Un detalle técnico que todo event manager debe dominar para garantizar confort, seguridad y una experiencia memorable en exteriores.

En la organización profesional de eventos, hay factores que forman parte de nuestro ADN como planificadores: el timing, la coordinación de proveedores, el protocolo, la ambientación… y, por supuesto, la experiencia del invitado. Dentro de ese universo de elementos, existen detalles técnicos que, aunque básicos en nuestra profesión, pueden ser determinantes para el éxito del evento.

La trayectoria del sol es uno de ellos. A menudo lo damos por supuesto y, sin embargo, se trata de un aspecto que condiciona de forma directa el bienestar de los asistentes, la calidad de la producción y hasta la seguridad del montaje. Este factor cobra especial relevancia en regiones como España o el Mediterráneo, donde las temperaturas elevadas y la incidencia solar intensa pueden convertir un evento cómodo y agradable en una experiencia incómoda o incluso insostenible.

Planificar la posición del sol no es un mero detalle: es una muestra del rigor y la previsión que definen el trabajo de un event manager profesional.

Por qué la posición del sol importa tanto

La luz solar no es solo una cuestión estética; tiene implicaciones prácticas que pueden marcar la diferencia:

• Comodidad térmica: Una orientación inadecuada puede exponer a los invitados a calor excesivo o deslumbramiento.
• Visibilidad y experiencia: El público deslumbrado no disfrutará plenamente de una actuación, ceremonia o discurso.
• Fotografía y vídeo: La dirección de la luz afecta al resultado de las imágenes y a la capacidad de captar momentos clave.
• Seguridad técnica: Pantallas LED, proyectores o equipos de sonido pueden fallar o sobrecalentarse bajo el sol directo.

Cómo se mueve el sol según la hora y la orientación

En el hemisferio norte:

• Por la mañana: El sol incide sobre zonas orientadas al ESTE.
• Al mediodía: Las sombras se proyectan hacia el NORTE.
• Por la tarde: El sol viene desde el OESTE, proyectando sombra hacia el ESTE.

Dato profesional: La altura del sol varía según la estación. En verano, está más alto y genera sombras cortas; en invierno, más bajo, con sombras largas y temperaturas más frescas.

Errores frecuentes que he visto en eventos

• Colocar un escenario orientado al oeste en un evento de tarde, dejando al público mirando directamente al sol.
• Montar un cóctel sin sombra en pleno agosto, provocando que los invitados se dispersen buscando refugio.
• Situar carpas o toldos sin calcular la proyección real de la sombra en la hora del evento.
• No prever la posición del sol para equipos audiovisuales, afectando a su visibilidad o funcionamiento.

Herramientas para planificar la sombra

Hoy contamos con recursos digitales que facilitan esta previsión:

• Google Earth Pro – Simulación de luz y sombras por fecha y hora.
• SunCalc – Muestra ángulos solares y proyección de sombras en mapas interactivos.
• The Photographer’s Ephemeris – Muy utilizada por fotógrafos y organizadores para estudiar la luz natural.
• Apps meteorológicas profesionales – Algunas incluyen datos precisos de amanecer, atardecer y altura solar.

Consejos prácticos para event managers

1. Visita el espacio a la misma hora del evento siempre que sea posible.
2. Si no puedes, utiliza simuladores para recrear la luz y sombra reales.
3. Ten en cuenta el mes y la estación, no solo la hora.
4. Diseña el plano de montaje contemplando zonas de sombra y refugio.
5. Coordina con el proveedor audiovisual para asegurar visibilidad y evitar sobrecalentamientos.

Conclusión: la sombra como parte del diseño

La planificación de la trayectoria solar es un elemento estratégico dentro de la producción de un evento al aire libre. No se trata de un “extra” o un detalle menor, sino de una decisión que impacta directamente en el confort de los asistentes, la estética del montaje y la eficiencia técnica.

Como event managers, nuestra labor es prever cada variable para que, llegado el día, la experiencia sea impecable. Y en esa ecuación, la sombra —bien calculada— es tan importante como la música, la iluminación o la gastronomía.