Un evento showroom con invitados en movimiento: el formato que convierte un aniversario corporativo en una experiencia estratégica.

Todo empieza con una buena estrategia

Organizar un aniversario empresarial es mucho más que coordinar tiempos y proveedores. Es diseñar y producir una experiencia que refleje el alma de una compañía. Así viví la organización del 50 aniversario de GSM&B, una firma referente en consultoría empresarial con sede en Elche, que celebraba cinco décadas de trayectoria.

Desde la primera reunión con el cliente el objetivo fue claro: crear un evento elegante, corporativo y sobre todo cercano y dinámico. Con un concepto que hablara del pasado, pero también del presente y del futuro. Así que empezó todo, recopilando ideas, propósitos, emociones… para diseñar un concepto narrativo alineado con los objetivos de la entidad.

El formato elegido para este aniversario fue tipo cóctel, sin seating protocolario, una tipología de evento que daba libertad de movimiento a los invitados y les permitía interactuar entre ellos generando el tan corporativo networking. Y esto fue posible gracias al venue escogido para la ocasión, el jardín artístico nacional del Huerto del Cura.

El reto: diseñar un evento con movimiento

Al optar por un formato tipo cóctel. No había mesas asignadas, ni protocolo rígido. ¿Por qué? Porque la historia de GSM&B está hecha de relaciones, de encuentros entre personas, de confianza que se cultiva cara a cara. Queríamos que ese espíritu impregnara cada rincón del evento.

El espacio se diseñó pensando en eso: en diferentes zonas para que los invitados se movieran libremente y cada uno pudiera crear su propio recorrido. Estas fueron algunas decisiones estratégicas:

• Una zona de bienvenida donde se recibía a cada invitado con atención personalizada.
• Un área central para los discursos, con visibilidad desde cualquier punto.
• Rincones con gráfica corporativa que mostraban la evolución de la firma a lo largo de sus cinco décadas.
• Zonas de networking bien delimitadas, con ambientación diferenciada.
• Un servicio de catering fluido que permitía a los invitados circular libremente entre grupos para facilitar la experiencia sin interrumpirla.

¿Por qué es tan importante cómo se distribuyen los invitados?

A veces no se trata de la calidad del catering o del discurso, sino de cómo se siente el invitado dentro del espacio. ¿Está cómodo? ¿Se puede mover sin incomodidades? ¿Sabe hacia dónde ir? ¿Tiene sensación de “estar en medio” o de “formar parte”?

En este evento, diseñamos un mapa de circulación interna que permitió anticipar cuellos de botella, optimizar puntos de servicio y equilibrar la distribución. Incluso el mobiliario (mesas altas, rincones lounge, estaciones móviles) fue elegido estratégicamente para fomentar el movimiento sin agobios.

EL EVENTO: Así organizamos el 50 aniversario de GSM&B: un evento corporativo con alma

1. El briefing inicial: convertir la historia en experiencia

Todo empezó con una reunión con el equipo directivo. Sabían lo que querían transmitir: trayectoria, profesionalidad, cercanía y visión de futuro, pero no sabían aún cómo materializarlo. Durante las primeras semanas trabajamos juntos para transformar esas ideas en conceptos tangibles.

A partir de ahí, elaboré un briefing creativo que recogía:

• Objetivos del evento (conmemorativos, institucionales y emocionales).
• Público objetivo (clientes, colaboradores, equipo interno y autoridades locales).
• Tono del evento: sobrio pero cálido, elegante y accesible.
• Mensaje central: “Impulsores de negocio. Consejeros de personas.”

2. Conceptualización y narrativa: cinco décadas en una tarde

La narrativa del evento giró en torno a cinco palabras clave: confianza, evolución, equipo, compromiso y futuro. Cada una de ellas inspiró un bloque de contenido, desde los discursos hasta la línea gráfica.

3. Elección del espacio

El espacio elegido debía reflejar profesionalidad, pero sin resultar impersonal. Buscamos un venue con capacidad para más de 400 personas, versátil, bien comunicado y que permitiera una buena sonorización y proyección, y este fue el Jardín Artístico Nacional del Huerto del Cura de Elche. Lo adaptamos con:

• Escenario y elementos corporativos.
• Zonas de bienvenida y acreditación con personal propio.
• Rincones experienciales: una exposición gráfica de los hitos de GSM&B y un espacio para el networking informal tras el acto institucional.

4. Guionización y producción técnica

Diseñamos el guion del evento minuto a minuto, con intervenciones del equipo directivo, socios fundadores y una maestra de ceremonias perfecta para la ocasión, la socia directora ejecutiva, que dinamizó con solvencia y calidez el momento central de las intervención. Coordinando a su vez a todos los proveedores técnicos: sonido, proyección audiovisual, iluminación, y control de tiempos.

Desde TARSA también diseñamos y producimos un vídeo conmemorativo que se proyectó al final del acto institucional. Este momento fue clave para cerrar con emoción y mirada hacia el futuro.

5. Protocolo y atención al detalle

La gestión de invitaciones se realizó de manera personalizada. Diseñamos una invitación digital corporativa que enviamos por email, gestionamos las confirmaciones y elaboramos un listado de asistentes ordenado para el equipo de recepción.

Cuidamos cada detalle:

• Material corporativo impreso conmemorativo.
• Obsequio especial para los asistentes.

6. Comunicación y cobertura del evento

Además del evento en sí, trabajamos la estrategia de comunicación previa y posterior, en coordinación con el equipo de GSM&B. El objetivo era aprovechar el evento como herramienta de posicionamiento. Hubo:

• Cobertura fotográfica y en vídeo para reutilizar en redes y prensa.
• Colaboración con medios locales.

7. Cronología del Aniversario

• 20:00 h – Apertura de puertas y bienvenida a los invitados: Los socios de GSM&B recibieron personalmente a los invitados en la entrada del jardín, donde les esperaba un photocall institucional.
• 20:15 h – Recepción y cóctel de bienvenida: Con música en directo de The Crooners y estaciones de jamón al corte, los asistentes disfrutaron de una primera toma de contacto en un ambiente elegante y distendido.
• 20:25 h – Inicio del cóctel: Se sirvieron los primeros entrantes fríos mientras en las pantallas se proyectaba un montaje fotográfico conmemorativo de los 50 años de historia.
• 21:15 h – Intervenciones institucionales: Laura Vicente, socia directora ejecutiva, condujo una emotiva ronda de intervenciones en la Palmera Imperial. Participaron el alcalde de Elche, Pablo Ruz, y se proyectó el vídeo corporativo. Se rindió homenaje a los socios fundadores y a sus esposas, con una entrega simbólica de ramos y distinciones.
• 21:45 h – Música, luces y fiesta DJ: Tras los discursos, comenzó la música con DJ en directo y se sirvieron los platos calientes. Las pulseras luminosas crearon un ambiente festivo para disfrutar del resto de la velada.
• 23:00 h – Despedida con detalle corporativo: El equipo de staff despidió a los asistentes con un obsequio corporativo y un mensaje final en pantalla agradeciendo la asistencia a esta noche tan especial.

Fotogalería extraída del diario Elche Plaza.

8. Evaluación y cierre

Tras el evento realizamos una reunión de cierre con el cliente para revisar objetivos alcanzados, feedback de los asistentes y oportunidades de mejora. La valoración fue excelente: tanto los socios como el equipo interno coincidieron en que se había conseguido “poner en valor todo lo que somos y lo que queremos seguir siendo”.

Reflexión final

Organizar el 50 aniversario de GSM&B ha sido un reto profesional apasionante. Un evento corporativo no es solo un acto, es una herramienta de comunicación estratégica. Y cuando el cliente te da libertad creativa y confía en el proceso, el resultado se multiplica.