Una estrategia bien definida en materia el protocolo, no es una limitación, sino una ventaja competitiva

El protocolo en eventos empresariales

Organizar un evento empresarial con invitados VIP, autoridades y empresarios puede parecer un desafío complejo. ¿Cómo distribuir a los asistentes? ¿Cómo combinar invitados institucionales con invitados del ámbito empresarial? Para muchos, esto puede generar estrés, pero para quienes nos dedicamos a la organización de eventos, es un reto apasionante que gestionamos desde una perspectiva estratégica.

Recientemente, he tenido la oportunidad de participar en la organización de unas jornadas enmarcadas en el 50 aniversario de una consultora de prestigio. Una celebración que no solo pretende conmemoraba su trayectoria, sino que busca reforzar su imagen, conectar con sus clientes y posicionarse aún más en el mercado. Para ello, se ha diseñado una serie de conferencias y encuentros con diferentes expertos que irán conversando a lo largo de los próximos meses sobre los temas en los cuales la empresa es un referente, con el fin de mostrar a la sociedad su know how.

La conferencia inaugural versó sobre la “Fiscalidad en la Comunidad Valenciana”, y contó con una invitada de honor de excepción, la Consellera de Economía y Hacienda del gobierno valenciano, Ruth Merino.

Un formato ágil y dinámico: la clave del éxito

Para este evento, la entidad apostó por un formato de entrevista, una elección que permitió generar una conversación cercana y enriquecedora, entre la directora general de la consultora y la Consellera de Hacienda y Economía de la Comunidad Valenciana, Ruth Merino. Lo que dio lugar a un intercambio de ideas sobre el contexto económico actual y los retos del tejido empresarial del territorio

Este tipo de formato no solo facilita una interacción más dinámica entre los ponentes, sino que también mantiene la atención del público y permite abordar temas clave de manera accesible y atractiva. Además, desde el punto de vista del protocolo, fue fundamental coordinar el desarrollo del acto para garantizar el equilibrio entre la formalidad institucional y la cercanía de una conversación fluida y distendida.

Más allá de las normas: el protocolo como estrategia

El protocolo no es solo una cuestión de reglas y precedencias, sino una herramienta estratégica para potenciar relaciones y fortalecer la reputación de una empresa. En este evento, se tuvo muy en cuenta:

-El equilibrio entre lo institucional y lo corporativo: el organizador no solo respetó el orden de precedencias en la ordenación de las autoridades presentes, sino que también les ofreció protagonismo, diseñando un protocolo combinado o peinado, entre los anfitriones del evento y las autoridades invitadas.

Cuando el protocolo marca la diferencia

Un evento en sí, no solo cumple con las expectativas de los invitados y de tu cliente, sino que también contribuye a la percepción o posicionamiento de la marca. En este caso, la consultora no solo celebra sus 50 años de historia, sino que deja una huella en sus clientes, en el sector y la sociedad, transmitiendo solidez, liderazgo y cercanía.

Para quienes trabajamos en la organización de eventos, esto es una prueba de que una estrategia bien definida en materia el protocolo, no es una limitación, sino una ventaja competitiva. Nos permite diseñar encuentros estratégicos, generar conexiones efectivas y hacer que cada evento sea memorable. Que con toda probabilidad si hubiéramos dejado al azar, no se hubieran producido.

Si te dedicas a este sector, mi consejo es que veas el protocolo como un aliado, una herramienta que viene a sumarle a tu acto. Entender su importancia y aplicarlo de manera estudiada, puede marcar la diferencia entre un evento correcto y uno que realmente impulse el posicionamiento de una empresa.

ESTRUCTURA DEL EVENTO

Brevemente, comparto la estructura del evento:

• Previo al inicio del evento, la invitada de honor y la anfitriona del evento conversan en privado para terminar de perfilar el contenido del evento.
• Acceso de los invitados al auditorio del Centro de Congresos de Elche.
• Inicio del evento:
  • Palabras de bienvenida por parte de la directora general, que a su vez, realizará la función de mantenedora de la jornada.
  • Intervención institucional por parte del alcalde de Elche.
  • Seguidamente, la directora general, invita a la invitada de honor al escenario para iniciar el conversatorio.
• Para finalizar foto de familia en el escenario: compuesta por la primera fila del auditorio, autoridades y anfitriones del evento.

(Duración aproximada de 60 minutos).