El Año Nuevo trae consigo nuevos propósitos ya que cerramos un ciclo y damos inicio a otro, y es que más allá de una tradición de plantearnos nuevas metas podemos aprovechar este cambio de año para potenciar los giros que queremos hacer en nuestra vida personal, profesional, familiar o física y para ello tenemos que estar a tope para organizar una charla motivacional

A principios del mes de noviembre se me planteó el desafío de organizar una feria de empleo, un proyecto promovido por primera vez por el centro comercial de mi ciudad y en el cual tuve la oportunidad de gestionar las dos charlas motivacionales (una de apertura y otra de clausura del evento) una nuevo cometido del que extraigo conocimientos que comparto en el siguiente artículo.

La elección del ponente adecuado

Las charlas motivacionales se han convertido en los últimos años en una herramienta de referencia para aquellas entidades que buscan transmitir mensajes a través de historias inspiradoras contadas por personas referentes del sector y al mismo tiempo aprovecharlas para afianzar o atraer nuevos clientes.

Paso 1: Objetivos y temática bien definidas

Antes de comenzar con la búsqueda del ponente tenemos que disponer de los objetivos del evento y la temática que queremos abordar, esta debe de estar estructurada para que disponga de un hilo conductor y concretar si el contenido de la misma será más generalista o especializado.

Por tanto, definir estos aspectos es crucial a la hora de concretar qué tipo de comunicador conecta mejor con tu audiencia. Igualmente importante es valorar el formato de la conferencia, si el ponente ofrece la charla de modo online o presencial, si el público estará en la sala de modo presencial, online o híbrido y si los interesados se inscriben para participar o la entrada será abierta hasta completar el aforo de la sala.

En los supuestos de conferencias online disponemos de la ventaja que el asistente puede participar desde cualquier parte del mundo ya que no se ha tenido que desplazar al lugar concreto para disfrutar de la misma pero en contra la probabilidad de que abandone el evento es mayor ya que si el conferenciante no lo engancha en los primeros minutos abandonará la sesión a la más mínima.

Paso 2: Un buen conocimiento de tu público objetivo

Continuando con aspectos fundamentales previos a la elección del ponente disponer de un buen análisis de la audiencia es determinante para el éxito del evento ya que el fin del mismo es lanzar mensajes claros y atractivos acorde a lo que ellos necesitan.

Investiga sobre la audiencia del evento. ¿Cuáles son sus intereses, nivel de conocimiento y expectativas? Adaptar la charla a la audiencia aumentará su impacto.

Conocer los rasgos de tu audiencia va en relación a la hora de elegir los rasgos del conferenciante, saber cómo es nuestro público nos va ayudar a identificar el perfil del conferenciante. También te ayudará a definir el tono de la conferencia, si debe de ser más técnica o más informal. Con todo, el ponente elegido debe de tener carisma, presencia y un estilo de narración atractivo.

Paso 3: El presupuesto & El caché del conferenciante

La búsqueda y contratación de este tipo de perfiles profesionales la puedes hacer directamente contactando con los representantes de los conferenciantes o bien a través de agencias especializadas que disponen de catálogos de oradores clasificados por temáticas.

Evidentemente el presupuesto que dispongamos para el proyecto influirá a la hora de contratar al conferenciante ya que el presupuesto o caché de cada conferenciante puede variar dependiendo de su trayectoria, número de asistentes,duración…etc. Y aunque pueda sonar obvio, aprovechar a los ponentes de la zona geográfica del evento puede suponer que la contratación sea más rentable ya que los gastos por desplazamiento o alojamiento serían más bajos.

De igual forma en el momento de la contratación de un conferenciante tiene que estar muy presente el rider técnico ( cláusulas del contrato entre ambas partes) que suele venir acompañado por especificaciones de camerino y hospitality ya que es otro factor que suma en el presupuesto final.

PASO 4: ANÁLISIS y contratación DEL CONFERENCIANTE

Para la elección del conferenciante puedes realizarlo poniéndote en contacto con el representante del conferenciante que encaje en tu evento o bien a través de agencias especializadas en este tipo de servicios.

Una vez elegido el conferenciante para tu evento y firmado el contrato, debes ratificar previamente que disponga de la capacidad de conectar con el público. Por eso es importante considerar como un valor añadido de marketing que el conferenciante disponga de un alto reconocimiento en el sector del que trata el evento así como en los medios especializados.

La elección del ponente adecuado puede marcar la diferencia entre un evento memorable y uno que pase desapercibido. Un ponente carismático y experto puede cautivar a la audiencia, transmitir conocimientos valiosos y elevar la calidad de tu evento.

Paso 5: Personaliza la charla

Por último, y como muy importante es esencial que la charla motivacional esté personalizada a tu evento, solicitar el guión o incluso realizar un ensayo general del evento para pulir la charla, debemos de confiar en la profesionalidad del ponente contratado pero es una cuestión que ayuda y que debemos realizar días o semanas previas al evento.

Y por supuesto, plantea al orador que introduzca actividades interactivas o momentos para preguntas y respuestas. Esto involucrará a la audiencia y mantendrá su atención durante el evento ( recomiendo que no se extienda más de 60 minutos).

En definitiva, apostar por la organización de este tipo de eventos tiene a mi parecer tiene beneficios como inspirar, capacitar, motivar o promover el bienestar emocional de los asistentes. Además, puede servir para impulsar el trabajo en equipo, mejorar la productividad, fomentar el liderazgo positivo o reforzar la confianza y la autoestima. O bien la excusa perfecta para compartir experiencias inspiradoras, enseñar estrategias, superar desafíos y promover un ambiente de superación personal y profesional.

Por todo ello, analiza los pros y los contras y empieza 2024 más motivado incluyendo en tu lista de propósitos organizar este tipo de evento.