La Navidad se ha consolidado como una de las épocas por excelencia para la organización de eventos corporativos internos. Y no es casual. El cierre del año, el balance de lo vivido, la llegada de las vacaciones y un ambiente emocionalmente más receptivo por parte de los equipos convierten diciembre en un momento especialmente propicio para este tipo de encuentros.

Durante estas fechas, las empresas encuentran una oportunidad única para reunir a sus equipos en un contexto más distendido, donde el evento deja de percibirse como una obligación y se transforma en un espacio de encuentro real. El espíritu navideño influye, sí, pero también otros factores concretos: el cierre de proyectos, la sensación de etapa cumplida, el parón vacacional que se aproxima o incluso la conocida paga extra, que relaja el ambiente y predispone a disfrutar.

Desde la perspectiva de la organización de eventos, diciembre actúa como un auténtico catalizador de experiencias internas, concentrando expectativas, emociones y simbolismo. Por eso, cada vez más empresas apuestan por diseñar experiencias cuidadas para sus equipos, entendiendo que no se trata solo de celebrar, sino de cerrar el año de forma coherente con la cultura corporativa.

El contexto del evento: un encuentro interno de Navidad para el equipo

Dentro de este marco, uno de los eventos que mejor ejemplifica la importancia de los encuentros corporativos internos en Navidad es el PLD Christmas Bar, un evento diseñado y producido desde TARSA para el equipo de Marketing de la compañía PLD Space. Concebido como un espacio de celebración al cierre del año, el encuentro ofreció un punto de desconexión, convivencia y celebración compartida antes del inicio de las vacaciones navideñas.

El planteamiento del evento partía de una idea clara: crear un espacio de encuentro informal, alineado con la identidad de la empresa y pensado para ser vivido desde dentro. Más allá del formato o de los elementos visibles, el foco estuvo en generar una experiencia reconocible para el equipo, que funcionara como una última parada común antes de cerrar el año y regresar a casa para celebrar la Navidad.

El concepto como punto de partida en un evento corporativo interno

En la organización de eventos corporativos internos, el concepto no es un elemento decorativo, sino el eje sobre el que se construye toda la experiencia. Da coherencia al evento, facilita la toma de decisiones y permite que los asistentes se sientan identificados con lo que están viviendo.

En el caso del PLD Christmas Bar, el concepto trasladó la identidad de la empresa a un entorno más informal y distendido, propio de una celebración interna de Navidad. La idea era crear un espacio reconocible, con una narrativa clara, que invitara al equipo a compartir, conversar y desconectar sin perder el vínculo con la cultura corporativa.

Trabajar desde un concepto sólido permite que todos los elementos del evento —espacio, ambientación, tiempos y dinámicas— estén alineados y respondan a una misma lógica. En eventos internos, esta coherencia es especialmente importante, porque los empleados perciben rápidamente cuándo una propuesta tiene sentido y cuándo no conecta con su realidad diaria.

Del concepto al espacio: cómo se construye una experiencia interna coherente

Una vez definido el concepto, el siguiente reto fue darle vida al briefing, es decir, transformar una idea inicial en un espacio real, funcional y coherente con la experiencia que se quería generar. El trabajo del equipo de diseño y producción fue fundamental en esta fase.

Se realizaron múltiples visitas de prospección al espacio para analizar recorridos, alturas, volúmenes, accesos y posibilidades técnicas, ajustando hasta el último detalle antes de la producción final, especialmente tratándose de un encuentro para 400 empleados. En este evento, el mayor desafío fue escenificar un bar efímero, recreando una barra funcional bajo una carpa de estilo beduino que se integrara perfectamente con el concepto general.

La producción: el trabajo invisible que sostiene la experiencia

La producción fue uno de los momentos de mayor intensidad en la organización del evento. Es cuando el concepto y la planificación se transforman en una experiencia tangible y cada elemento comienza a cobrar sentido en el espacio.

Durante esta fase, los manager tenemos que coordinar proveedores, revisar materiales, validar detalles y gestionar las aprobaciones del cliente, asegurando que todo encajara con la idea final del evento. Desde la ambientación y la iluminación hasta la disposición de los espacios y la logística de montaje, cada decisión buscó optimizar la experiencia del asistente y garantizar que la narrativa del evento se percibiera de manera coherente.

En definitiva, la producción es donde se materializa la creatividad y la estrategia: el trabajo invisible que asegura que cada momento del evento sea memorable y sin fisuras, mientras se anticipan y resuelven posibles imprevistos en tiempo real.

Montaje y ejecución: preparar el escenario para la experiencia

Organizar un evento al aire libre, como el PLD Christmas Bar, supuso enfrentarse a desafíos adicionales. Cada detalle tuvo que planificarse para proteger los materiales, mantener la estética y garantizar la seguridad, especialmente en invierno, cuando el clima puede ser imprevisible.

El montaje no se realizó el mismo día del evento, sino que se llevó a cabo varios días antes. Durante ese tiempo se instalaron las carpas, se montó la barra de estilo beduino y se distribuyó el mobiliario y los elementos de ambientación.

El día del evento, la atención se centró en supervisar la puesta en escena, coordinar equipos y proveedores y anticipar cualquier imprevisto, garantizando que la experiencia se viviera de manera natural, como si allí no hubiera pasado nada.

El día D: distensión, música y experiencias para el equipo

El PLD Christmas Bar estaba pensado como un día distendido, en el que el equipo pudiera desconectar, socializar y disfrutar del cierre de año en un ambiente cercano y reconocible. La jornada contó con la bienvenida y discurso de la dirección general, que transmitió reconocimiento y motivación, así como con el poder de la música, gracias a una DJ que ambientó el espacio y dinamizó la experiencia, aportando ritmo y energía al encuentro.

La celebración se estructuró al estilo cóctel, con estaciones temáticas de autoservicio que permitieron a los empleados moverse libremente, elegir lo que les apetecía y socializar de manera espontánea, una zona con máquinas recreativas. Cada detalle, desde la disposición de las estaciones hasta la selección musical, fue pensado para reforzar la experiencia del concepto y garantizar que la jornada fuera memorable y acogedora.

Cerrando el año con una experiencia para el equipo

Uno de los mayores desafíos de este evento fue conseguir una decoración de corte futurista que estuviera alineada con la identidad de la empresa y funcionara en un espacio efímero al aire libre. Gracias al trabajo conjunto del equipo de TARSA, la coordinación con los proveedores y la confianza del cliente, logramos un entorno que combinaba creatividad, funcionalidad y seguridad, ofreciendo un cierre de año único y coherente con la narrativa pensada para el equipo.

Quiero agradecer especialmente a mis compañeras de TARSA, cuya implicación y esfuerzo fueron fundamentales, así como a todos los proveedores que hicieron posible la producción, y por supuesto al cliente, PLD Space, por confiar en nosotros para organizar un evento de este calibre y permitirnos crear una experiencia memorable para su equipo.

*Todas las fotografías utilizadas en este artículo han sido extraídas de las redes sociales de TARSA