La visita de la Ministra en funciones de Industria,Comercio y Turimo, Reyes Maroto, a la feria internacional del calzado Futurmoda, propicia la colaboración entre el Ministerio de Industria y Consistorio ilicitano

En el siguiente post me gustaría compartir la experiencia de haber colaborado con los gabinetes de protocolo y comunicación del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, con motivo de la visita de la Ministra en funciones, Reyes Maroto, a la 42 edición de Futurmoda, Salón Internacional de la piel, componentes y maquinaria.

La cercanía, adiós a la línea de saludo

Uno de los puntos más destacados de la visita de la Ministra a la ciudad de Elche ha sido la cercanía. Su gabinete de Protocolo, no se pudo desplazar a la ciudad por motivos de agenda, y la colaboración, por suerte, en este sentido se hizo más que evidente, recayendo un mayor peso en la coordinación.

A la llegada de la Ministra, adiós a las líneas de saludo, recibimiento cercano a pie de coche por las principales autoridades y empresarios de la organización, para posteriormente, acceder al hall del edificio donde tuvo la oportunidad de saludar al resto de personalidades que estarían durante la visita, y realizar una foto de familia.

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El recorrido

En cualquier visita con una alta autoridad del Estado, como todos sabemos es muy importante la planificación previa del recorrido. Un trabajo de campo, donde no solo se programa la visita, sino que también hay que establecer el contacto con posibles stands candidatos a ser visitados por la Ministra, siendo importante indicar que siempre estará supeditado a la agenda del ministerio tarea última que recayó en nuestro gabinete.

Por supuesto, como profesionales y responsables de correcto funcionamiento de la misma, nuestra función es ir un paso por delante, para poder indicar de modo discreto pero eficaz, el recorrido a seguir.

En este sentido, es importante la coordinación entre compañeros, particularmente, y así lo hago siempre que la ocasión o las circunstancias lo permiten. Uno de mis compañeros del gabinete va un stand por delante de la comitiva para ir indicando la inminente llegada, o detectar posibles incidentes que se deben se solucionar en el momento. Mientras que yo como responsable, me encargo de colaborar con prensa para indicarles cual es el siguiente lugar a visitar, a la vez que a las principales autoridades que abren el recorrido.

Facilitar el trabajo a los medios de comunicación

Facilitar el trabajo a los medios de comunicación es una máxima en todos los actos, pero como podéis comprobar en imágenes el número de medios que participó en la visita de la Ministra a la ciudad de Elche fue significativa para el municipio. Por tanto, se tiene que tener muy presente que los compañeros puedan moverse con facilidad durante el recorrido, esto se consigue con un recorrido a veces algo más largo de lo que nos gustaría a los organizadores, pero con un volumen significativo de gráficos, no podemos por ejemplo, ir subiendo y bajando una misma calle de una feria, ya que se produciría el caos.

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Un venue amplio para la atención a medios

Entre las funciones de los profesionales de la organización de eventos y el protocolo, también se encuentra la búsqueda de un venue o espacio apto para las declaraciones a los medios de comunicación, sea el formato que sea. En esta tipología de eventos, lo habitual es realizar un «canutazo» o declaraciones a los medios de comunicación de un modo más informal, descartando sala de prensa, o escenografías más institucionales.

En esta visita, se optamos por un espacio amplio el «meeting point» un lugar que se encontraba cercano a la puerta, con buena luz, y donde se proyectaba una imagen global de la feria, y en la cual, no se captaba ninguna marca de stand, con el fin de no crear un agravio comparativo entre los expositores.

A la altura

Por concluir, este evento ha supuesto para mí una experiencia enriquecedora, no solo por lo aprendido, ya que las estructuras de los eventos no varían significativamente con la visita de una alta autoridad del Estado, sino más bien, por el hecho y la seguridad de sentirse al nivel de grandes profesionales. Evidenciando como es mí caso, el valor de la formación y las horas de vuelo que se realizan en el ámbito local.