La Primera Feria Municipal de Formación Profesional no culminó con su cierre, sino que dejó un legado tangible de compromiso con la sostenibilidad y la conexión laboral y formativa en la ciudad. Las acciones sostenibles implementadas sientan un precedente significativo, abriendo la puerta a la incorporación de prácticas responsables en futuros eventos y actividades locales.

La organización de una feria es un evento que requiere de una planificación cuidadosa, coordinación eficiente y una atención meticulosa de los detalles. En este artículo, exploramos los entresijos de la organización de la Primera Feria Municipal de Formación Profesional que he tenido la oportunidad de realizar recientemente para la concejalía de Educación y Promoción Económica del Ayuntamiento de Elche. Una Feria que ha apostado por reducir el impacto del evento a través de acciones como la utilización de materiales sostenibles, reutilizables y proveedores de kilómetro cero.

El pre evento

Un breve apunte para los que empezáis en este maravilloso mundo. Antes de lanzarnos a organizar cualquier evento, sea cual sea su dimensión, recomiendo que os creéis un check list que plasme todas las tareas y el tiempo que conlleva cada una, con los plazos disponibles, datos de interés, proveedores y más para no caer en la angustia y el pánico de último momento. Así como, tener siempre muy presente un presupuesto real que indique todas las partidas presupuestarias para evitar tener pérdidas, especialmente cuando organizamos actos con las administraciones públicas ya que por su normativa se ciñen a contratos públicos como es este caso que no se pueden modificar en caso de sobre coste repercutiendo directamente en la rentabilidad del evento.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y TEMÁTICA DE LA FERIA

La llave del éxito de un evento reside en construir objetivos reales, medibles y alcanzables. Esta Feria Municipal de FP se enfocó en promover la oferta formativa de los centros de enseñanza que imparten formación profesional en la ciudad en un mismo espacio, así como en facilitar la conexión entre los estudiantes y las entidades empresariales para fomentar una transición exitosa al mercado laboral.

Además, de introducir elementos sostenibles en el evento con el fin de mitigar los impactos negativos asociados a la organización del mismo, apostando por la utilización de materiales reciclados, reutilizables y proveedores locales. Y así conseguir celebrar una Feria que produzca el mínimo impacto posible al entorno.

En cuanto a la temática ya la habrás descubierto, como no podía de ser de otro modo, la protagonista de la jornada fué la formación profesional. Tener muy presente que dependiendo del tipo de temática que escojamos atraeremos un tipo de público.

UN AMPLIO PÚBLICO OBJETIVO

El público objetivo de una feria de empleo se resume en una combinación de buscadores de empleo (alumnos recién graduados, estudiantes de formación profesional, universitaria o de posgrado, personas en proceso de reorientación laboral), empleadores, emprendedores y profesionales en busca de oportunidades laborales y desarrollo profesional.

Introducción de Elementos Sostenibles en el Evento

La implementación de la sostenibilidad en ferias es un desafío creciente, que impacta de manera significativa en la huella ambiental de los eventos. En el caso de la Primera Feria Municipal de Formación Profesional, la organización apostó firmemente por la utilización de materiales sostenibles, reutilizables y proveedores locales.

Acciones Sostenibles Destacadas

1. Utilización de Materiales Sostenibles: Los stands fueron construidos con cartón reciclado y se prioriza el uso de materiales amigables con el medio ambiente en la decoración y señalética del evento.
2. Proveedores de Kilómetro Cero: Se dio preferencia a proveedores locales para reducir la huella de carbono asociada al transporte de mercancías, contribuyendo así al desarrollo de la economía regional.
3. Imagen Corporativa Eco-friendly: Se diseñó una imagen corporativa juvenil, integrando elementos visuales que transmiten el compromiso con la sostenibilidad, tanto en los materiales impresos como en los formatos digitales.

UNA IMAGEN CORPORATIVA JUVENIL

La creación de la imagen corporativa personalizada para cada evento es un proceso indispensable para generar un hilo conductor coherente a los objetivos y al público objetivo.

En este caso, el evento presencial nos brinda un plus para que la entidad organizadora se comunique con su público, ya que lo puede ver y tocar. Por ello, es importante tenerla en cuenta en los formatos on line ( invitación, formularios de inscripción, encuestas..) y en los formatos físicos ( banderolas, rollers, tótems, photocall…).

No debemos confundir este tipo de comunicación con la comunicación de prensa, pero está claro que como podéis ver en la imagen están enlazadas entre sí (declaraciones de las autoridades locales a los medios de comunicación, el photocall refuerza el mensaje).

LA COORDINACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

El mayor quebradero de cabeza de las ferias y un auténtico encaje de bolillos es realizar una programación donde cada uno de los expositores que lo deseen dispongan de un espacio de exhibición para mostrar sus fortalezas y atraer a su público objetivo.

Para ello, se realizó una primer sondeo a todos los centros participantes, a través de llamada personalizada y concretando todo lo hablado por escrito.Una vez se dispuso de la información de aquellos que querían realizar talleres. Pasamos a la tarea más compleja ir asignando los horarios del modo más equitativo posible para formar ese cuadrante de colorines y tablas que comparto en la siguiente galería de imágenes.

El propósito del contenido de los talleres: visibilizar la realidad profesional que conlleva cada profesión, a través de talleres prácticos, dinámicos y por supuesto, divertidos para llamar la atención de los futuros estudiantes.

El espacio

El Centro de Congresos de Elche fue el lugar escogido por el cliente para la organización de la I Feria Municipal de FP, un espacio que cumplía con los requisitos indispensables para las características de este evento:

1. Conectividad: Es importante que el lugar esté bien conectado, ya sea por transporte público o accesibilidad para los asistentes.
2. Amplitud y distribución: El espacio debe ser lo suficientemente amplio y con una distribución adecuada para albergar a todos los participantes y actividades previstas en el evento.
3. Salas y servicios: Es conveniente que el lugar disponga de diferentes salas funcionales y servicios básicos como electricidad, agua, y sanitarios.
4. Facilidad para la distribución de stands: Si el evento incluye stands, es importante considerar la distribución de los mismos de manera ordenada y estratégica.
5. Ambiente visual atractivo: Un entorno visualmente atractivo puede generar un impacto positivo en los asistentes y reforzar la imagen del evento.
6. Plan de seguridad y evacuación: El recinto debe de contar con la seguridad optima para albergar de manera segura al total de asistentes.

Recuerda que la elección del espacio impactará significativamente la experiencia de los participantes, por lo que debe ser seleccionado cuidadosamente.

Distribución de los expositores y talleres

Puede parecer sencillo pero cuando organizamos una feria tenemos que tener presente el criterio que vamos a llevar a cabo para la distribución de los stand y comunicarlo a los expositores. En esta Feria por primera vez en la ciudad iban a compartir espacio toda la oferta formativa de FP de Elche, centros públicos, privados y concertados.

Por ello, establecimos un criterio orden alfabético del centro/asociación empresarial, teniendo en cuenta en la distribución que los centros de enseñanza con mayor oferta formativa se les asignaría un stand de mayores dimensiones.

De lo contrario, en el exterior del edificio tuvo lugar la instalación de 6 carpas para la actividad de talleres, donde priorizo el calendario y el engranaje de los horarios para la distribución de cada centro. Mencionar, que este tipo de actividades de exterior normalmente requiere de servicios adicionales como puntos de luz o agua que hay que valorar e introducir en el proyecto.

El montaje

La etapa de montaje es el momento crucial para garantizar el éxito y la calidad de la experiencia del evento. Durante esta fase, se lleva a cabo la materialización de la planificación y coordinación previas, asegurando que todos los elementos estén dispuestos de manera óptima para el día del evento.

El montaje correcto no solo garantiza la funcionalidad de los espacios y la distribución de los recursos, sino que también contribuye a la creación de un ambiente visualmente atractivo que refuerza la imagen del evento. Además, es fundamental para identificar y solucionar posibles inconvenientes o necesidades de último momento, permitiendo que el día del evento transcurra de manera fluida.

Lo habitual en una Feria de estas características es realizar el montaje en interior con 24-48 horas de antelación a la inauguración del mismo. Y para el montaje de elementos de la vía pública solemos realizarlos con una antelación más ajustada para no sobrecargar la partida presupuestaria de seguridad.

El Día de la inauguración de la Feria

La culminación del arduo trabajo finalmente llegó con la apertura oficial de la Primera Feria Municipal de Formación Profesional. Ante la atenta mirada de autoridades locales, expositores, empresarios, estudiantes,medios de comunicación y demás asistentes que rondaron una afluencia aproximada de 5000 asistentes. El Centro de Congresos de Elche se convirtió en el epicentro de conexión entre la oferta formativa de los centros de enseñanza y el futuro laboral de los estudiantes.

Las carpas instaladas en el exterior, listas para albergar una variada gama de talleres prácticos y actuaciones en el escenario principal.Y los stands, desplegados con sus mejores y llamativas propuestas para captar al mayor número de alumnos, fueron testigos del bullicio y la energía que impregnaron el recinto desde el primer momento.

El ambiente juvenil de la imagen corporativa se fusionó con la temática central del evento, mostrando un compromiso visible con la sostenibilidad y transmitiendo una sensación de frescura y dinamismo a lo largo de cada rincón del recinto.

¡El día había comenzado! Este momento especial marcaba el punto de partida para un evento que facilitó conexiones laborales y formativas.

La vibrante jornada inaugural dejó en claro que más allá de ser un evento de envergadura, la Primera Feria Municipal de Formación Profesional era un testimonio tangible para encontrar un futuro laboral en la ciudad.

En cuanto al protocolo del acto, las autoridades locales no realizaron una inauguración con declaraciones, pero sí que atendieron a los medios de comunicación acreditados y visitaron cada uno de los 36 stands.

El cierre del evento y el impacto posterior

El cierre del evento marcó el fin de una jornada intensa de cerca de 14 horas de trabajo sin descanso en la que tuve la suerte de estar acompañada por el maravilloso equipo de la concejalía de Educación que hicieron muy fácil la organización de este evento. Al mismo tiempo, daba comienzo un nuevo capítulo de reflexión y evaluación. Entre agradecimientos, despedidas y el desmontaje progresivo de stands y carpas, se vislumbra el inicio de una fase crucial: el análisis del impacto posterior del evento en la comunidad local.

La evaluación del impacto del evento se ha realizado con la recopilación de una encuesta de evaluación a los expositores, donde se han recabado testimonios, opiniones y percepciones para obtener una visión holística y detallada de la experiencia vivida durante la Feria.

De manera complementaria, igualmente hemos analizado datos objetivos, como la afluencia de visitantes, interacciones en redes sociales, seguimiento posterior por parte de entidades educativas y empresariales o el impacto en la prensa local entre otros indicadores clave.

La combinación de estos enfoques nos ha proporcionado una panorámica completa sobre el impacto generado.

Legado sostenible y compromiso continuo

La Primera Feria Municipal de Formación Profesional no culminó con su cierre, sino que deja un legado tangible de compromiso con la sostenibilidad y la conexión laboral y formativa en la ciudad. Las acciones sostenibles implementadas sientan un precedente significativo, abriendo la puerta a la incorporación de prácticas responsables en futuros eventos y actividades locales.

Proyección futura

Para concluir, y bajo mi humilde opinión,estoy segura que el éxito de la Feria es el comienzo de su legado, y con toda seguridad el inicio de uno de los eventos de referencia en la provincia de Alicante.