Equilibrar las diferentes tipologías de invitamos que asisten a un evento oficial se ha convertido en el nuevo reto de los profesionales del sector.

A finales de la semana pasada tuve la oportunidad de organizar un almuerzo de trabajo junto a los compañeros de Presidencia de Generalitat Valenciana. A simple vista puede parecer sencillo, pero si tenemos en cuenta que el invitado de honor, era el Vicepresidente de la Comisión Europea, Frans Timmermans, y que entre los invitados se encontraban autoridades del gobierno valenciano, representantes de diferentes entidades del tejido social de la ciudad de Elche, sindicatos…etc el evento toma una especial dificultad técnica.

La elección del venue y el menú

Debido a la importancia del almuerzo, se optó un espacio emblemático de la ciudad. Un restaurante en pleno pulmón del palmeral ilicitano. No es casualidad que estuvieran rodeados de palmeras, ya que el principal objetivo del evento era tratar temas relacionados con la presentación de la candidatura de la ciudad de Elche como Capital Verde Europea 2030. En cuanto al menú, se escogió un par de entradas,plato principal, el tradicional de la ciudad » el arroz con costra» y postre.

La actual problemática, las diferentes tipologias de invitados

El mapa de públicos de las administraciones públicas se amplía y adapta a los tiempos, lo que no se adapta desgraciadamente para los profesionales de lo oficial, es la norma.

Es evidente que actualmente la línea que separa un evento público de uno privado se centra fundamentalmente en el protocolo a seguir. Mientras que en el ámbito público nos regimos por un protocolo que viene dispuesto por la norma o la tradición, en el ámbito privado el protocolo viene determinado por la entidad anfitriona o persona promotora del evento.

El sector público arrastramos cada vez más, la tan demandada actualización de la norma a la situación actual. La flexibilidad en la ordenación de presidencias ante un abanico de públicos, como es el caso que expongo, es otro factor que nos bloquea el trabajo diario.

Es evidente, que hoy no podemos entender el evento de otro modo que no sea como herramienta de Comunicación de Marketing, y para ello la norma no nos ampara, nos genera más pros que contras. Incluso, en ocasiones propicia que los representantes entiendan la normativa como una mera referencia que se pueden cumplir o no, con la inseguridad que esto nos provoca y la pérdida de credibilidad que nos genera.

La ordenación de la mesa

Pero hablemos de soluciones, en el evento, en primer lugar se estableció una presidencia compuesta por invitado de Honor, el anfitrión y las 2 más altas autoridades presentes. Seguidamente, una segunda presidencia, con los Consellers del Gobierno Valenciano, eurodiputados, diputados, secretario autonómico, director general del ramo. Y por supuesto, cercano al Vicepresidente, el personal de su gabinete y la traductora.

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Y para el resto de invitados se distribuyeron en la mesa por grupos de interés, reforzando ambos flancos de la mesa por parte del gobierno municipal, como anfitriones del evento.

La secuencia del almuerzo

• Recibimiento del alcalde de la ciudad a los invitados en el hall de acceso al salón.
• Recibimiento del alcalde de la ciudad a las altas autoridades y anfitrión del almuerzo, Frans Timmermans, Vicepresidente de la Comisión Europea.
• Los invitados toman asiento en la mesa de almuerzo.
• Los medios gráficos toman imágenes del evento » un mudo».
• Inicio del almuerzo, palabras de bienvenida por parte del anfitrión y alcalde de la ciudad.
• Palabras de agradecimiento por parte del invitado de honor.
• Almuerzo y fin de la visita.

En definitiva, mientras que llega el momento del cambio, que lo auguro lejano, espero que mis aportaciones como profesional en activo, se conviertan en altavoz de una profesión, una herramienta de consulta y conexión para todas las personas que como yo, amáis el mundo de los eventos.