Apostar por los eventos exclusivos con la prensa provoca que tu entidad establezca o mantenga conexiones sólidas con los medios, siendo muy beneficiosas para conceptos estratégicos como la credibilidad, visibilidad y cobertura mediática frente a la competencia.

Aliados estratégicos de los eventos, la prensa (periodistas, redactores, cámaras, copys…etc.) en el sentido amplio del concepto también tiene su evento exclusivo. Y aunque la inteligencia artificial parece el nuevo Atila que se a va llevar por delante todas profesiones, por suerte y espero que sea así mucho tiempo, detrás de cada artículo, de cada noticia que se publica en cualquiera de los multicanales, existen personas, profesionales comprometidos que tienen la autoridad de transforman la reputación de una marca según el contenido que comparten con los públicos.

Por tanto, debemos de realizar una gestión estratégica de la relación con los medios, construir y mantener una comunicación que beneficie a ambas para conseguir que la difusión de información sea precisa y contrastada, alcanzar objetivos comerciales y por supuesto, fortalecer nuestra reputación. En definitiva se trata de crear una relación sólida a largo plazo basada en la confianza y la transparencia.

Y una de las grandes herramientas que fomentan y establecen las sinergias tácticas es sin lugar a duda el evento presencial exclusivo con la prensa, un formato aconsejable para llevar a cabo en estos primeros meses del año, ya que nos permite realizar balance económico del año que acabamos de cerrar, mostrar novedades…etc.

Tips para la organización de un evento exclusivo con la prensa

Vayamos al meollo de la cuestión, en este artículo comparto los que para mi son los tips que se necesitan para la organización de un evento exclusivo con la prensa, un contenido que tengo muy reciente debido a que esta semana he tenido la oportunidad de organizar uno para un cliente.

TIP 1: Antes de convocar un encuentro con la prensa confirmar que el contenido que vayamos a difundir como empresa u organización tenga la relevancia

En este tipo de eventos lo habitual es realizar un balance del ejercicio anterior, presentar la programación o líneas de negocio y avanzar novedades actuales, es decir: el contenido más llamativo o noticiable que dispongamos.

Las personas que habitualmente intervienen en este tipo de actos son la dirección y el responsable de marketing/comunicación, que deben de estar muy seguros que cuentan con toda la información necesaria para responder cualquier pregunta con rigor, de lo contrario el evento por muy bien organizado que haya estado el evento no servirá de nada incluso será contraproducente.

Por descontado, disponer de un base de datos con los contactos de la prensa generalista y especializada del sector del convocante. Lo recomendable a la hora de cursar invitaciones es tener en cuenta la asistencia de la dirección del medio y la del redactor que habitualmente cubre o pudiera cubrir nuestras noticias.

TIP 2: El formato de evento que realizaremos

• La rueda de prensa: es el formato más habitual para realizar anuncios a la prensa, el contenido de la misma se centra en un único tema a tratar y su duración aproximada suele rondar entre los 20 a 45 minutos. Es una opción de encuentro pero hay que valorar que una vez finalizada la intervención el periodista abandona el lugar sin disponer de tiempo para intercambiar impresiones.
• El encuentro con la prensa acompañado con un coffee break, almuerzo o cena: personalmente lo valoro como el más positivo ya que tiene un formato menos formal que la rueda de prensa, te permite abarcar un mayor número de temas ya que estos eventos suelen tener una duración de unos 50 minutos. Y se combina con el momento «conexión» de entablar conversaciones e intercambiar impresiones distendidas mientras se disfruta de un agradable ágape.
• El viaje de prensa: es un formato de evento menos frecuente ya que requiere tiempo por parte de la prensa y un desembolso importante por parte de la entidad convocante, aunque por supuesto, ideal para potenciar relaciones.

TIP 3:El venue y las necesidades técnicas

El espacio donde se realice el evento exclusivo con la prensa debe de ser acorde con el número de medios que estén invitados. En el caso de un encuentro de no más de 5 o 6 personas, se puede utilizar perfectamente una sala de junta o un espacio similar, y para convocatorias de 15 personas en adelante recomiendo un lugar adecuado para la celebración de eventos como por ejemplo, un hotel o adecuar un espacio amplio en la entidad o empresa convocante donde crear el evento.

Los hoteles son una opción acertada y rentable ya que disponen de salas muy bien equipadas, en las cuales se incluyen los servicios de Wifi gratuito, servicio de restauración,audiovisuales, pantalla, aparcamiento de vehículos para nuestros invitados…etc.

El venue debe de estar equipado al menos, de microfonía de sala y patch paner con suficientes puertos para que puedan grabar el audio de la comparecencia, y dependiendo del formato, se tiene que prevenir alquiler de equipo de sonido, pantalla, portátil, proyector, telepronter…etc. todo el equipamiento técnico habitual de un evento de estas características.

TIP 4: El servicio de restauración

Variado, equilibrado, libre de intolerancias alimenticias y por supuesto, evitando el desperdicio alimentario, las cuatro palabras que resuenan con fuerza en los servicios de restauración y que hay que valorar en cualquier evento.

Ajustar la oferta gastronómica de un evento de forma segura para que todos los invitados vivan una experiencia positiva es el actual reto del organizador de eventos, gestionar las dietas se ha convertido en los últimos años en la tarea más ardua, por la variedad de intolerancias, y los estilos de vida de nuestros invitados, por ello, hay que mimar muy mucho este apartado.

El formato que escojamos ( coffee break, cóctel, almuerzo…etc,) dependerá del objetivo del evento y tipo de cliente para el cual estemos organizando el evento.

TIP 5: Conseguir que asistan los periodistas

Como todo público objetivo los medios de comunicación también tienen sus rutinas y franjas horarias y hay que tenerlas en cuenta a la hora de convocar el evento, consultar con el responsable de comunicación de la entidad organizadora será la clave ya que los debe de conocer a la perfección.

Todo suma y en este caso, una invitación llamativa, o mejor aún física «cada vez menos habitual» puede llamarles la atención frente a los miles de correos que se cuelan en cualquier redacción en el día a día. Por descontado, con la información ( día, hora, lugar…) correo electrónico o teléfono de confirmación de asistencia, el WhatsApp funciona muy bien en las confirmaciones de actos con pocos asistentes.

TIP 6: Facilitar material

Al tratarse de un encuentro estratégico con la prensa hay que facilitarles la labor para que disfruten realmente del evento. Así pues, un event manager aunque no aporte el contenido específico tiene que cerciorarse de que los compañeros de comunicación suministrarán de fotos, vídeos, audios y nota de prensa más dossier de la cobertura del evento.

TIP 7: Seguimiento del evento repercusión en medios

De nada servirá todo el trabajo realizado sin hay un seguimiento de la cobertura y del impacto del evento en los medios. Analizar la repercusión en medios, y la tendencia que cada medio vaya teniendo con la entidad organizadora nos dará las claves para ir analizando los resultados en cada caso en particular.

Para concluir….

Establecer y mantener conexiones sólidas con los periodistas y medios puede generar una mayor credibilidad, visibilidad y oportunidad de cobertura mediática. Al establecer la comunicación estratégica se efectúan la personalización de mensajes, la construcción de una red de contactos y el manejo adecuado de situaciones de crisis.

Aprovecha el potencial del evento en directo, desvirtualiza y conecta conecta con los medios de comunicación, son los grandes aliados para la reputación estratégica de tu organización. Y por último, y muy importante, recuerda este tipo de evento es de codo a codo con tu compañero periodista.