La visita de prospección es el momento donde el organizador puede identificar in situ las posibles incidencias y disponer las medidas preventivas antes de que el tenga lugar en evento.

Es determinante visitar la localización de tu evento

Uno de los aspectos invisibles a ojos de los invitados incluso diría que de nuestros clientes es la visita de prospección. Ese momento del proceso de planificación de todo evento donde se hace necesario verificar in situ todo aquello que hemos venido hablando en llamadas y cruces de emails con los proveedores implicados en nuestro evento.

Sin embargo, podrías pensar que hoy en día no es estrictamente necesario inspeccionar la localización de todos tus proyectos ya que en la red podemos encontrar información muy detallada e hiperrealista sobre los diferentes servicios que precisas. Pero como dice un sabio refrán español «No es oro todo lo que reluce». No confiemos en Instagram, TikTok, YouTube o Pinterest, o en el hiperrealismo que nos ofrece un render o las imágenes o vídeos creados a través de inteligencia artificial por escatimar en tiempo y dinero.

Visitar las localizaciones y analizar todos los escenarios posibles nos ofrece información valiosa tanto para planificar el proyecto según el briefing como para lo que es tanto o igual de importante, saber reaccionar ante un contratiempo. Por esa razón, todos los datos que recopilamos durante la inspección nos deben de permitir solventar con celeridad y sin nerviosismos cualquier complicación técnica, material o humana que se produzca en nuestro evento.

Incluir la reunión con proveedores

Aunque es cierto que la comunicación digital nos ofrece muchas ventajas, hay aspectos que solo se logran en un encuentro cara a cara. Las reuniones presenciales con los proveedores se deben de incluir en la visita de prospección. En mi opinión, la confianza y el vínculo que se construye a través de la comunicación directa facilita la labor de ambos lados (proveedor & cliente).

Durante una reunión presencial es más operativo tratar y clarificar cualquier aspecto técnico, logístico, humano o creativo. Además, nos permite abordar posibles problemas de manera más efectiva y del mismo modo, nos deja ver como se desenvuelve un proveedor en una reunión técnica.

Preparar la visita de prospección

En toda visita de prospección de igual forma tenemos que planificarla e incluso elaborar un orden del día que compartiremos con los implicados para no saltarse ninguno de los puntos que acto seguido voy a tratar:

• Conocer el o los espacios que vamos a visitar: preparar o solicitar previamente planos, fotos o vídeos del lugar. Evidentemente, disponer de las dimensiones, puntos de luz, accesos, salida, zonas de aparcamiento, salidas de emergencia, puntos de evacuación y cuestiones relacionadas con la seguridad, que son fundamentales para garantizar el bienestar de todos los asistentes.
• Mobiliario: el estado del mobiliario que podremos necesitar.
• Personal de montaje o atención: conocerlo facilitarle nuestro contacto, tomar nota del suyo.
• Medios técnicos o equipamiento audiovisual : qué medios técnicos dispone el espacio y comprobarlos.
• Iluminación: potencias, tipos.
• La limpieza: cómo se encuentran los baños, zonas comunes, espacio para el evento, es recomendable verlo cuando se está produciendo otro evento.
• Definir un itinerario: preparar un itinerario detallado donde se incluye todos los puntos que necesitamos visitar durante la inspección.
• Visitar en la franja horaria del evento: valorar posibles ruidos, rutinas del espacio, afluencias de tráfico,
• Elaborar un check list: con todas las preguntas que se nos vayan ocurriendo.
• Valorar la logística: el estacionamiento, la accesibilidad para personas con movilidad reducida y cualquier limitación que pueda haber en cuanto a la carga y descarga de materiales. Consultar si disponen de almacén donde dejar los elementos de mi evento si llegan previo al día del montaje.
• Documentar todo: No olvides tomar notas y hacer fotos durante la visita, este registro te ayuda a recordar los detalles importantes que deberás de compartir posteriormente con tu equipo y tu cliente.
• Climatología: valorar la climatología del lugar y consultar las predicciones habituales durante la fecha de tu evento, todo ello junto con las estadísticas de los organismos oficiales.

No hará más de diez días realizaba una visita de prospección al Mercado de Colón (Valencia) y se me ocurrió que sería un buen contenido para mi próxima publicación. Lo que jamás podía imaginar es que el evento terminaríamos suspendiéndolo por una casusa tan devastadora.

En este sentido, como valenciana me siento abatida por las consecuencias climatologías producidas por el cambio climático, y es que la Dana que el pasado 29 de octubre arrasaba muchos puntos de nuestro país pero con especial virulencia la provincia de Valencia.

Mi más sincero pésame y apoyo, me siento orgullosa de ser valenciana y como «el nostre poble» ha reaccionado ojalá dure.