Las Administraciones Públicas españolas se han convertido en los últimos años en los mayores promotores de licitaciones de eventos es por ello que como organizador de eventos es esencial conocer al menos está línea de empleabilidad.

El progreso consiste en renovarse

Como mujer refranera he querido iniciar este artículo con el proverbio que hace unos cien años Miguel Unamuno acuñó «El progreso consiste en renovarse», y que derivó años más tarde en la conocida expresión «Renovarse o morir» que nos viene a decir que las personas tenemos que estar en alerta para no caer en la monotonía y adaptarnos a los cambios que nos trae el tiempo que vivimos.

Bajo esta premisa y en la carrera de fondo que nos dicta en mercado laboral para conseguir la diferenciación y el posicionamiento como un profesionales multidisciplinares de la organización de eventos implementar conocimientos sobre el procedimiento de la licitación de contratos públicos para la organización de cualquier tipo de eventos se ha convertido en los últimos años en un baluarte para la labor de un event managaner debido a que los mayores promotores de eventos en nuestro país están siendo las administraciones públicas a todos los niveles, desde los gobiernos se están promoviendo una cantidad ingente de actos de todo tipo desde festivales de música, congresos, eventos deportivos, acciones de street marketing, ferias…etc.

No obstante, y en primera persona lo he podido vivir como responsable de protocolo del ayuntamiento de Elche durante casi una década, los organismos públicos no disponen de la capacidad suficiente, la infraestructura, el personal especializado y el equipo técnico para realizarlos, y es por ello que se ven forzados a licitar la organización de los mismos para poder llevarlos adelante.

La participación en la licitación de concursos de eventos.

Cuando una PYME opta a resultar adjudicataria de una licitación debe ser consciente que el proceso de externalización de este tipo de servicios viene regulado en la Ley de Contratos del Sector Públicos.

A modo de esquema las principales fases del proceso de licitación para la organización de un evento se resumirían en cinco grandes bloques.

En primer lugar, como es lógico la Administración detecta que precisa de una necesidad, en el caso que nos concierne «la organización de cualquier tipo de evento», y a continuación, prepara y redacta la licitación, y por último, la hace pública.

Es importante si como organizador de eventos quieres optar a trabajar con los poderes públicos disponer de una clave de alertas ya que como comentaba al inicio del artículo a lo largo de la geografía española se publican de distinta manera y en diferentes sitios web o boletines oficiales dichas ofertas.

¿Cómo acceder a las licitaciones públicas?

En un mundo ideal, la Plataforma de Contratación del Estado funcionaría como el portal centralizador que reuniera toda la publicación contractual de España. Pero lamentablemente sabemos que esto no es así, por lo que para estar al día con todas las licitaciones no queda más remedio que revisar a diario uno por uno los Perfiles del Contratante o contratar un servicio de alertas.

En el anuncio de licitación se expone toda la información que precisa la agencia para optar a la misma, y viene acompañado con el pliego de prescripciones técnicas, documento que explica con detalle todas características de la presentación del servicio a prestar, la justificación del gasto por parte de la entidad pública, y a quién va dirigida dicha oportunidad de contratación, junto con el pliego de condiciones administrativas, donde se plasman las capacidades de solvencia, habilidades específicas…etc.

Una lectura detenida de toda la documentación permite valorar si es rentable la participación por parte de una empresa de organización de eventos. Si la valoración estratégica de una empresa el resultado es rentable, y decide presentarse a ser el ganador del evento, es habitual que el plazo de presentación de propuestas se disponga de 15 a 20 días aproximadamente, un periodo corto dependiendo del tipo de evento y las condiciones que se soliciten.

Por último, la agencia mejor valorada de las presentadas se convierte en la adjudicataria provisional hasta el momento que se acredita las condiciones necesarias por la administración. Tras dicha acreditación formal, resuelta cualquier tipo de incidencia se declara la PYME adjudicataria del servicio, momento en el cual se revisa y firma el contrato en unos 5 días y se formaliza la relación contractual con el órgano contratante, y ya solo queda ponerse manos a la obra.

La Fireta del Camp d´Elx

Pues bien, todo ese proceso de presentación a la licitación y adjudicación de la organización de un evento público lo he vivido recientemente desde Tarsa la agencia donde actualmente estoy trabajando como Responsable de Eventos, con la organización de la feria agrícola «La Fireta del Camp d´Elx» que el Ayuntamiento de Elche licitó el pasado mes de septiembre.

Una experiencia muy enriquecedora, ahora desde el perfil de la empresa que organiza el evento, afortunadamente este evento lo conocía bien debido a mi anterior etapa laboral en el Consistorio ilicitano pero claro desde otro punto de vista.

En definitiva, el reciclaje y la inquietud constante por las novedades en cualquier faceta de la vida es una de las llaves para conseguir un objetivo que creo que es común a todos, el bienestar y la felicidad personal que se necesita una persona para vivir.