Organizas un evento, todo está listo… pero hay un 10 % de personas que no llega. ¿Por qué?

Poco se habla de esto… pero todas las personas que nos dedicamos a organizar eventos lo vivimos a diario: ese porcentaje de asistentes que, aun habiendo confirmado su asistencia, no aparece el día del evento. Ni una excusa. Ni un aviso. Nada. Simplemente, no vienen.

Y lo más curioso es que muchas veces, cuando estas personas justifican su ausencia (si es que lo hacen), repiten una frase que ya se ha vuelto casi universal: “Bueno… si por uno que no vaya no pasa nada, ¿no?”.

Pero claro, ese pensamiento no lo tiene una sola persona. Lo tienen muchas. Y cuando ese “por uno que no vaya” lo empieza a pensar un 10 % de los invitados (o más), entonces sí pasa. Y pasa mucho.

Con los años, he comprobado que no es una simple percepción ni una anécdota aislada. Es una pauta que se repite. Y por eso, yo la llamo la teoría del 10 %. En el mundo profesional de la organización de eventos, a esto se le conoce como no-show: personas que han confirmado su asistencia, que han dicho que vendrán, que figuran en el listado… pero que no se presentan.

Y aunque a veces se trate de imprevistos inevitables, otras muchas son decisiones que podrían haberse comunicado con antelación.

Sea como sea, el impacto existe. Y en este artículo quiero compartir por qué este fenómeno merece más atención de la que suele tener, cómo nos afecta a los organizadores y qué podemos hacer para anticiparnos.

¿Qué es un no-show?

En el mundo de los eventos, el término no-show se utiliza para designar a aquellas personas que confirman su asistencia pero finalmente no se presentan.

Es un anglicismo habitual en la industria del turismo y los eventos, y define muy bien una realidad silenciosa… pero con mucho peso.

¿Es real esa “teoría del 10 %”? Los datos dicen que sí

Por experiencia propia, yo ya intuía ese 10 %. Pero lo interesante es que la mayoría de estudios sobre comportamiento en eventos también sitúan el no-show rate en ese margen.

Aquí van algunos datos relevantes:

• En eventos con inscripción previa, especialmente si son gratuitos, el porcentaje de no-shows se sitúa entre el 8 % y el 12 %.
• En eventos gratuitos o sin control de aforo, este porcentaje puede subir drásticamente: 20 %, 30 %, e incluso hasta el 50 % en algunos casos.
• En eventos corporativos de alto valor (networkings, conferencias con pago), el porcentaje se reduce, pero nunca desaparece: rara vez baja del 5–6 %.

Esto significa que la teoría del 10 % se sostiene como estimación conservadora incluso en eventos muy bien gestionados.

Las consecuencias invisibles de los no-shows

Como organizadora de eventos, cada vez que tengo que cerrar cifras de asistentes, preparar acreditaciones, contratar el catering o montar el aforo, sé que tengo que asumir que un porcentaje no asistirá, aunque me hayan confirmado.

Y estas son algunas de las consecuencias reales:

1. Costes económicos directos

El no-show tiene un impacto económico que muchas veces no se percibe desde fuera:

• Sillas montadas pero vacías.
• Catering pagado que se desperdicia.
• Kits de bienvenida, materiales personalizados, impresiones… que acaban sin uso.

En eventos medianos, un 10 % de no-shows puede suponer cientos o miles de euros en inversión perdida.

2. Aforo descompensado y mala percepción

A veces, el éxito de un evento se mide en parte por su energía: la sala llena, las dinámicas participativas, el networking fluido…

Y cuando un 10 % (o más) no aparece, esa energía baja, y la percepción puede cambiar por completo.

3. Oportunidades bloqueadas

Este es uno de los puntos que más me preocupa. Cuando alguien no asiste sin avisar, otra persona que estaba realmente interesada se queda fuera. Y esa oportunidad, esa conexión o ese aprendizaje, simplemente no se produce.

Es una pérdida intangible, pero muy real.

¿Por qué ocurre el fenómeno del no- show?

Los motivos pueden ser tan variados como personales, pero hay algunos factores comunes que explican el no-show en los eventos:

• Falta de compromiso real:
  Confirmar la asistencia es tan fácil como hacer clic… pero para muchas personas eso no implica un compromiso real. Especialmente si el evento es gratuito.
• Cambios de última hora:
  Agenda que se complica, imprevistos personales o simplemente pereza del día del evento.
• Falta de seguimiento:
  A veces, si no recordamos con claridad que un evento va a suceder, simplemente se diluye entre compromisos.
• Saturación de la oferta
  Hoy hay eventos cada semana, cada día, cada hora. Si uno no es “imperdible”, puede que la persona simplemente cambie de opinión.

Cómo reducir el impacto del no- show

Aunque no podemos evitarlo al 100 %, sí existen estrategias que nos ayudan a prevenir, controlar y amortiguar este fenómeno:

Confirmaciones activas: No basta con un “sí” en el primer momento.

Es recomendable establecer una doble confirmación: una al inscribirse y otra cerca de la fecha (por email, WhatsApp o llamada).

Recordatorios estratégicos: Envía recordatorios programados:

• Uno 7 días antes
• Otro 48 horas antes
• Y uno final el mismo día por la mañana

Overbooking controlado: En algunos eventos, puede ser útil aceptar un pequeño overbooking del 5–10 %, para equilibrar posibles bajas. Eso sí, con mucha precaución y según el tipo de aforo.

Listas de espera activas: Si el evento tiene plazas limitadas, mantener una lista de espera viva hasta el final puede marcar la diferencia. Avisar con antelación a las personas interesadas mejora mucho la tasa de asistencia real.

Tarifas simbólicas: En ciertos casos, un pago pequeño o un depósito reembolsable aumenta el compromiso asistencial.

¿Cómo nos responsabilizamos todas las partes?

La teoría del 10 % no va solo de números. Va de respeto, de compromiso y de profesionalidad. Porque detrás de cada evento hay personas que han invertido tiempo, recursos y esfuerzo en que todo salga bien.

Y detrás de cada plaza confirmada hay alguien que se ha quedado sin poder vivir esa experiencia.

Particularmente pienso que este cambio empieza por visibilizar lo que está pasando, hablar de ello y actuar en consecuencia.