Poner el valor el trabajo del organizador de eventos es la clave para reducir el efecto del «Pedir por pedir» que ha proliferado en los últimos años sobre saturando el trabajo diario del mercado

Evitar el efecto del «Pedir por pedir»

El sector de los eventos pese a la incertidumbre económica y el entrono VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad) en el cual nos encontramos mantiene una actitud positiva de rentabilidad y recuperación consecuencia del tiempo que la pandemia nos privó de relacionarnos y disfrutar de las experiencias en vivo que tanto nos gustan.

Pese a que el sector tiene buen pulmón de forma paralela ha crecido el invisible efecto del «Pedir por pedir», un fenómeno que ha proliferado en los últimos años y que los organizadores de eventos estamos sufriendo en nuestro día a día. Este efecto se resume en la situación diaria que vive un event managener recibiendo una cantidad significativa de peticiones de presupuestos para eventos que en gran parte de los casos no van a buen puerto. Esta cuestión se está luchando por parte de las asociaciones aunque queda mucho camino por correr.

Las buenas prácticas en la elaboración de presupuestos

Para conseguir que el efecto del «Pedir por pedir» se estabilice se precisa de una estrategia de buenas prácticas en la elaboración de los presupuestos que a mi parecer se podría basar en los siguientes ítems:

Responsabilidad y compromiso

Para ello apliquemos la frase «Sé tú el cambio que quieras ver en el mundo» empecemos por nosotros mismos, la industria de los eventos debe de hacer pedagogía y poner en valor el tiempo y el dinero que supone elaborar un presupuesto de calidad para un evento o un pliego para la organización de un evento.

Precisamos del compromiso y la responsabilidad por parte de las marcas e instituciones solicitantes de cotizaciones de eventos independientemente de naturaleza o tamaño del mismo, el objetivo principal tiene que ir en la línea de crear un marco de trabajo razonable y equitativo para seguir avanzando en la senda correcta.

Buen uso de la idea creativa

Hay que trabajar con una definición funcional de los requisitos y no con especificaciones económicas, hoy tiene más valor o en el caso de los pliegos públicos se puntúa más por precio de oferta a la baja que por la calidad de la idea creativa del evento, su planificación, la solvencia de la empresa o la experiencia de los profesionales que hay detrás.

Conforme a ello, seria conveniente que se realice una preselección y que solamente cotizasen su idea aquellas empresas que realmente hayan conseguido captar la idea del cliente. Así se evitará perder el trabajo detallado de preparar una propuesta completa si la idea general no convence, y también la mala praxis de hacer propia la propuesta creativa de la agencia presenta al cliente.

la homologación de agencias

Una práctica al alza, la homologación de agencias de eventos beneficia a amabas partes tanto al organizador de eventos como al cliente ya que permite que la agencia conozca bien a la empresa o institución, su estrategia de marketing y su forma de trabajo siendo el proceso más operativo.

LA PRESENTACIÓN DE UN BRIEFING PROFESIONAL

Por mi parte creo que sería ideal que la petición de un presupuesto estuviera avalado por un profesional del sector de eventos ya que conoce la idiosincrasia de este mundo y evitaría el cruce correos y mensajes de WhastApp solicitando rectificaciones de las diferentes partidas presupuestarias.

La presentación de un briefing profesional para la elaboración de un presupuesto economiza la tarea de redacción del mismo.

Evitar convocatorias masivas

En las situaciones mayoritarias el afán de valorar más el precio a la baja que la calidad servicio de organizar un evento ha generado convocatorias masivas, una cuestión que crea competencia desleal y al mismo tiempo la consecuencia de que el solicitante del presupuesto no disponga de tiempo para atender, analizar y responder correctamente el aluvión de proyectos. Este ítem negativo hay que erradicarlo con la baza de la pedagogía a la responsabilidad y al compromiso de las partes implicadas.

poner valor al trabajo del día a día

La piedra angular que puede hacer cambiar el dispendio de las cotizaciones en el sector de los eventos pasa por la remuneración del trabajo del equipo de eventos. No debería de resultar descabellado el hecho de facturar a un cliente por el servicio de cotización de una idea ya que hay un trabajo y un tiempo aplicado, recordemos que no hay dos eventos iguales y la personalización requiere una evaluación a medida.

Para ello hay que poner el valor el trabajo del día a día, es una carrera de fondo que implica esfuerzo y tal vez asumir el riesgo de la pérdida de algún cliente pero para alcanzar metas hay que ser convincentes.

Como consecuencia de lo expuesto reivindiquemos como han hechos nuestros hermanos de la publicidad el valor de nuestro trabajo para garantizar ganancias en lugar de pérdidas desde una perspectiva holística de las palabras.