el alcalde de la ciudad.
• Para concluir la gala, palabras institucionales por parte del alcalde de la ciudad. En algunas otras ediciones, ofrecemos la posibilidad que alguna pareja hable en representación de todas, pero en la edición de este año han optado por no intervenir.
• A continuación, nuestras parejas y sus familiares, se trasladan a una sala contigua para disfrutar de baile y una merienda.

LA IMAGEN: Derechos de imágenes, es importante, al igual que ocurre con toda persona que acuda un evento, pero especialmente con el público menor de edad, y las personas mayores, solicitar el consentimiento de cesión de su imagen el proceso de inscripción.

LA CARGA EMOTIVA: Aquí radica el éxito del evento, como todos sabemos un evento es una herramienta de comunicación en vivo muy efectiva. En este evento el contenido es la clave del éxito. Las emociones que genera en las parejas y en las familias el momento en el cual están recordando toda su vida, ese pellizco en el corazón repleto de recuerdos, las emociones flor de piel, no se olvidan, van directos al posicionamiento mental de nuestros stakeholders.

En conclusión, un evento que en apariencia «sencillo» pero que estratégicamente tiene un gran potencial por la repercusión que genera en un mapa de público, poco habitual de las administraciones públicas.