Entender y conocer a nuestro invitado ideal o buyer persona del evento será la clave en la elección del mejor día para celebrar un evento

Todo gira entorno a tu buyer persona

¿Y si no viene nadie? Es la pregunta que más nos atormenta a los organizadores de eventos y a nuestros clientes cuando estamos ideando un evento. Entender qué puede motivar a mi público objetivo asistir a mi evento tiene una cierta ciencia que como organizadores de eventos debemos de dominar.

En primer lugar, es importante mencionar que nuestros hábitos de consumo de ocio e información han evolucionado de manera exponencial en los últimos años especialmente tras la pandemia.Todos recordaremos el boom por asistir a eventos de finales del 2022 y los inicios del 2023, pero en el último semestre del presente año he podido observar que el afán de asistencia a cualquier evento por el hecho de añoranza a la conexión humana que nos arrebató la pandemia ha disminuido exponencialmente y es por ello que este artículo tiene como propósito dar fundamento a dicho motivo desde el ítem de la elección del día «perfecto» para organizar un evento.

Por ello, hay que tener en cuenta que los tipos de eventos de hace un par de años deben de ser adaptados a la realidad actual poniendo en el centro de la estrategia a nuestro buyer persona o invitado ideal.

¿Qué es un buyer persona?

Un buyer persona es una representación semificticia de un invitado ideal de un evento. Se define usando datos sociodemográficos concretos e información sobre aspectos como su conducta online, personal, profesional y de la relación con la empresa/institución/entidad que organiza el evento.

En otras palabras, el buyer persona es un arquetipo del invitado que reúne las características ideales para el evento en concreto.

El objetivo principal del buyer persona es evidente: obtener una idea clara de quién es nuestro invitado ideal, con el fin de diseñar acciones de marketing más efectivas y específicas para el evento.

¿Cuál es el mejor día para celebrar mi evento?

La dificultad de convocar acecha prácticamente a cualquier evento, las personas asistimos a eventos principalmente por dos cuestiones: para crear relaciones o para crear nuevas ideas pero «la cultura de la experiencia» produce que cada vez más el evento en todos sus formatos compita con una película de Neflix en familia un jueves por la noche o con una montaña de correos electrónicos por contestar en una jornada de trabajo.

Por esa razón, un buyer persona no identificado correctamente puede llevarnos a no cumplir el objetivo de asistencia deseado y por ende, un evento con una asistencia neutral ( podemos tener asistencia en el evento pero tal vez no sea la que nos hayamos marcado como meta).

En función del buyer persona y del objetivo del evento podremos elegir de un modo más acertado la fecha, el día y la hora de nuestro evento. De todos modos, existen patrones o hábitos que a groso modo y combinado con la experiencia profesional nos sirve de primer termómetro para determinar cuál es el mejor día para organizar un evento.

Por ejemplo, para los eventos profesionales por normal general se convocan entre semana ya que se entiende que el fin de semana se utiliza para la conciliación familiar. Y por el contrario, los eventos sociales y no especializados se convocan los fines de semanas con el fin de que el invitado pueda asistir sin interrumpir su horario laboral.

¿El jueves es el rey ?

A día de hoy el jueves (el cuarto día de la semana según el calendario gregoriano) parece que es el día que mejor resultado está ofreciendo y por tanto, el más solicitado para organizar un evento. El jueves, es la jornada que por norma general no rompe la rutina de trabajo semanal y la gente estamos más relajados de cara al fin de semana. Y por supuesto, doy por hecho el ABC a la hora de la elección del día que no coincida en festivo, que no haya un partido de fútbol importante…etc.

Un invitado predispuesto a la asistencia beneficia en la predisposición de todo aquello aquello que como organizadores de eventos hayamos preparado para que su experiencia en el evento sea inolvidable.

En qué horario

La pregunta del cuál es el mejor horario para celebrar mi evento de nuevo está totalmente vinculada con el buyer persona o invitado ideal. Por nuestra cultura mediterránea lo habitual es que en el ámbito laboral gran parte de los eventos se concentren en horario de mañana con la excepción del evento profesional de fidelización de clientes que tiene una mayor afluencia de público en horario de tarde, y nos dejamos la noche para eventos más sociales.

En nuestro país un evento de mañana se suele convocar entre las 9:30 horas a las 11:00 horas, los que son por la tarde a las 19:00 horas aunque cada vez más se está conciliando y se solicita las 18:00 horas como horario de tarde, y para eventos de noche las 21:00 horas.

En resumidas cuentas, el Santo Grial de los eventos de momento no existe, lo único que si podemos confirmar es que más allá de la planificación y la organización per se de un evento, la inquietud más latente que tenemos que desarrollar los organizadores de eventos se debe de centrar en conocer a nuestro invitado ideal con el fin de que disponga de una radiografía de su estilo de vida que nos permita hacer a medida los eventos que le hagan vivir con certeza una experiencia inolvidable.