El objetivo principal de este acto se basa en dar a conocer a los stakeholders la constitución de la Fundación de la Comunitat Valenciana Proyecto Puçol para la Educación y la Cultura

Siempre hay una primera vez para todo y la verdad es que en mi trayectoria profesional no había tenido la oportunidad de realizar el Acto de la Presentación y Constitución de una Fundación, afortunadamente a partir de hoy ya guardo una nueva tipología de acto en mi porfolio personal de proyectos.

La Constitución de una Fundación es una acción que se puede plantear desde dos perspectivas, por un lado, apostando por la organización presencial de un acto público ante notario como es este proyecto, o por otro lado, realizar la firma de constitución de la misma en privado en la que solamente participen los patronos y el notario.

En el siguiente mapa conceptual he querido plasmar en estos 4 grandes bloques lo que a mi parecer son los puntos clave para la organización del Acto de Presentación y Constitución de esta sociedad, la Fundación de la Comunidad Valenciana Proyecto Puçol para la Educación y la Cultura

01 ¿Por qué? Objetivos

El primer paso a la hora de plantear un acto es plantear el objetivo/s del acto el ¿Por qué? hacemos este acto y no otro, en este caso práctico se estableció que el objetivo principal fuera comunicar a los públicos objetivos la constitución de la Fundación a través de un acto presencial.

02 ¿Dónde? Venue

Otro de los puntos fundamentales cuando los organizadores de eventos estamos diseñando el lienzo de nuestro acto es pensar en un venue o espacio que transmita la esencia, el corazón de nuestro acto. Desde que llegó la crisis sanitaria es cierto que valoramos o damos prioridad a los exteriores, no obstante en esta ocasión optamos por el interior del Museo Tradicional de Puçol, un espacio totalmente ligado a la nueva Fundación.

Un espacio donde se conservan piezas tradicionales del municipio de Elche, y de las cuales Fundación se compromete a salvaguardar. Por tanto, el lugar idóneo para el acto era allí ya que todos los elementos tradicionales que visualiza nuestro invitado, se convierten en un plus que refuerza el mensaje de la importancia de la conservación del patrimonio, la máxima de la Fundación que se crearía en el acto.

03 ¿ Quién? Los stakeholders

Puntal del éxito de todo acto que se precie y organice es disponer de un conocimiento de quién invitar, y de igual manera en mi opinión aplicando la fórmula matemática «menos (-) es más(+)», con esto quiero decir, que como organizadores de eventos tenemos que eliminar esa huella que valora el éxito del evento en relación al número de personas, no todo es para todos.

Por ese motivo, los públicos objetivos de la presentación y constitución de está Fundación se centraron en: Autoridades locales y autonómicas del ramo, patronos, el notario, colaboradores, medios de comunicación y vecinos de la zona.

04 ¿Cómo? El acto

Como event manger llega el momento de construir una historia plasmada en un acto con el fin de transmitir el mensaje principal valorado en el apartado 01 ( El Objetivo), dando como resultado la siguiente secuencia:

• Intervención por parte del Director del Museo Tradicional de Puçol, Rafael Martínez, una persona que con su discurso ha realizado un recorrido histórico desde los inicios del proyecto hasta el momento del acto de Constitución de la Fundación, este tipo de intervenciones ayudan al invitado a ponerse en situación ( de dónde venimos y hacia dónde vamos).
• A continuación, la parte clave del acto, la constitución de la Fundación, con una figura esencial la del notario que de fe a la constitución de la misma. En este Acto, el notario ha explicado en primer lugar a los presentes los puntos clave de la Fundación que se creaba, ha llamado individualmente a todos los patronos a la presidencia para que seguidamente fueran firmando en la documentación pertinente.
• Como recordatorio de un día tan señalado, se les ha hecho entrega a todos los patronos de un presente conmemorativo que han sido entregados por los dos representantes de las Entidades que forman la Fundación, el alcalde de Elche y el presidente de la Asociación Centre de Cultura Tradicional Museo Escolar de Puçol.
• En tercer lugar, ha tomado la palabra José Mora,presidente de la Asociación Centre de Cultura Tradicional Museo Escolar de Puçol.
• Por último, para cerrar el acto, el alcalde de Elche, Carlos González y presidente nato de la Fundación, ha tomado la palabra para exponer la exposición entrelazando con su mensaje institucional como titular del bastón de mando ( una expresión de mi compañero y periodista José Filiu).
• Foto de familia de los patronos.

*Quiero remarcar que en el acto hemos contado con el periodista y presentador Javier Muñoz, que ha hecho su labora de dirección del acto como siempre con gran profesionalidad.

En resumen, un acto que con el paso de los años estoy segura que tomará una importancia histórica significativa, al igual que cada pieza de la que se compone el Museo Tradicional de Puçol, y que a través de este caso práctico queda constancia de cómo se orquestó.