El potencial de este formato reside en el aforo reducido, y por ende, el control más controlado de los participantes/invitados.

Las visitas institucionales pueden servir de trampolín para que las entidades pierdan el miedo ha organizar eventos, comprobando que el evento profesional es seguro.

El poder de adaptarse

«Dicen que el éxito depende más de la capacidad de adaptarse al cambio que, a veces de persistir hasta el extremo» . Y es que lamentablemente e inmersos en la tercera ola de la pandemia del Covid-19, es ya un hecho que, nada volverá a ser como antes. En los últimos meses hemos cambiado nuestras costumbres, nuestra manera de consumir, de relacionarnos o de disfrutar del tiempo libre.

Y por ello, para continuar desarrollando nuestra labor profesional como organizadores profesionales de eventos, hemos ido adaptando los formatos existentes a la normativa vigente, a las necesidades que nos dicta la sociedad, y por ende, a las entidades para las que trabajamos, dando como resultado formatos 2.0.

Las visitas institucionales el formato + recurrente

En el post de esta semana analizo el motivo por el cual las visitas institucionales han aumentado un 80% aproximadamente en los últimos meses, convirtiéndose en el acto institucional más recurrente en la era Covid-19.

¿ Por qué las visitas institucionales se han convertido en un acto recurrente y seguro en la era Covid-19?

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Motivos por los cuales las visitas institucionales han aumentando considerablemente

A continuación, expongo los que a mi parecer ( y tras compartir impresiones con algunas entidades que han optado por este formato) son los motivos que han provocado que en los últimos meses, las visitas institucionales se hayan convertido en el formato más recurrente de la actividad institucional.

• Permite realizar un acto con aforo limitado, los stakeholders se segmentan a la máxima expresión, y el organizador se siente más seguro por organizar un micro evento. (Aforo + reducido)
• Este formato, ofrece al organizador mayor posibilidades de tener repercusión mediática en los medios de comunicación, un hecho que viene en consecuencia caída de la actividad de eventos, aunque tenga que luchar con las noticias relacionadas con la pandemia, las probabilidades de salir en los medios aumentan. (+ Probabilidad de repercusión en medios)
• El coste del evento se reduce, aunque duela decirlo, y repercuta en la supervivencia de nuestro sector y de los proveedores de servicios, es un hecho que está encima de la mesa a la hora de elegir formatos (- Presupuesto).
• El anfitrión, tiene la posibilidad de realizar una atención más personalizadas a sus invitados, debido por supuesto, a la reducción de aforos ( Atención más personalizada de los invitados).
• Y por último, sirve como primera toma de contacto para el promotor del acto, con la reactivación de la actividad de eventos en su entidad, al tener aforo reducido se siente más seguro, cuestión que le puede llevar a repetir la acción, valorando que el evento profesional es seguro (Primera toma de contacto en era post Covid).

CONCLUSIONES

Este ejemplo real del aumento de estos formatos reducidos y de presupuesto prácticamente inexistente pone de manifiesto que nuestra industria continua en espera, pero preparándose para la recuperación. Como es lógico las personas tienen medio asistir a los eventos en persona.

Portales de referencia como Event Manager estima que los eventos en persona pueden empezar a regresar en el tercer trimestre de 2021, con las proyecciones de lanzamiento de vacunas más recientes sugieren que estas predicciones pueden ser lo más acertadas posibles.

Aun así, sin haber vacunado a la población, podemos confirmar la impecable seguridad sanitaria que realizamos los profesionales, por fortuna, a día de hoy todavía no se ha dado un solo caso de rebrote significativo como consecuencia de la asistencia a un acto, y con toda probabilidad si hubiera ocurrido la prensa se hubiera hecho eco de la noticia.

En definitiva, las visitas institucionales pueden ser el revulsivo de una vuelta progresiva al evento presencial, o en su defecto, al evento en dos dimensiones ( presencial/online) con el fin de poder establecer el aforo que el objetivo de cada evento nos dicte.