La planificación y organización integral del stand de Elche en esta feria culinaria me ha supuesto un nuevo reto profesional en el ámbito de los eventos gastronómicos.

En la última década la gastronomía se ha convertido en un valor al alza para sector de la organización de eventos. Los llamados eventos gastronómicos ofrecen una variedad de beneficios que van más allá de la experiencia culinaria de cada individuo ya que son una herramienta que entre sus múltiples metas ofrece a los organizadores la capacidad de conectar y transformar la actitud de sus visitantes en pro de sus marcas.

En este sentido, a finales del mes de septiembre tuve la oportunidad de encargarme de la organización y planificación integral del stand de Elche en la feria gastronómica Alicante Gastronómica. Una labor de varios meses de trabajo interno con una de mis compañeras de agencia en los cuales hemos contado con la colaboración indiscutible de los técnicos de turismo.

Nuestras funciones principales se han basado en la coordinación de proveedores, la logística del evento, el montaje y desmontaje del stand, el personal auxiliar y la elaboración del programa de actividades. Una nueva experiencia en esta tipología de eventos que no había tenido la oportunidad de realizar hasta el momento, y de la que he extraído aprendizajes que comparto en este artículo.

La planificación logística

En un evento gastronómico de 4 días de duración la planificación logística es vital para el éxito de la feria. Por supuesto que desde el organismo autónomo local de turismo Visitelche (cliente) la participación en la VI edición de Alicante Gastronómica es una acción estratégica integrada en plan de turismo que beneficia el posicionamiento y la recepción de visitantes a la ciudad gracias a la participación en este evento turístico.

En la primera fase denominada planificación logística Visitelche nos expuso sus requerimientos y necesidades para la realización del evento. En este punto también se establecieron los servicios y los recursos técnicos, humanos y materiales indispensables.

La metodología de trabajo con el cliente

Creo que es importante reflejar la importancia de establecer una metodología de trabajo con el cliente en pro del proyecto. Esto quiere decir, de que modo nos comunicamos y coordinamos con él y como atendemos sus necesidades para que las acciones se vayan desarrollando conforme a lo establecido (sus expectativas).

Ante todo debe de primar la comunicación y la transparencia, en eventos de estas características es recomendable realizar una metodología que combine el trabajo en línea ( correos electrónicos, documentos compartidos, cronogramas de trabajos/tareas y su seguimiento) con reuniones presenciales.

Recursos económicos: el presupuesto

La definición del presupuesto y el seguimiento puntual de los gastos que va generando la puesta en marcha del evento gastronómico debe estar actualizado a tiempo real. Definiendo los costes fijos (alquiler del espacio, audiovisuales…) y los costes variables (menaje, degustaciones…)en las diferentes partidas.

Gestión de proveedores «nuestros grandes aliados»

Apartado clave de todo evento, el primer paso de todo evento consiste en identificar todos los servicios necesarios para el evento, iniciar la búsqueda, selección, contratación y seguimiento de nuestra cartera personalizada de proveedores.

En la búsqueda y selección de proveedores el cliente nos puede exigir varios presupuestos de una misma tipología de servicio, con lo cual disponer de una cartera activa y actualizada de los mismos nos ayudará a optimizar recursos. Es clave que los presupuestos detallen los servicios a realizar y que se especifique el coste de cada apartado y su I.V.A correspondiente.

En el momento de presentar los presupuesto al cliente y aconsejarle sobre las diferentes opciones del mercado, hay que ratificar que el proveedor dispone de la experiencia y la capacidad para cumplir con lo establecido en la pro forma (plazos, calidades…).

Conforme el cliente vaya determinando la selección de proveedores, nuestra próxima tarea consiste en negociar y solicitarles por escrito los términos del contrato para garantizar un servicio óptimo con plazos de entrega, precios y garantías frente cualquier adversidad o incidencia.

Realizar un seguimiento de los proveedores durante el proceso de la organización y ejecución del evento, chequear que se están cumpliendo los plazos y los términos del contrato se establece en nuestras tareas como organizadores de eventos, y ni que decir tiene, que ante cualquier imprevisto hay que disponer de la capacidad para afrontarlo y solventar la incidencia sin que afecte al seguimiento natural del evento.

Elaboración del programa de actividades

El éxito para que un programa de actividades sea atractivo radica en saber plasmar las necesidades y expectativas del público objetivo al que va dirigido. Por ese motivo, tener claro los temas se abordarán y seleccionar a los expertos en cada materia hará que atraigamos al público deseado.

Incluir una variedad de actividades también es un recurso que le aporta dinamismo al programa. En cuanto a los horarios, en el programa de actividades tenemos que disponerlo teniendo en cuenta los tiempos de preparación previa y desmontaje hasta la siguiente ocupación.

La selección y contacto de los ponentes es una de las primeras tareas a realizar para confirmar que sus agendas están disponibles. Desde luego y como proveedores, confirmar que dispone de los conocimientos y experiencia que estamos buscando, que tienen dotes comunicativas, y nunca olvidar confirmar su participación por escrito incluyendo las condiciones y términos de la participación como ponente.

En la elaboración del programa de actividades del stand de Elche en Alicante Gastronómica elaboramos un programa con más de 25 actividades distribuidas durante los 4 días de feria. En horario de prime time contamos con 4 cocineros de reconocido prestigio que a través de sus showcooking mostraron sus propuestas culinarias. En el ámbito de la repostería otros dos demostraciones de la mano de 2 referentes de la tierra. Igualmente, el público tuvo la oportunidad de disfrutar de diferentes catas y presentaciones de licores. En el área de mixología una innovadora charla de licores de sobremesa tan de moda en estos momentos. Además, de 6 degustaciones de productos típicos ilicitanos y varios talleres de elaboración de repostería.

El dinamizador del stand

Una figura clave en la dinámica del stand de Elche en la feria gastronómica fue el dinamizador o presentador, encargado de dar vida y energía al espacio. Este profesional es el encargado de maximizar la interacción y la experiencia del visitante y su elección no hay que dejarla al azar.

El dinamizador se convierte en el punto de contacto entre los cocineros, productores locales y el público. Y su labor consistió en animar las actividades, guiar a los asistentes en las diferentes degustaciones, y asegurarse de que cada actividad se desarrollase con fluidez.

Este profesional se busca no solo para informar, sino también para involucrar a los visitantes, animándolos a participar activamente en las diferentes propuestas del programa. Al final del evento, el éxito del stand depende en gran medida de la capacidad del dinamizador para conectar con el público y crear un ambiente vibrante que refuerce la imagen de Elche como un destino gastronómico de interés.

Desarrollo de los días de feria

Los días de feria en Alicante Gastronómica fueron una experiencia intensamente enriquecedora y llena de actividad algún que otro contratiempo solventando porque la adrenalina es cosa de organizadores de eventos. En líneas generales tanto el montaje como el desmontaje del stand, salvando alguna cuestión inicial más concreta del espacio de realización de la feria fue conforme lo planeado.

Las cuatro jornadas discurrieron viento en popa gracias al equipo de personas que convivimos en el stand independientemente del rol que desarrolláramos (personas comprometidas). En definitiva, un evento de los que se disfrutan, que tienen muchas horas invisibles. Por supuesto, puntos de mejora análisis y reflexión siempre los hay esperamos ponerlos en marcha en la séptima edición.