Qué debemos de tener en cuenta a la llegada a un evento

Trucos como ponerse una prenda de color que te permita ser reconocible para tu responsable entre los invitados, es algo muy práctico en los eventos con un número significativo invitados.

En la esta entrada me gustaría compartir mi propio protocolo, ese que me ha ido dando la experiencia, y que llevo a cabo cuando acudo como técnico a eventos con una afluencia significativa de asistentes, y donde todo se hace un poco más complicado cuando comparten escena autoridades, medios de comunicación, empresarios…etc.

La tipología del evento

En el ámbito local que es donde actualmente desarrollo mis funciones profesionales, es muy común que el Consistorio de la ciudad se encuentre en el mapa de públicos prioritarios de cualquier tipología de evento. El abanico es muy extenso, ya sea desde un acto oficial, un evento empresarial, cultural, solidario, universitario…etc. Situación que conlleva que aproximadamente cada mes asista a un par de eventos con una media de en torno a los 200 a 300 invitados, incluso alguno de 600, hecho que a la vez, muestra el buen momento que se encuentra nuestro sector en la provincia de Alicante.

El campo de batalla

En los ejercicios prácticos de técnicas de organización de actos o protocolo oficial, cuando uno es estudiante, todo parece sencillo. Simplemente hay que seguir unas pautas de cómo debe de actuar un técnico antes del inicio de un evento, con el fin de salvaguardar los intereses institucionales de la entidad que representa.

Pero la realidad profesional y una vez uno está en el campo de batalla, se le ponen por delante dificultades o retos que un profesional debe de solventar con inmediatez y discreción.

Algunos consejo

Entre las primeras cuestiones que tengo en cuenta a la hora de asistir a un evento de estas características de afluencia de público es el VESTUARIO, apostar por prendas de color, normalmente la chaqueta del traje, ya que me permite ser reconocida por mi responsable.

No se trata de llamar la atención el truco reside en ser reconocible a golpe de vistazo entre un número característico de personas. Nuestra profesión aboga por ser mucho más discreta y flexible, como siempre digo no me considero un semáforo de nadie, un técnico de protocolo puede desempeñar perfectamente su profesión desde un papel discreto y eficaz.

Seguidamente, y llegados al lugar del evento, lo más importante es CONTACTAR con el organizador del evento, PRESENTARSE, indicarle que has llegado al evento.

Por supuesto, NO CONFIARSE, y siempre COMPROBAR que lo previamente pactado con la organización se ha cumplido, como el setting o las fotos en el photocall, y especialmente el último repaso del GUIÓN con el presentador/a del evento, siempre y cuando la entidad para la que trabajamos sea parte activa del evento.

En definitiva, son un par de cuestiones pero os aseguro que los que trabajamos diariamente un volumen significativo de esta tipología de eventos, nos encontramos más veces de lo que nos gustaría, modificaciones de última hora que hay que solventar con rapidez y discreción.

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