Consejos para organizar un concierto de bandas al aire libre

Como organizadores de eventos debemos de conocer las características técnicas a la hora de realizar un evento musical en la calle, parece tarea sencilla pero hay cuestiones que no aparecen en los libros y de las que he aprendido gracias a esta experiencia “concierto BIC Bands”

En esta entrada quiero compartir algunos consejos que creo que son importantes la hora de organizar un concierto de bandas en la calle, tras la experiencia vivida el pasado fin de semana en el concierto BIC Bands y de la que extraigo una experiencia positiva ya que me ha hecho aprender nuevas y positivas cuestiones como organizadora de eventos.

Me centraré especialmente en la Logística aunque realice un repaso general de la organización,

El Booking o contratación

El booking o contratación de las bandas se realizó por el promotor del evento la Generalitat Valenciana y la Federación de Sociedades Musicales, el ayuntamiento de Elche participamos como entidad colaboradora.

Producción artística

En este apartado se tiene en cuenta todo lo que se refiere a las bandas: viaje, transportes, alojamiento, dietas, horarios de prueba de sonido, en este caso fue coordinado por la Federación de Sociedades Musicales.

Producción técnica

Es uno de los primeros pasos, y se centra en encontrar la ubicación para el concierto, en este evento la organización solicitó la colaboración y nos cedió la decisión del espacio como anfitriones y colaboradores, la principal característica que se solicitaba es que fuera un concierto al aire libre, y optamos por la explanada del Centro de Congresos de Elche, un lugar céntrico, amplio, con accesos y parking subterráneo.

Logística

Esta fue la colaboración más significativa, y en la que más cuestiones he aprendido,

  • En primer lugar convoqué una reunión de trabajo in situ con el ingeniero municipal de vía pública que verifica el proyecto: peso, medidas, distancias de colocación de objetos en la vía pública para la seguridad del evento y su evacuación en caso de emergencia, número de vallas para delimitar la zona de escenario y estructuras de sonido. Junto con el personal del departamento de montajes, encargado de montaje del escenario. Y por último, el proveedor de sonido e iluminación para coordinar necesidades iluminación de escenario, punto de luz, boletín eléctrico.
  • Medidas escenario. Un apunte importante, nos indicaron que el concierto estaría compuesto por bandas de 40 a 70 músicos, el calculo de un músico es aproximadamente de un metro cuadrado, teniendo en cuenta la persona y la silla, pero no olvidar otros elementos como son los atriles de músicos, y la percusión que ocupan espacio en el mismo, teniendo que sumar metros cuadrados al cálculo. Es positivo consultar con cada banda que percusión y cuantos atriles les acompañan, además de sumarle el espacio del pódium del director.
  • Sillas para los músicos importante que estas no tengan brazo. Atriles de partitura en exterior que vengan con pinza para el viento. Sillas para el público plástico para exteriores.
  • Vestuarios y baños portátiles. Se proporcionó una zona dentro del Centro de Congresos por si algún músico necesitaba cambiarse pero la idea principal y así se hizo es que los músicos bajaran del autobús directamente con su instrumento, incluso sin fundas para ser más ágiles y también teniendo en cuenta que era al aire libre. Se colocó un baños portátiles adaptados.
  • Personal de seguridad. Contamos con la colaboración de personal de seguridad con el fin de salvaguadar los equipos técnicos y las sillas.
  • Parada y estacionamiento de autobuses. Se coordinó con Policía Local los lugares de parada y estacionamiento de autobuses más adecuados para el evento.
Junto con el presentador del evento y el personal de la Federación

Ticketing

Evento abierto al público. No había que realizar ninguna acción.

Promoción

La promoción central del evento se realizó desde la Generalitat Valenciana, promotora del eventos, con el soporte en redes sociales de ambas entidades colaboradoras, Federación y el Ayuntamiento. Se reforzó con una acción con los medios a través de una rueda de prensa en el Consistorio ilicitano.

Evento

La organización proporcionó un presentador que iba anunciando el ciclo de conciertos, durante uno y otro tenía lugar un descanso de unos 20 minutos para que cada banda tuviera tiempo de colocarse en el escenario y afinar los instrumentos.

En definitiva, y lo que más positivo de organizar este evento musical es que me ha servido para conocer cuales son los tips básicos que no podemos pasar por alto un organizador de eventos a la hora de organizar un evento con bandas de música, sobre todo en municipios como el mío donde no tenemos tanta tradición en esta tipología de evento. Espero que os sea de ayuda.

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